Tuula Kouvonen

Henkilökunta muistaa varmasti vuoden 2004 KIRKE-vuotena. Ensin kuului jonkinlaisia ennakkohuhuja siitä, että vuoden alkupuolella alkaa erityiskoulutus, joka koskee koko kirjaston henkilöstöä – myöhemmin tuli lyhyt tiedotustilaisuus aiheesta.

Avausseminaariin kokoonnuimme kiinnostuneina ja vähän jännittynein mielin. Mistähän tässä on kysymys? Ylikirjastonhoitaja selvitti meille taustat ja tavoitteet koko kirjaston kannalta. Koulutuspäällikkö, vahva ammattilainen, kertoi toimintatavat. Työskentely alkoi välittömästi. Kirke-projektissa tehtävänä oli aikaansaada tavoitteellista, ytimekästä tulosta – ei pelkkiä paperipinoja. Paikka janalla ja Projektin nimi olivat alun kaksi helppoa tehtävää. Nimikilvassa kirsu ja kori olivat kuvaavia, hauskoja ehdotuksia tulevalle työlle. Kirke – kirjaston kehittäminen valittiin ja yhteinen ponnistus alkoi.

Missio, asiakkuus, kansainvälisyys, tunnettuus – kaikki käsitteitä, joiden kautta peilasimme työtämme. Tarkastelimme ydinosaamistamme yksilöinä ja koko kirjastona. Arvostamme työympäristöämme osana Teknillistä korkeakoulua. Työ on haasteellista, sillä korkeakoulun kirjaston on oltava innovatiivinen, osaava organisaatio, korkeatasoisen opetuksen ja tutkimuksen tukena. Henkilökunnan tulee olla motivoitunutta uuden kehittämiseen ja ajantasaisen, kattavan tietovarannon hankkimiseen. Ammattitaidon ylläpito edellyttää jatkuvaa uuden oppimista.

Kirjasto toimintaympäristönä ja henkilökunnan työtehtävät ovat olleet vahvassa muutoksessa viime vuosina. Tieteellinen julkaiseminen on muutoksessa. Uudet palvelut ja tekniikat otetaan nopeasti käyttöön, mikäli niiden katsotaan hyödyttävän asiakkaita ja kirjaston toimintaa. Muutokset eivät ole kuitenkaan kokonaan korvaamassa vanhoja toimintatapoja, vaan paperimuotoisia kirjoja ja tieteellisiä kausijulkaisuja pidetään edelleen koko ajan kasvavien elektronisten kokoelmien rinnalla. Kirjaston tehtävä on myös säilyttää – emme voi seurata arvostelukyvyttömästi ajan muotivirtauksia ja poistaa paperimuotoisia aineistoja. Parhaimmillaan Einsteinin aikaansaannokset ja E-kirjat löytyvät kirjastosta. Tehtävien fokusointi ja henkilökunnan jaksaminen ovat asioita, joihin ylikirjastonhoitaja on kiinnittänyt huomiota. Projektikoulutuksemme alussa kirjasimme listan asioita, joista halutaan oppia lisää, toisen listan asioista mitä osaamme ja voimme opettaa muille. Listasimme myös parannusehdotukset.

Ylikirjastonhoitaja jakoi henkilökunnan kehittämisalueiden valinnan jälkeen ennakkoluulottomasti noin kolmen henkilön ryhmiin. Ryhmiä tuli kaikkiaan 15. Strategiaryhmä oli suurin, koska siinä oli edustajia jokaiselta osastolta. Ensimmäisellä kokouskerralla kouluttaja oli mukana evästämässä aloittavaa pienryhmää. Myöhemminkin hän tarvittaessa auttoi ryhmiä koko projektin ajan. Pienryhmillä oli vapaus ja vastuu oman palstansa kultivoinnissa. Oman projektisuunnitelman laatiminen oli ensimmäinen tehtävä. Liikkeelle lähtö ja pienryhmätyöskentely koettiin hyvänä asiana. Rikastavaa oli tutustua henkilöihin, joiden kanssa ei ennen ollut yhteistyötä. Keväisessä väliseminaarissa ryhmät esittelivät projektisuunnitelmansa ja aikaansaannoksensa. Kesän Kirke enimmäkseen lepäsi. Mielen pohjalla asiat hautuivat loma-aikaan. Kalenteriin piti saada taas yhteinen tapaamisaika silloin tällöin. Se ei ollut aina kovin helppoa. Projekti tehtiin muiden töiden ohessa.

Iloisia fläppitauluja väliseminaarista.

Pienryhmät keskittyivät tahoillaan hyvin monen asian suunnitteluun. Strategiaryhmä kokoontui ahkerasti. Toisaalla keskityttiin elektronisten aineistojen saatavuuden kehittämiseen. Asiakkuutta ja lähipalveluja nyt ja tulevaisuudessa mietti yksi ryhmä. Viestintä ja kirjaston imago ovat tärkeitä itsestäänselvyyksiä – silloin kun ne toimivat hyvin. Asiakkaina on tekniikan keskuskirjastossa myös satunnaiskävijöitä ja paljon ulkomaalaisia. Heille opasteet ja oikeankieliset tiedotteet ovat hyvinkin tärkeitä sokkeloisessa kirjastotalossamme. Yksi ryhmä pani hihat heilumaan, karsi ja järjesti kirjaston paperi-muotoisten kausijulkaisujen varaston. Laitteiden käyttö kerrattiin pienryhmissä ja talon sisäinen atk-koulutus alkoi. Turvallisuus ja ohjeistukset kartoitettiin. Toimintakulttuuria kehitettiin rahaliikenteestä henkilöstön työviihtyvyyteen. Me kaikki kirjastossa olemme asiakasta varten. Keskinäinen luottamus luo sujuvan yhteistyön, mikä taas on välttämättömyys työssään menestyvälle palvelulaitokselle. Historiaryhmä keräsi vanhat valokuvat ja dokumentit, teki haastatteluja, ja alkoi tallentaa dokumentteja tämän päivän tekniikalla.

Silmien avautuminen oli yksi tavoitteista. Paikallisia kehittämistarpeita, työprosesseja ja kirjaston strategiaa pohtineiden pienryhmien ryhmätyöt purettiin yhdessä. Jokainen ryhmä esitti yhteenvedon projektistaan ja projektin jatkosuunnitelmasta keskusteltiin. Ennen KIRKE-vuoden loppua kokoonnuimme loppuseminaariin. Olimme olleet joukolla mukana keräämässä aineistoa ja luomassa uutta kulttuuria. Se oli uudenlaista yhteistyötä eri osastojen välillä. Johtoryhmä jatkaa ylikirjastonhoitajan kanssa tästä uudistaessaan strategiaa. Kirjastomme etsii paikkaansa paremmuusjanalla … maailman huippuyliopistojen kirjastojen joukossa.