TKK:n väitöskirjat verkkoon – Diss-palvelu käynnistyi vuonna 2000

Marja Malmgren

Teknillisen korkeakoulun väitöskirjojen verkkojulkaiseminen aloitettiin korkeakoulun omalla palvelimella vuonna 2000.

Väitöskirjat tallennetaan Diss-palveluun (http://lib.hut.fi/Diss/) pdf-muodossa, tallennuksesta ja palvelun hallinnoinnista vastaa pääkirjasto. Väitöskirjojen pdf-muunnoksista väittelijät ovat huolehtineet pääosin itse.

Ensimmäiset väitöskirjat julkaistiin Diss-palvelussa keväällä 2000, jolloin muutaman TF-osaston väittelijän kanssa kerättiin kokemuksia mm. pdf-muunnoksiin liittyvistä asioista. Väittelijät olivat kirjoittaneet väitöskirjansa LaTeXilla, jonka muuntamista pdf:ksi haluttiin testata. Saman vuoden syksyllä olivat vuorossa S- ja T-osastojen väittelijät, joiden väitöskirjat pyrittiin saamaan verkkoon mahdollisimman kattavasti. Kevään 2001 alusta toiminta laajeni koskemaan koko korkeakoulua.

Väitöskirjojen määriä arvioitaessa Diss-palvelun toiminta on käynnistynyt hyvin. Syksyllä 2000 verkkokäyttöön saatiin 17 väitöskirjaa, mikä on noin 36 % kaikista syksyllä julkaistuista väitöskirjoista. Syksyn toiminta oli pääasiassa suunnattu koskemaan S- ja T-osastojen väittelijöitä. Kyselyjä tuli kuitenkin myös muilta osastoilta ja kaikki halukkaat otettiin mukaan jo tässä vaiheessa. Yhteensä vuonna 2000 Diss-palveluun liitettiin noin neljännes kaikista korkeakoulussa samana vuonna julkaisuluvan saaneista väitöskirjoista. TKK:ssa julkaisulupa myönnetään vuosittain noin 100 väitöskirjalle.

Alkuvuonna 2001 muutamaa poikkeusta lukuunottamatta kaikki korkeakoulussa väitelleet ovat julkaisseet väitöskirjansa Diss-palvelussa. Tämä osoittaa, että väittelijät haluavat työlleen näkyvyyttä verkon kautta. Ulkopuoliset voivat myös seurata korkeakoulussa julkaistavia uusia väitöskirjoja helposti tutun palvelinosoitteen välityksellä.

Taustaa

Hankkeen suunnittelu käynnistyi toukokuussa 1999, jolloin korkeakoulun väitöskirjalautakunta teki aloitteen kaikkien korkeakoulussa julkaistavien väitöskirjojen saamiseksi verkkokäyttöön. Hanketta varten koottiin ohjaustyöryhmä, jolle alkuvaiheessa annettiin hienolta kuulostava nimi: TKK:n elektronisia väitöskirjoja pohtiva työryhmä. Hankkeen edistyessä nimi on lyhentynyt TKK:n elektroniset väitöskirjat -työryhmäksi.

Ryhmän puheenjohtajana on toiminut professori Pirkko Oittinen (AS) sekä jäseninä professori Toivo Katila (F, väitöskirjalautakunnan pj.), professori Iiro Hartimo (S), professori Martti Mäntylä (T), DI Kaarlo Väisänen sekä pääkirjastosta alussa pääsuunnittelija Tuija Sonkkila ja myöhemmin, syyskuusta 2000 lähtien suunnittelijat Marja Malmgren ja Rita Voigt. Konsultointiapua ovat antaneet atk-keskuksesta johtaja Juhani Markula ja opintotoimistosta lakimies Urpo Hilska. Työryhmä on kokoontunut säännöllisesti muutaman kerran lukukaudessa ja ollut kiitettävän aktiivinen sekä suunnittelussa että palautteen antamisessa koskien pääkirjaston Diss-palveluun liittyvää työtä.

Pääkirjastossa elektroniset väitöskirjat on pyritty niveltämään osaksi muuta toimintaa. Kaikki painettujen väitöskirjojen kanssa tekemisissä olevat on kytketty mukaan myös Diss-hankkeeseen. Marja Malmgrenin ja Rita Voigtin lisäksi mukana ovat informaatiopalvelusta Irma Pasanen, luetteloinnista Timo Nevala ja Sinikka Ristiluoma, kaukopalvelusta Eeva-Inkeri Sierla ja lainaustoimistosta Saija Nieminen.

Väitöskirja verkkoon

Väitöskirjoja julkaistaan sekä monografioina että yhdistelmä- eli nippuväitöskirjoina. Jälkimmäiset koostuvat ‘nipusta’ artikkeleita, jotka ovat kokonaan väittelijän itsensä kirjoittamia tai joissa väittelijän osuus kirjoittajana on merkittävä. Näiden erillisartikkelien pohjalta väittelijä laatii yhteenvedon.

Diss-palveluun jokaiselle väitöskirjalle laaditaan kuvailusivu, jolle pdf-väitöskirja (monografia tai yhteenveto-osa) linkitetään. Yhdistelmäväitöskirjojen osalta päämääränä on tallentaa korkeakoulun omalle palvelimelle ja linkittää kuvailusivulle myös väitöskirjaan kuuluvat erillisartikkelit. Väittelijät pyytävät tähän luvat kustantajilta etukäteen. Lupamenettely vaatii paljon työtä sekä väittelijältä että kirjastolta, koska väitöskirjaan kuuluvien erillisartikkelien määrä on usein suuri ja lupakäytännöt kirjavia.

Kuvailusivuille lisätään metadata-osa helpottamaan väitöskirjan löytyvyyttä verkossa. Nykyisin muutamat hakurobotit kuten google (http://www.google.com/) indeksoivat jo pdf-dokumenttien sisältöjä, joten väitöskirjat löytyvät myös tällä tavoin. Väitöskirjoihin tullaan lisäämään lisäksi pysyvä URN-tunnus (tietoa URN:stä ja elektronisten julkaisujen identifionnista löytyy Juha Hakalan verkkojulkaisusta osoitteesta: http://www.lib.helsinki.fi/meta/id.html).

Väitöskirja tulee olla verkossa 10 päivää ennen väitöstilaisuutta. Kokemus on osoittanut, että väittelijän hektinen kiire muutamaa viikkoa ennen väitöstilaisuutta siirtyy helposti myös kirjaston puolelle. Väitöskirjoista saatetaan lähettää kirjastoon useita ‘uusia versioita’, väitöskirja saattaa olla vielä ‘osin tekeillä’, se voidaan lähettää kirjastoon ‘kappaleina’ eli erillisinä tiedostoina, fontti joudutaan muuttamaan jne. Väittelijöitä on opittu auttamaan kaikessa mahdollisessa, onneksi kukaan väittelijä ei vielä ole pyytänyt tekemään muokkauksia väitöskirjansa sisältöön.

Tulevaisuus

Elektronisten julkaisujen käsittely on kirjastoissa uusi toiminta-alue, johon liittyy paljon erilaisten atk-ohjelmien hallintaa. Rutiinien luominen ja uusien ohjelmien opettelu vie aikaa kaikilta työhön osallistuvilta. Elektroninen julkaisu saattaa käyttäytyä yllättävän oikukkaasti esimerkiksi riippuen siitä millaisessa laite- ja ohjelmistoympäristössä sitä käsitellään.

Hankkeen kuluessa on törmätty usein siihen, että valmiille, korkeakoulun julkaisuja varten laadituille malli- ja tyylipohjille on suuri tarve. Mallipohja-asia on lähtenyt edistymään keväällä 2001 yhteistyössä atk-keskuksen ja tiedotuksen kanssa.

Diss-palvelua on tarkoitus kehittää saadun palautteen pohjalta uusimalla ohjeistusta, kuvailusivujen rakennetta ja sivujen ulkoasua. Diss-palvelun taustalle on suunnitteilla oma väitöskirjatietokanta, joka monipuolistaisi väitöskirjoihin liittyviä haku- ja tulostusmahdollisuuksia. Ajatus palvelun laajentamisesta koskemaan myös muita korkeakoulun opinnäytetöitä on ollut esillä. Tämä vaatisi kuitenkin suurempia resursseja kuin mitä projektilla nyt on käytettävissään.

Lisätietoja hankkeesta: Marja Malmgren, p. 09-451 4104, diss-otaniemi@aalto.fi