Kirjastolle ja arkistolle uusia tiloja
Timo Nevala
TKK:n päärakennuksen ja pääkirjaston väliseen tilaan rakennetaan kuluvan vuoden syys-lokakuussa uutta maanalaista arkistotilaa. Rakennus valmistuu erittäin keskeiselle paikalle ja on laajuudeltaan noin 400 m2, josta arkistolle on tulossa noin 250 m2. Pääkirjasto on saamassa uutta tilaa noin 150 m2. Tila tulee olemaan ensimmäinen arkistointitilanormit täyttävä säilytyspaikka. Uudisrakennus jää kokonaan maan alle, joten ulkoisesti maasto pysyy entisellään. Rakennus yhdistää kirjaston päätaloon huoltokäytävällä, jota on tarkoitus käyttää esim. kriisitilanteissa väestösuojaan siirryttäessä.
Uuteen tilaan on kaavailtu kirjaston ns. arkistokokoelmaa, joka muodostuu lähinnä korkeakoulussa julkaistuista tieteellisistä sarjoista ja kirjoista. Lisäksi tulee ns. harmaa kirjallisuus, jota on esim. erilaiset teekkarijulkaisut. Osastojen ja laboratorioiden julkaisemia painettuja sarjoja on tällä hetkellä noin 250. Kirjaston arkistokokoelma ei siis ole varsinainen arkisto.
Korkeakoulun arkisto
Teknilliselle korkeakoululle on laissa määritelty velvollisuus hoitaa arkistotoimensa eli määritellä syntyville ja saapuville asiakirjoille säilytysajat, hävittää määräajan säilytettäviksi päätetyt asiakirjat ja arkistoida pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Velvollisuus koskee paitsi paperimuotoisia myös muilla alustoilla olevia asiakirjoja ja asiakirjaluontoisia tietoja. Arkistossa säilytetään myöhempää tarvetta varten asiakirjoja, jotka syntyvät korkeakoulun toiminnan tuloksena. Asiakirjat ovat ainutkertaisia. Korkeakoulun 150-vuotisen historian alkuvuosilta aineistoa on säilynyt hyvin vähän. Muutot ja viime sotien tulipalot tuhosivat aineistoa huomattavasti. Keskeisimmät arkistossa säilytettävät asiakirjaryhmät ovat opiskelija-aineistot, joita on kattavasti 1870-luvulta nykypäivään.
Korkeakoulun kirjasto
Kirjaston tehtävänä on saattaa maailmanlaajuinen tekniikan alan tietovaranto hyötykäyttöön korkeakoululla. Kirjaston on huolehdittava, että korkeakoulun opiskelijoilla, tutkijoilla ja opettajilla on käytettävissään ajanmukaista ja ajantasaista tietoaineistoa, sekä tilat ja välineet niiden lukemista varten. Tilat pääkirjastossakin ovat rajalliset. Siksi ei ole järkevää säilyttää materiaalia, jolle ei ole korkeakoulussa käyttöä. Kokoelmilla ja niissä olevalla aineistolla on oma elämänkaarensa. Uudella aineistolla on suurin kysyntä ja sen on hyvä olla asiakkaan helposti tavoitettavissa. Vanhan materiaalin kokoelmia yhdistellään ja siihen kohdistuvan vähenevän kysynnän myötä siirretään suljettuun kellarivarastoon, josta lopuksi yhä harvemmin kysytty materiaali siirretään Kuopion Varastokirjastoon. Kuitenkin on myös materiaalia, josta ei luovuta. Tästä esimerkkinä on korkeakoulun oma julkaisutuotanto, sekä keskeiset tekniikan alan kausijulkaisujen vuosikerrat.
Yhteistä
Kirjasto ja arkisto kohtaavat opinnäytetöissä. Korkeakoulumme opinnäytetyöt säilytetään yhteistyössä. Vanhimmat opinnäytetyöt säilyvät yleensä osastojen kokoelmissa. Pääkirjastossa on saatavilla kaikki väitöskirjat ja korkeakoulun sarjajulkaisut, mutta diplomityöt säilytetään osastoilla. Yhteistä arkistolle ja kirjastolle on tiedon säilyttäminen ja tarjoaminen tuleville sukupolville järjestetyssä muodossa.
Eroavuudet
Kirjaston perustehtävä on hankkia maailmalla julkaistua tekniikan keskeisintä aineistoa kokoelmiin. Kirjastossa siis tehdään valintaa suuresta tietovarannosta. Asiakkaita palvellaan myös kaukolainaamalla eri puolilta maailmaa kirjastosta puuttuvaa materiaalia. Elektronisen tietoaineiston lisääntyessä paranee myös tiedon saatavuus TKK:n kampuksella. Teknillisen korkeakoulun kirjasto on avoin kaikille tietoa tarvitseville. Aukioloajat ovat pitkät, arkisin klo 8-21. Arkisto on avoinna lähinnä tutkijoille virka-aikana. Olennainen osa sen aineistosta koostuu pöytäkirjoista, sopimuksista, opinnäytetöistä, kun taas kirjastossa sen perinteisesti muodostavat kirjat ja kausijulkaisut ja nykyään yhä suuremmassa määrin myös elektronisen julkaisemisen tulokset.