Alvarin kukkanen : Lainaustoimisto

Ari Muhonen

Kyllä Alvar Aalto oli viisas mies: loihan hän meille Otaniemen kauneimman työympäristön. Hän myös ymmärsi sijoittaa lainaustoimiston kirjaston tärkeimmälle paikalle yleisötilojen keskipisteeksi. Kirjastoon tultaessa lainaustoimisto on heti portaiden yläpäässä valmiina palvelemaan. Alvar näytti ymmärtäneen myös asiakkaita, sillä palvelu pelaa miltä suunnalta tahansa. Sen varmistaa lainaustoimiston hevosenkenkämäinen muoto. Puitteet työllemme ovatkin erinomaiset.

Lainaustoimiston tärkein tehtävä on asiakkaiden palvelu eli lähinnä lainausrutiinien hoito sekä neuvonta. Vaikka suuri osa asiakkaistamme osaakin itse paikantaa ja hakea tarvitsemansa materiaalin, aina on niitä, jotka kaipaavat apua. Myös kokoelmien hoito on kontollamme yhdessä hankintatoimiston kanssa. Tähän kuluu aikaa, sillä huolehdittavaa materiaalia on neljässä kerroksessa kaiken kaikkiaan runsaat 20 hyllykilometriä.

Asiakaspalvelu on vaativaa työtä. Tahdin määräävät asiakkaat, mikä välillä tuntuu stressaavalta. Kiireisenä aikana on jaksettava herkeämättä kiiruhtaa paikasta toiseen. On lainattava, palautettava, varattava, vastattava puhelimeen, paikannettava, myytävä ja ties mitä. Työ on rutiineistaan huolimatta kuitenkin monipuolista, sillä kahta samanlaista asiakasta tiedontarpeineen ei ole.

Kirjaston kiireet kulkevat käsikkäin korkeakoulun lukukausien kanssa, onhan kaksi kolmannesta käyttäjistämme teekkareita. Vilkkainta on keväällä helmi-huhtikuussa sekä syksyllä loka-marraskuussa. Näinä kuukausina kävijöitä on päivittäin toista tuhatta (kuva 1), jotka vievät mukaansa yhteensä viitisensataa lainaa (kuva 2). Kesä on rauhallisempaa, mutta lomat vievät työntekijät, ja jäljelle jäävillä on lähes yhtä kiireistä kuin talvella. Kaiken lisäksi paikan täyttävät turistit, joita tulee bussilasteittain ihailemaan Aallon arkkitehtuuria.

Lainaustoimistoa pyöritetään seitsemän hengen voimin. Me pidämme kirjaston auki arkisin kaksitoista tuntia päivässä ja lauantainakin seitsemän tuntia. Taakka on näin pienelle porukalle raskas, mutta onneksi me saamme apua kirjaston muiden toimistojen ihmisiltä. Parin tunnin tuuri lainauksessa on heille mukavaa vaihtelua omiin töihin. Samalla me saamme käyttöömme heidän asiantuntemuksensa luetteloinnista, kaukopalvelusta, hankinnasta ja muista kirjaston taustatoiminnoista.

Tekniikan kehittyminen on edesauttanut työtämme. Lainat voi nykyisin kuitata ulos ja palauttaa itsepalvelukoneella. Asiakkaat ovat myös oppineet uusimaan lainansa puhelimitse tai suoraan omalla mikrollaan. Toisaalta tekniikka on luonut uusia vaatimuksia: on tunnettava erilaiset mikrot, näyttöluettelot, CD-ROMit, Internetit. Kaiken tämän lisäksi vanhojen hyvien menetelmienkään (kortistot, abstraktiluettelot jne.) niksejä ei saa unohtaa.

Työmme tuskin vähenevät lähitulevaisuudessa. Rutiineja on kehitettävä, jotta palvelumme paranisi. Tätä olemmekin tehneet aika tavalla viimeisen vuoden aikana. Viimeisin suuri uudistuksemme oli lehtilainauksen liittäminen Teemu- järjestelmään. Näin asiakkaan kaikki lainat näkyvät koneelta. Samalla kirjojen ja lehtien lainauskäytännöt yhtenäistyivät. Olemme myös päässeet tiedon valtatielle, kun saimme tammikuussa lisämikron käyttöömme. Näin voimme pitää useita tietokantoja yhtaikaa auki, jolloin asiakkaan tarvitseman materiaalin paikannus onnistuu nopeasti tarvittaessa koko Suomen korkeakoulukirjastoista. Suunnittelun alla on myös sähköpostipalveluiden kehittäminen.

Työmme on haasteellista ja välillä varsin paineista. Tästä kaikesta me kuitenkin selviämme huumorilla. Meitä onkin kehuttu iloisuudestamme. Asiakaskontaktit ovat yleensä mukavia hetkiä, vaikka kiireessäkin. Parasta koko touhussa onkin asiakkaan vilpitön kiitos.

Kuva 1. Kirjaston kävijämäärä kuukausittain vuonna 1995.

Kuva 2. Kirjaston lainausmäärä kuukausittain vuonna 1995.