Julkaisusarjat ja sarjojen nimet Teknillisessä korkeakoulussa

Timo Nevala

Teknillinen korkeakoulu on yksi Suomen suurimmista julkaisijoista ISBN-numeroinnin perusteella. Viime vuonna käytettyjä kirjapainojakin oli noin 20.

Teknillisen korkeakoulun näkyvä ominaisuus näin kirjastolaisen mielestä on korkeakoulun omien sarjojen tavaton määrä. Korkeakoululla ilmestyy omia julkaisuja yli 300 sarjassa, ja jos nimien muutokset otetaan lukuun päädytään 600 erinimiseen Teknillisen korkeakoulun sarjaan.

Tutkijat, jotka julkaisevat raporttinsa näissä sarjoissa, lienevät tietoisia siitä, että heidän tuotteensa eivät yllä kansainvälisiin tietojärjestelmiin eivätkä aina kotimaisiinkaan tiedostoihin. Lukijalle tiedon etsiminen korkeakoulun sarjoista sarjan nimen perusteella on aikaa vievää työtä.

Kaikilla maamme teknillisillä korkeakouluilla on runsaasti julkaisusarjoja, TKK:lla suurimpana eniten. Sensijaan VTT:llä sarjauudistuksen jälkeen on vain 4 sarjaa.

Mistä määrä on syntynyt?

Runsaan raporttien julkaisutarjonnan juuret ovat USA:ssa, jossa valtion rahoittaman ydintekniikan ja muun sotilaallisen tutkimuksen raportit haluttiin nopeasti sekä rahoittajan että muiden projektitutkijoiden tietoon aluksi salaiseksi leimattuina ja myöhemmin julkisinakin. Tämä julkaisemistapa levisi erityisesti tekniikan alalla meille ja muualle Eurooppaan.

Tutkijat omaksuivat korkeakoululla mielellään Amerikan mallin. Etuja oli monia:

• raportti saatiin nopeasti julkaistuksi ja etuoikeus tutkimuksen tuloksiin varmistetuksi
• raportti jouduttiin joka tapauksessa laatimaan projektin rahoittajalle
• turhalta byrokratialta vältyttiin
• laboratorion itsenäisyys ja näkyvyys korostui
• raportin muokkaaminen julkaistavaksi arvostetussa lehdessä voitiin hoitaa ajan kanssa.

TKK:lla on perinteisesti korostettu tutkimus- ja opetusyksikköjen itsenäisyyttä. Moni yksikkö on luonut omille tutkimusraporteilleen omat sarjansa. Tällöin Teknillinen korkeakoulu on nimenä jäänyt taka-alalle, kun osastoille ja laitoksille on ollut tärkeää näkyä sarjojen nimissä.

Sarjat julkisuuskuvan luojina

Julkaisuja käytetään nykyään monen asian mittareina. Tutkimuksen määrää ja laatua arvioidaan julkaisujen perusteella ja erityistä huomiota kiinnitetään siihen, missä määrin niihin on viitattu saman tieteenalan myöhemmissä julkaisuissa. Vain viittaukset omiin julkaisuihin jätetään huomiotta.

Julkaisut luovat imagoa ja vaikuttavat valtakunnalliseen ja kansainväliseen näkyvyyteen. Jotta näkyvyys olisi taattu, pyritään vaikuttamaan yhä suurempiin kokonaisuuksiin.

Potentiaalisiin opiskelijoihin pyritään vaikuttamaan positiivisin mielikuvin. Onhan tosiasia, että tiedottaminen antaa mielikuvan korkeakoulustamme. Mitä hajanaisempaa tiedottaminen on, sitä heikommin korkeakoulu tunnistetaan muiden joukosta.

Tämä hajanaisuus tiedostettiin jo kauan sitten. Vuonna 1949 professori H. V. Brotherus totesi sen jälkeen, kun vasta perustetun koko korkeakoulun yhteisen sarjan ”Suomen teknillisen korkeakoulun Tieteellisiä tutkimuksia” oli perustettu yhdistämään korkeakoulun julkaisemista, että

”Tieteellisen tutkimustyön laajeneminen on johtanut yhä suurempaan erikoistumiseen ja vastaavasti toiselta puolen julkaisusarjojen lukumäärän suureen kasvuun, ja myös siihen, että kukin sarja edustaa entistä suppeampaa erikoisalaa”

ja hän lopetti yhteenvedon seuraavaan toiveeseen

”kootessaan maamme tekniikan eri piirien tutkimuksia omaan keskeiseen sarjaansa korkeakoulu toivoo sen voivan parhaiten edustaa teknillistä tutkimustamme myös ulospäin ja tehdä teknillisen tutkimustyömme tuloksia tunnetuksi nykyistä laajemmissa piireissä”

Syntyneessä sarjassa julkaistiin pääasiassa väitöskirjoja, joiden uudeksi foorumiksi nousi Teknillisten tieteiden akatemian julkaisema Acta Polytechica Scandinavica. Tieteellisiä tutkimuksia-sarja sai yhä vähemmän aineistoa julkaistavaksi 1970-luvun lopulla ja kuihtui pois vuonna 1985. ”Oma keskeinen sarja”-ajattelusta jouduttiin siltä erää luopumaan.

Sarjat ja verkkojulkaisut

Tänä päivänä elektroniset julkaisut ovat yhä varteenotettavampi vaihtoehto julkaisijalle. Kehitys on ollut nopeaa. Lehtien verkkoversiot ovat tänään arkipäivää, jota vielä muutama vuosi sitten ei osattu kuvitella.

On kahdenlaisia sähköisiä julkaisuja, niitä, jotka ovat lähes identtisiä painetun julkaisun kanssa ja itsenäisiä e-julkaisuja, joilla ei välttämättä ole lainkaan painettua vastinetta.

Yhä useammin julkaisut ilmestyvät vain verkossa ja elävät nopeammalla rytmillä, kun vastaavat painetut julkaisut ja tarjoavat jo nyt itseasiassa enemmän kuin painetut (esim. linkkien avulla voi olla yhteydessä kirjoittajaan ja pääsee käsiksi helposti muihin lähteisiin).

Verkkojulkaisut ovat oma maailmansa, jossa esim. sarjojen nimet vaativat toisenlaisia ratkaisuja. Verkkosarjojen nimet voivat olla Internetissä periaatteessa samanlaisina kuin painetuilla julkaisuilla, jos julkaisu muistuttaa painettua kaimaansa.

Jos verkkojulkaisusta, jolla ei ole painettua vastinetta, halutaan muodostaa sarja, on kiinnitettävä erityistä huomiota löydettävyyteen, tunnistettavuuteen ja pysyvyyteen. Jos elektronisen sarjan nimi on häilyvä, ei sitä pystytä rekisteröimään tietokantoihin.

Suurin osa elektronisista julkaisuista ilmestyy vielä sarjoissa. Yksittäiset artikkelit ovat viime aikoina kasvattaneet suosiotaan siinä määrin, että on perustettu varsinaisia artikkelitietokantoja. Sarjan ulkoasuun ja nimen loogiseen rakenteeseen kannattaa kiinnittää huomiota, jotta lukija nopeasti havaitsee, mistä julkaisu on lähtöisin. Hyvät sarjan nimet ovat siis selkeitä ja toimivat eräänlaisina osoitteina.

Arkistoitavuus (tai pikemminkin arkistoimattomuus) on ollut verkkojulkaisujen erityinen ongelma. Tällä hetkellä arkistoinnissa on kokeiltu kopiointia, konversiota (siirtämistä) ja emulointia (aineistonjäljittelyä). Asiassa on päästy eteenpäin, mutta vieläkään ei ole löydetty lopullista ratkaisua.

Tässä vaiheessa pääkirjasto pitää tärkeänä tehdä TKK:n omista elektronisista julkaisuista kolme paperista arkistokappaletta, joilla varmistetaan julkaisun pysyvyys.

Toinen hankaluus on sähköisten julkaisujen osoitteiden (URL) pysyvyys. Kirjastossa on törmätty tietueisiin, joissa osoite ei toimikaan. Verkkojulkaisuja luetteloitaessa (rekisteröitäessä tietokantoihin) URL merkitään tietueeseen, josta klikkaamalla lukija helposti pääsee katsomaan kyseistä julkaisua. Jos julkaisun paikkaa muutetaan muuttuu myös URL- osoite, jolloin tietokannassa oleva osoite ei enää päde.

Ratkaisuksi on kehitetty esimerkiksi URN (Uniform Resource Names), jolla julkaisun löydettävyys taataan. URN-tunnukset ovat oiva väline julkaisujen hakuun ja paikallistamiseen. Toisin kuin URL, URN-osoite on pysyvä. Dokumentin siirtyminen osoitteesta toiseen ei estä sen löytämistä. URN-tunnuksen voi Dublin Core–alustan (DC) avulla helposti viedä dokumentin metatietoihin (tietoihin, jotka on kerätty dokumentista itsestään). URN-generaattori ja Dublin Core-alusta löytyvät Helsingin yliopiston Internetsivuilta. Dokumentin löytyminen verkosta helpottuu huomattavasti näitä apuvälineitä käyttämällä.

Juha Hakala HY:n kirjastosta kertoo tarkemmin näistä ja muista kehitteillä olevista elektronisen dokumentin löydettävyyteen tähtäävistä ratkaisuista.

Kirjaston näkökulmasta TKK:n oman kirjapainon lakkauttaminen vaikeutti julkaisujemme saatavuutta. Aikaisemmin saimme automaattisesti kaikista omista julkaisuista kappaleet kokoelmiimme. Nyt kun painopaikkoja on noin 20, joudumme usein jäljittämään kokoelmista puuttuvia julkaisuja.

ISSN- ja ISBN-numerointi

Sarjoja hallitaan kansainvälisellä standardinumerolla ISSN:llä (International Standard Serial Numberilla). Suomen ISSN-keskus sijaitsee Helsingin yliopistossa. Koko maailman kausijulkaisukeskus sijaitsee Pariisissa, jossa suomalaiset sarjojen nimet rekisteröidään.

ISSN:llä kausijulkaisu voidaan tunnistaa ja erottaa toisista kausijulkaisuista. ISSN-tunnus liittyy aina tiettyyn, täsmälliseen kausijulkaisun nimeen. Nimen muutokset aiheuttavat usein ongelmia kausijulkaisun tunnistamisessa. Siksi sarjan nimeä ei kannata vaihtaa kovin kevyin perustein.

Useat nimenmuutokset samassa sarjassa vaikeuttavat huomattavasti sarjan hallintaa ja pitemmän päälle sarja menettää arvoaan hankalan haettavuuden takia. Toinen tärkeä asia sarjan nimessä on kirjoitusasun pysyvyys.

Jos esimerkiksi ISSN on haettu sarjan nimessä esiintyvälle julkaisuja- nimimuodolle, sen on oltava jokaisessa sarjassa myöhemmin ilmestyvässä julkaisussa samalla lailla. Virheellinen julkaisun nimimuodon käyttö julkaisun nimen asemasta monistaa sarjan paikan tietokannoissa. Sarjan nimi on käsitettävä eräänlaisena leimana, jossa muuttuu vain juokseva numerointi.

ISBN (International Standard Book Number) on vanhempi standardi kuin ISSN. Se koskee kirjoja ja esim. sarjassa ilmestyviä itsenäisiä kustannustuotteita, jollaisia suurin osa meillä ilmestyvistä tutkimuksista on. Sitä alettiin käyttää 1960-luvun lopulla Euroopassa ja USA:ssa. Suomi liittyi järjestelmään 1972. ISBN-järjestelmää ylläpidetään ja kehitetään kansainvälisessä ISBN-keskuksessa Staatsbibliothek zu Berlinissä.

TKK:lla ISBN-numeron saa pääkirjastosta sähköpostilla tai puhelimitse numerosta puh. 4134.

Sarjassa ilmestyvässä julkaisussa voi siis olla sekä ISBN- että ISSN-numerot.

ISBN ja ISSN ovat hyvä apu verkko-julkaisujenkin paikallistamisessa. Julkaisijan on muistettava pyytää verkkojulkaisuille omat numeronsa, vaikka olisi kysymys painetun julkaisun elektronisista versioista. On hyvä huomata, että eri julkaisuasut (CD, video jne.) vaativat kukin erikseen oman ISBN-numeron.

Verkkojulkaisujen lisääntyminen korkeakoululla on nopeaa. Vielä nyt määrää pystytään hallitsemaan, mutta entä tulevaisuudessa? Korkeakoulun sähköinen julkaisutuotanto olisi hyvä tässä vaiheessa saada yhteisen portaalin alle. Tämä edellyttää panostusta suunnitteluun ja yhteistyötä eri osastojen välillä.

Sarjojen nimien strategiaa

Miljoonien tietueiden tietokannat eivät ole harvinaisuuksia tänä päivänä. Korkeakoulun sarjat on saatava erottumaan paremmin tietokannoissa loogisena kokonaisuutena, 600 vaihtoehtoa on liian paljon tottuneellekin tiedonhakijalle. Jotta voitaisiin vastata ajan haasteisiin, korkeakoulu tarvitsee yhtenäisemmän julkaisupolitiikan. Julkaisut ovat parhaita käyntikortteja, jotka näkyvät ympäri maailmaa. Julkaisujen graafinen ohjeistus on edesauttanut julkaisujen ulkoasun laadun paranemista.

Yhteenvetona:

• TKK:n julkaisujen graafinen ohjeistus oli askel oikeaan suuntaan.
• Sarjojen nimien uudistus voisi olla seuraava askel tällä alueella.
• Julkaisutoimittajan palkkaaminen korkeakoulun tieteellisen julkaisutoiminnan kehittämistä varten ehkä myöhempi askel.
• Neljänneksi: nykytekniikalla olisi varmasti helppo luoda ns.”kansisivuautomaatti”, jossa olisi valmiina julkaisusarjojen pohjat bibliografisine tietoineen ja standardi-numeroineen.

Mihin tulisi pyrkiä korkeakoulun sarjanimien selkiyttämisessä?

Tarvitaan uusi tapa hahmottaa julkaisujamme julkaisumäärän kasvaessa.

Keinoja:

• pyrkimys laajempiin kokonaisuuksiin
• yhtenäistetään sarjamuotoja
• hylätään monitasoiset, pitkät sarjan nimet
• painotetaan entistä enemmän itse korkeakoulua

Ehdotus pohdittavaksi korkeakoulun julkaisumalliksi:

• sarjojen nimet muutetaan korkeakoulutasolle
• laboratorion ja osaston nimet poistetaan TKK:n sarjojen nimistä
• osastojen ja laboratorioiden nimet mainitaan kansilehdellä omana kokonaisuutena
• tietokannoissa julkaisut löytyvät sarjan nimen ja yhteisön (laboratorion ja osaston) hakuja yhdistämällä
• pyritään yksinkertaiseen, mahdollisimman kuvaavaan sarjanimikkeistöön
• ideana olisi vain muutama selkeä sarjan nimi.

Esimerkiksi:

Teknillisen korkeakoulun tieteellisiä tutkimuksia
Teknillisen korkeakoulun julkaisuja
Teknillisen korkeakoulun raportteja
Helsinki University of Technology Publications
Helsinki Studia Polytechnica

Mitä uudistuksella saavutetaan?

1. TKK:n tutkimustulosten näkyvyys kansainvälisissä tietojärjestelmissä ja kotimaisissa tiedostoissa paranee.
2. Lukijoiden on helpompi löytää TKK:n julkaisuja.
3. Tietokantavirheet TKK:n sarjoissa vähenevät sarjojen nimien yksinkertaistuessa.
4. TKK:n julkisuuskuva laatukorkeakouluna paranee.
5. Kirjastossa omien kokoelmien hallinta helpottuu ja nopeuttaa asiakaspalvelua.

Malli korkeakoulun julkaisuille:

Kansi- ja nimiölehti

Kannessa ja nimiösivulla

• Kannessa TKK:n logo
  
• Kannessa ja nimiösivulla:

• teoksen tekijä
• teoksen nimi
• sarjan nimi ja osan numero
• kustannuspaikka
• kustantaja
• julkaisuvuosi

• Lisäksi nimiösivulla tarkemmin (esim. väitöskirja/konferenssi)

Nimiösivun kääntöpuolella:

• standardinumerot ISBN ja ISSN
• kirjapaino
• painopaikka ja painovuosi
• copyright-merkintö
• tiedot elektronisesta julkaisusta
• jakajan/myyjän osoitetiedot

Takakansi:

• ISBN/ISSN
• luettelo aikaisemmista julkaisuista sekä paikka, mistä julkaisua saa ostaa

Nykytekniikka siis antaa mahdollisuuden palata siihen ajatukseen, josta on joskus lähdetty liikkeelle.

Alussa viittasin professori H.V. Brotheruksen ajatuksiin ensimmäisen korkeakoulun yhteisen sarjan synnyttyä. Keskeisellä sarja-ajattelulla on etunsa, jota kannattaisi nyt hyödyntää.

Pakottaminen johonkin annettuun yksinkertaistettuun malliin ei ehkä sovi TKK:n tapaan ratkaista asioita. Toisaalta sadat vaihtoehdot julkaisusarjojen nimissä eivät ole kenenkään TKK:laisen etu.

Mielestäni tämä ”oma keskeinen sarja” ajattelun laajentaminen vastaamaan nykyajan vaatimuksia saattaisi olla ratkaisun avain, josta kannattaisi lähteä liikkeelle.

Artikkeli perustuu TKK:n julkaisuseminaarissa pidettyyn esitelmään 21.03.2001