KOLME MODULIA :

kokemuksia Voyagerista

Tuula Kouvonen

VTLS:n käyttö päivittäisenä työalustana katkesi, mutta materiaalia virtasi kirjastoon entiseen malliin. Voyager oli ”päivän sana”. Koulutus oli käynnissä ja tehokkaammat tietokoneet asennettiin työpöydille. Suuntasimme perinteisen kevätretkemme Tukholman yliopiston kirjastoon. Halusimme kuulla heidän Voyager-kokemuksiaan. Kun TKK:n pääkirjasto elokuussa kuukauden sulkemisajan jälkeen avattiin, Teemun aineisto oli siirretty uuteen järjestelmään ja asiakkaat pääsivät mukaan uudistukseen.

”Alku sujui loppujen lopuksi yllättävän hyvin. Ohjelma toimi suurinpiirtein odotetusti” kertoo Risto Maijala lainaustoimistosta. Ruuhkaa muodostui jonkinverran ensimmäisinä päivinä, koska kaikkien asiakkaiden asiakastiedot täydennettiin”. Uusi järjestelmä edellyttää asiakastietojen päivittämistä. Sen jälkeen voi lainata normaalisti ja tehdä varauksia myös verkon kautta. ”Kiinnostuneille asiakkaille kerrottiin muutoksesta suullisesti ja erilaisilla ilmoituksilla kirjaston ovissa ja tiskillä. Koska lainaussäännöt muuttuivat Voyagerin myötä, kaikille asiakkaille annettiin uudet lainaussäännöt.”

Risto Maijala

Risto Maijala, lainaustoimiston atk-tukihenkilönä, osallistui uuden järjestelmän valintaprosessin viime vaiheen vertailuun. Hän vakuuttui siitä, että ongelmista huolimatta Voyager on paras lainauksen kannalta. Risto on osallistunut Voyager-koulutukseen, mutta tärkeimpänä tiedonlähteenä hänestä ovat Voyagerin omat manuaalit. Risto Maijala kuuluu Linnea2-konsortion lainaustyöryhmään. ” Tämä on ollut hyvinkin hyödyllistä kouluttautumisen kannalta. Ryhmässä on käyty läpi kaikkea lainaukseen liittyvää ja tehty yhdessä suomenkielinen lainausmodulin käyttöopas” kertoo Risto.

Muutos VTLS:stä Voyageriin, graafiseen käyttöliittymään, oli osalle henkilökunnasta aika vaikeaa. Ellei aiemmin ollut käyttänyt windows-ohjelmia, niin käytön oppiminen on vienyt aikansa. Lainaustoimiston henkilökuntaan kuuluvana Risto Maijala kertoo, että suurimmat ongelmat liittyvät varauksiin ja niiden noutopaikkoihin:

- varaukset saattavat raueta kesken päivän, koska varauksen voimassaoloajan laskemisessa käytetään 24 tunnin kelloa, ei täysiä vuorokausia
- varausten viimeinen noutopäivä voi olla päivä, jolloin kirjasto on kiinni
- varausta tehdessä pitää määrittää noutopaikka. Kun varaus yleensä kohdistetaan kaikkiin saman nimekkeen niteisiin, noutopaikaksi voikin tulla jokin muu kuin sen varsinainen sijaintikirjasto
- tehtäessä OPACin kautta varauksia tietyn kokoelman niteisiin, ne eivät toimi ollenkaan
- asiakastietojen syöttö ja sakkojen poisto voisi olla huomattavasti helpompaa
- kirjojen uusintakertojen selvittäminen on työn ja tuskan takana
- palautustilanteessa asiakkaan tietoihin käsiksi pääseminen on hankalaa

Onko sitten ongelmiin ratkaisua näköpiirissä? ”Parhaillaan on käynnissä ohjelmistoon liittyvä hyväksymisprosessi Linnea2-konsortion ja Endeavourin välillä. Keskusteluja käydään lainauksen kohdalta varsinkin varauksiin liittyvissä ongelmissa, joihin toivottavasti saadaan parannuksia. Uusia ohjelmaversioita on odotettavissa, ja niissä on myös lainaukseen liittyviä parannuksia” toteaa Risto Maijala.

Uudet palvelut ja asiakkaan mahdollisuudet

Voyager-järjestelmä on mahdollistanut uusien, aiempaa joustavampien palveluiden käyttöönoton. Matkapuhelinkaudella Mobiilipalvelut ovat käyttökelpoisia. Mobiilipalvelut on liitetty uuteen Voyager-järjestelmään, joten TKK:n asiakkaat voivat käyttää näitä lisäpalveluja. Asiakkaiden käytössä on www-OPAC –liittymä, jonka kautta kirjojen haku on aiempaa helpompaa. Asiakas voi itse uusia lainansa tai sitten tehdä varauksia ja tarvittaessa perua niitä. Saapumisilmoitukset ja palautuskehotukset välittyvät sähköpostina. Kirjastopalveluiden käyttö on joustavaa, mikä on tietenkin asiakkan kannalta hyvä asia. Tulevaisuudessa asiakas voi itse tehdä varauksen jopa toiseen Voyager-kirjastoon.

Kokoelmapalvelu ja Voyager

Hankintaosastolta Pekka Pasanen oli myös mukana vertailemassa neljää loppusuoralle päässyttä järjestelmää. Hän on osallistunut Voyager-koulutukseen, jossa on käsitelty saapumisvalvontaa ja hankintaa. Pekan tehtäviin kuuluu kausijulkaisujen luettelointi. Uudet lehdet luetteloidaan keskitetysti pääkirjastossa. Pekka ohjaa myös saapumisvalvontaa. ”Meillä oli aluksi suuria vaikeuksia ymmärtää ja opetella Voyageria, koska harjoitustietokantamme ei toiminut. Menetimme opetteluaikaa useita viikkoja. Alkuvaikeuksien jälkeen saimme suhteellisen hyvin saapumisvalvonnan toimimaan. Nyt se toimii jo varsin hyvin” kertoo Pekka Pasanen. Voyageriin siirryttäessä kaikille ostolehdille ja säännöllisesti ilmestyville lahjalehdille täytyi tehdä uudet kaavat. Tämä vaihe oli työlästä ja aikaavievää. Ajantasaisten kaavojen ylläpito on jatkuva prosessi, koska lehtien ilmestymistiheydet muuttuvat. Näiden ”kaavallisten” lehtien valvonta on melko nopeaa. TKK:n kausijulkaisujen saapumisvalvonnassa on VTLS:n ajoista alkaen ollut käytäntönä merkitä numerokohtaiset tiedot ja täydet vuodet on tiivistetty. Hyötynä tästä on se, että varastotilanteen hahmottaminen helpottuu tietokannasta haettaessa.

Parhaillaan Pekka Pasanen tutkii, saadaanko Voyagerin karhuntaominaisuuksista lisähyötyä saapumisvalvontaan.

Lehtikiertokin on mahdollista siirtää Voyageriin. ”Odotamme, että jokin erilliskirjastoista suostuisi ”koekaniiniksi” pienemmän aineistonsa turvin” sanoo Pasanen.

Hankintamodulista on käytössä vain osat, joita tarvitaan saapumisvalvonnassa. ”Hankintamodulin käyttöönotto esim. kirjahankinnoissa vaikuttaa luetteloinnin työnkulkuun. Emme ole vielä päättäneet, milloin ja missä laajuudessa otamme hankinta-modulin käyttöön. Voyagerin heikkoutena on se, että hankinnassa tehtävää bibliografista tietuetta ei voi sulauttaa tietokannassa jo mahdollisesti olevaan bibliografiseen tietueeseen.

Lehtihankinnassa toivon, että nykyinen Voyagerkäyttömme olisi riittävä ja että saisimme lisätietoja Reporter-modulin ja Accessin kautta. Esimerkiksi lehtien hintatietojen syöttäminen olisi varmasti helpompaa Accessin kautta kuin Voyager-järjestelmän” sanoo kirjastonhoitaja Pekka Pasanen.

Kokoelmapalvelun väkeä Tallinnassa: kuvassa vasemmalta Marjaana Salonen, Pekka Pasanen, Tiina Tuomaala, Tuula Kouvonen ja Mirja Lampola
Kuva: Aune Kontkanen

Luettelointimoduli

Kokoelmapalvelun hankinta- ja luettelointiosaston tehtäviin kuuluu mm. tilata ja luetteloida kausijulkaisut, kirjat, kirjasarjat. TKK:n pääkirjaston luetteloinnista Mirja Lampola kuvaa kokoelmapalvelun merkitystä: ”Kun kaikki sujuu hyvin ja teokset löytyvät nopeasti, sen olemassaoloa ei huomaa. Jos teoksia on vaikea löytää, silloin puutteet tulevat esiin. Pahin tilanne on tietysti se, että teos on saatavissa omista kokoelmista, mutta asiakas tai neuvontahenkilökunta ei löydä sitä. Se, että teokset ovat helposti asiakkaiden saatavilla on vaatinut pitkäaikaista työtä sekä oman tietokannan että yhteistietokannan laadinnassa”. Mirja Lampolan tehtäviin kuuluu Voyager-luettelointimodulin ylläpito ja valvonta sekä luetteloinnin managerina toimiminen.

Siitä, miten luettelointi meillä käynnistyi, Mirja kertoo: ”Jotta Voyager-luettelointi olisi lähtenyt jouhevasti liikkeelle, avuksi tehtiin Voyager luettelointiopas. Hyväksi on käytetty varsinkin aluksi ja myöhemminkin ongelmatilanteita tarkistettaessa Arne Hedmanin laatimaa Marc21-Fin muuntotaulukkoa. Luetteloijille niin pääkirjastossa kuin erilliskirjastoissa on laadittu omat luettelointioppaat. Tehtäväni on edelleenkin opastaa sekä pääkirjaston että erilliskirjastojen luetteloijia esiintulevissa kysymyksissä. Tällaisia ovat olleet mitä mihinkin kenttään voi laittaa, esimerkiksi muuttumattomien lisäpainosten merkitseminen marciin, sijainti- ja nidetietueisiin”. Nykyisin Voyager-luettelointimoduliin liittyviä tehtäviä ovat kokoelmien ja laina-aikojen ylläpito. Modulissa tehtävät muutokset vaikuttavat ensisijaisesti OPAC:iin ja lainaukseen.

Mirja Lampola on asentanut luettelointimodulin yhdeksään TKK:n erilliskirjastoista. Näille kirjastoille on annettu mahdollisuus lisätä, muuttaa ja poistaa omia sijainti- ja nidetietueita. Käytäntö on Mirjan mukaan lähtenyt liikkeelle hyvin.

Uudesta järjestelmästä Mirja kertoo: ”Voyager-järjestelmä muuttaa luettelointitapoja siten, että Lindan luetteloinnin avaamisen jälkeen sinne ei enää luetteloida, vaan sieltä käydään poimimassa luetteloitavat tietueet omaan tietokantaan. Samalla tekniset laajennukset tulevat mahdollistamaan entistä nopeamman luetteloinnin myös muista yhteistietokannoista.

Paras puoli uudessa järjestelmässä on ajantasaisuus. Kun tietue on tallennettu tietokantaan, on se heti asiakkaiden käytettävissä. TKK:lle tulee myös venäjänkielistä materiaalia. Kyrilliikkaa ei kuitenkaan tässä versiossa ole vielä saatu käyttöön.

Voyager-järjestelmä ei ole vielä valmis – hiomista tarvitaan edelleen”.

Myöskin järjestelmän eri puolien oppiminen vie aikansa – noin vuoden, todettiin Tukholman yliopiston kirjastossa. Samaa mieltä on Mirja Lampola. Hänestä tosin vieläkin tuntuu, että uusia käyttömahdollisuuksia on löydettävissä, kun niitä oikein osaa etsiä.