Voyager-kirjastojärjestelmän käyttöönotto kuuden osastokirjaston kokemana

Marjo Pokkinen

Opinnäytetyössäni tarkastelin Voyager-kirjastojärjestelmän käyttöönottoprojektin onnistumista Teknillisen korkeakoulun kuuden osastokirjaston näkökulmasta 13.4.2000 – 15.10.2001 välisenä aikana. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, kuinka Teknillisen korkeakoulun kuusi osastokirjastoa selviytyivät uuden Voyager-kirjastojärjestelmän käyttöönotosta. Kohteiksi valitsin ne osastokirjastot, jotka olivat siirtymässä VTLS-kirjastojärjestelmästä Voyageriin, ja siten niillä oli jo kokemusta atk-lainauksesta. Voyager-kirjastojärjestelmän käyttöönottotutkimuksen toteutin TKK:n kuudessa osastokirjastossa kevään 2002 aikana. Käyttöönottoon liittyvän osastokirjastoille suunnatun kyselyn tein 21.1. – 1.2.2002 välisenä aikana.

Tutkimuskysymyksissä keskityttiin kolmeen osa-alueeseen kyselyyn vastanneiden työntekijöiden kokemana: 1. uuden kirjastojärjestelmän vaikutus omaan työhön, 2. kirjastojärjestelmästä annettu koulutus sekä 3. kirjastojärjestelmän vaikutus kirjaston eri palveluissa.

Työtehtävät

Varsinainen siirtymävaihe tuntui aiheuttavan työntekijöiden mielestä paljon lisätyötä. Käyttöönoton alkuvaiheessa, kun kaikki oli vielä uutta, järjestelmä tuntui työntekijöiden mielestä työteliäältä ja hankalalta. He joutuivat opettelemaan paljon uusia asioita, minkä eteen jouduttiin tekemään kovasti työtä ja näkemään vaivaa. ”Kaikkien oppaiden, esitteiden, nettisivujen päivittäminen uutta järjestelmää vastaavaksi on vienyt aikaa”.

Kun järjestelmän käyttöönotossa on päästy vauhtiin, työntekijät kokevat uuden järjestelmän tuoneen tullessaan työtehtäviä helpottavia asioita. ”Asiakkaiden opastaminen omatoimisiksi (uusimiset ja varaukset netin kautta) on aluksi vienyt aikaa, mutta tulevaisuudessa varmaan vähentää näitä rutiineja henkilökunnalta”.

Työntekijät ovat kokeneet, että uusi järjestelmä on entiseen verrattuna asiakasystävällisempi ja toiminnoiltaan monipuolisempi. ”Tiedonhaku on helpompaa Voyagerissa, hakutyyppejä enemmän, voit rajata hakuja julkaisuvuoden, kielen ja julkaisumaan mukaan tai käyttää pikarajausta”.

Uuden järjestelmän heikkoudet ovat työntekijöiden mukaan liittyneet ensisijaisesti TEEMU-tietokannan WebOpac näyttöluetteloon sekä lainausjärjestelmään. ”TEEMU:ssa ei näy kirjojen id:tä. Näiden näkyminen helpottaisi hakuja, varsinkin kun suosituimmista kirjoista on monia eri painoksia. Näin joutuu käymään yksitellen läpi jokaisen kirjan. Se kestää liian kauan”. ”Koska asiakkaat voivat itse tehdä varauksia, syntyy tilanteita, joissa noutopaikka ei vastaa kokoelmaa ja tästä syntyy lisätyötä”.

Siirtyminen VTLS-järjestelmästä Voyageriin on työntekijöiden mukaan aiheuttanut sekaannusta. ”Raportit menivät samaan ryhmään kuin konferenssijulkaisut (ryhmä 71). Jouduttiin muuttamaan satojen raporttien sijaintitietoja yksitellen”. ”Kokoelmissa sekaannuksia laina-ajoissa”.

Esiin tulleisiin ongelmiin työntekijät ovat saaneet apua sekä pääkirjastosta että muista osastokirjastoista. ”Jos ongelmia on esiintynyt, olen ottanut yhteyttä pääkirjastoon ja siellä asiaa hoitavaan henkilöön ja saanut apua sieltä. Olen ollut yhteydessä myös johonkin toiseen osastokirjastoon ja kysellyt, ovatko he huomanneet tällaisen jutun ja onko se heillä mahdollisesti jo hoidettu”.

Koulutus

Työntekijöiden mielestä koulutuksesta saaduilla ohjeilla ja neuvoilla on päässyt alkuun, jonka jälkeen omalla aktiivisuudella on ollut suuri merkitys.

Tiedonhaku
”Koulutus auttoi alkuun, mutta käytännössä hakuja tekemällä on oppinut enemmän”.

Lainaus
”Koulutus antoi hyvät valmiudet lainauksen aloittamiseen ja koulutuksessa saadusta Voyager-lainausoppaasta löytyi ohjeet, jos lainauksessa oli ongelmia”.

Luettelointi
”Toinen kurssi, joka räätälöitiin nimenomaan osastokirjastojen luettelointitarpeita silmälläpitäen, oli hyvä ja keskittyi meille tärkeisiin asioihin”.

Työntekijät eivät olleet tyytyväisiä koulutuksen laatuun eivätkä määrään. Tiedonhakuun olisi haluttu enemmän koulutusta. Lisäksi työntekijät toivoivat järjestettävän kertauskursseja. ”Koulutus oli muilta osin riittävä, hakukoulutuksessa olisi saanut olla enemmän opettajien kanssa yhdessä tehtyjä harjoituksia”. ”Luettelointi- ja lainauskoulutus olivat periaatteessa riittävät – kertauskurssin voisi pitää siinä mielessä, että järjestelmää käytettyään ihmiset voisivat kertoa toisilleen itse kantapään kautta oppimiaan ”knoppeja”.

Työntekijöiden mielestä koulutus oli onnistunut lainaus- ja luettelointikoulutusten osalta, mutta tiedonhaun koulutuksessa oli ollut toivomisen varaa. Koulutuksen onnistumiseen olivat vaikuttaneet tekniset ongelmat sekä kouluttajien järjestelmän tuntemus. ”Lainaus ja luettelointikoulutus onnistui mielestäni hyvin”. ”Kouluttajilla oli itsellään vain vähän tietoa järjestelmästä. Yhteydet pätkivät koulutuksen aikana ja osa tehtävistä jäi tekemättä. Jäi epävarma tunne omasta osaamisesta, joka jatkui kesälomankin yli”.

Työntekijöiden mielestä oppaat ja ohjeet olivat olleet riittävät normaaleissa arkipäivän tilanteissa, mutta ohjeiden esitystapaan olisi kaivattu selkeyttä. ”Luettelointiopas oli hyvä, keittokirjareseptimäinen”.

Työntekijöiden mukaan koulutuksen ulkopuolelta oltiin opittu joitakin asioita, mutta kukaan ei kuitenkaan ollut yksilöinyt mitään tiettyä asiaa. ”Hakuun ja lainaukseen liittyviä asioita paljonkin (vaikea yksilöidä mitään erityistä, mutta ahaa-elämyksiä on tullut silloin tällöin)”.

Työntekijät tunsivat tarvetta saada lisäkoulutusta luetteloinnissa. ”Kyllä, luettelointiin liittyvää”.

Vaikutukset palveluun

Asiakaspalveluun
Työntekijät kokevat, että asiakkaista on tullut uuden järjestelmän myötä itsenäisiä kirjastojärjestelmän käyttäjiä. He palvelevat osittain itse itseään. Uudet sähköiset mahdollisuudet ovat tehostaneet asiakaspalvelua. ”Asiakas saa sähköpostitse tiedon saapuneesta varauksesta ja heti eräpäivän jälkeen tiedon erääntyneistä lainoista. Voit kertoa asiakkaalle, että hän voi itse uusia lainansa ja varata kirjan TEEMU-järjestelmän kautta omalta koneeltaan”.

Tiedonhakuun
Työntekijöiden mukaan tiedonhausta on tullut käyttäjäystävällisempi ja samalla hakumahdollisuudet ovat monipuolistuneet. ”Teemussa selkeät ohjeet eri hakytyypeille - valikossa hakutyyppejä enemmän, pystyt myös rajaamaan hakusi tarkemmin. Voit myös nopeasti tarkistaa muista Voyager-järjestelmän kirjastoista etsimäsi julkaisun. Voit kertoa asiakkaalle, että hän voi itse suorittaa hakuja omalta koneeltaan TEEMU- järjestelmän kautta”.

Lainauspalveluun
Työntekijät ovat kokeneet uuden järjestelmän myötä lainauspalvelun tehostuneen. ”Sähköpostin käyttö varauksissa ja karhuissa nopeuttaa toimintaa”.

Muuhun
Uudessa järjestelmässä asiakkaat voivat tehdä varauksia itse. Mikäli varauksia ei ole tehty oikein, se on aiheuttanut työntekijöille lisätyötä. ”Varausten tekemisessä Voyagerissa on joitakin ohjelmavirheitä”.

Työntekijöiden mukaan asiakkaat ovat ottaneet uuden järjestelmän myönteisesti vastaan. Eniten on esitetty sakkoihin, varauksiin ja uusimisiin liittyviä kysymyksiä. ”Varsinkin sakkomaksujen muutos on ollut asiakkaille yllätys”. ”Uuden järjestelmän itsepalvelumuodot ovat asiakkaat ottaneet innostuneesti vastaan".

Muuta käyttöönotosta
Toiseksi viimeisellä kysymyksellä haluttiin selvittää, miten osastokirjastoissa siirtyminen uuteen järjestelmään kokonaisuudessaan oli onnistunut, ja viimeisellä kysymyksellä haluttiin antaa vastaajille vielä mahdollisuus tuoda esiin omia ajatuksiaan käyttöönotosta.

Arvioi kouluarvosanalla 4-10, miten kokonaisuudessaan siirtyminen uuteen kirjastojärjestelmään on onnistunut kirjastossasi?
Keskiarvoksi käyttöönoton onnistumiselle saatiin 8,4.

Kuva 1. Käyttöönoton onnistumiselle annetut arvosanat osastokirjastoissa.

Viimeisessä avokysymyksessä tuli esiin työntekijöitä askarruttanut ohjelmissa käytettävän tekstin koko, johon ei itse voi vaikuttaa. ”Voyagerin teksti suuremmaksi (sitä voi tuskin lukea, eikä voi itse suurentaa)”.

Tutkimuksen tulosten perusteella voidaan todeta, että käyttöönotto oli osastokirjastojen työntekijöiden mielestä onnistunut hyvin. Onnistunut tietojärjestelmän käyttöönotto vaatii työntekijöiden omaa aktiivisuutta ja myönteistä suhtautumista uusiin asioihin.

Lähde: Pokkinen, Marjo. 2002. Voyager-kirjastojärjestelmän käyttöönotto TKK:n kuudessa osastokirjastossa. Opinnäytetyö. Turku. Turun ammattikorkeakoulu.