KOKOELMIEN SELKIYTTÄMINEN

Sirkku Känsälä

Kirjaston painettujen kokoelmien sijoittelussa on tapahtunut muutamia näkyviä muutoksia parin viimeisen vuoden aikana. Vakituisesta kävijästä saattaa tuntua samalta kuin lähikaupassa hyllyjärjestelyjen jälkeen eli ”eihän täältä löydä mitään, kun tavarat eivät ole omilla paikoillaan”. Kokoelmasiirrot on kuitenkin tehty nimenomaan asiakasta ajatellen. Käytetyin aineisto on sijoitettu paraatipaikalle kirjaston toiseen kerrokseen ja vähemmän käytetty alempiin kerroksiin.

Kokoelmajärjestelyjen taustalla on monenlaisia syitä. Hankintojen myötä tietyt kokoelmat täyttyvät ja karsintaa ja siirtoja on välttämätöntä tehdä. Kokoelmien käyttöaste vaihtelee ja muuttuu. Toisilla aloilla julkaisut säilyttävät pitkäänkin ajankohtaisuutensa kun taas jonkin alan julkaisut vanhenevat nopeasti. Eri alojen painotus tutkimuksessa ja opetuksessa muuttuu ja kokonaan uusia alueita tulee mukaan. Myös julkaisujen muoto muuttuu. Siirtyminen painetuista julkaisuista elektronisiin on ollut hyvin voimakasta viime vuosina. Tämä näkyy erityisesti tieteellisten aikakauslehtien ja referaattijulkaisujen kohdalla.

Monografiat on nyt sijoitettu kirjastossa pääosin kolmeen kokoelmaan: hakuteoksiin ja kahteen kokoelmaan, joista saa lainoja. Lisäksi on vielä Slavican kirjat, jotka ehkä tullaan yhdistämään muihin lainattaviin kirjoihin, ja väitöskirjakokoelma. Yhdessä vaiheessa kirjastossa oli Slavican ja väitöskirjojen lisäksi neljä eri kirjakokoelmaa, joista annettiin lainoja. Nyt jäljellä on aktiivikäytössä olevien kirjojen kokoelma (B-kirjat) kirjaston toisessa kerroksessa ja harvoin käytettyjen kirjojen kokoelma (KEL-kirjat) suljetussa varastossa.

Ensimmäisessä kerroksessa sijainnut kirjojen avokokoelma (UK-kirjat) on karsittu ja säilytettäviksi valitut kirjat on sijoitettu joko toiseen kerrokseen tai suljettuun varastoon. Kyseisen kokoelman läpikäyminen ja muutosten tekeminen luettelotietokantaan oli aikamoinen urakka, koska niteitä kokoelmassa oli noin 29 000. Nykyiset kirjastojärjestelmät antavat hyvät mahdollisuudet kokoelmien käytön seuraamiselle ja siitä lähdettiin liikkeelle. Vuonna 2001 katsottiin, mitä kirjoja tästä kokoelmasta ei oltu lainattu viimeiseen viiteen vuoteen. Osoittautui, että 20 000 nidettä oli tällaisia ja ne otettiin ensiksi käsittelyyn. TKK:n opetus- ja tutkimusalaan kuuluvista tai muuten arvokkaiksi katsottavista kirjoista sijoitettiin yksi kappale suljetun varaston kokoelmaan. Muut julkaisut ja duplikaatit päätyivät Kuopioon Varastokirjastoon tai kirjaston kirpputorille. Loput 9 000 nidettä käytiin läpi tarkalla seulalla. Julkaisut, joita oli lainattu usein, varsinkin jos niitä oli useampia kappaleita, sijoitettiin toiseen kerrokseen . Satunnaisesti lainattuihin julkaisuihin sovellettin samoja periaatteita kuin ei viiteen vuoteen lainattuihin eli ne päätyivät joko suljettuun varastoon, Kuopioon tai kirpputorille. Syksyn 2002 kirpputorilla oli jo runsaaasti myytävää ja tämänkin vuoden marraskuussa pidettävälle kirpputorille kirjoja riittää, koska työ saatiin päätökseen keväällä 2003.

Neljäs lainattava kirjakokoelma on ollut niiden vanhojen kirjojen kokoelma, joita ei ole tallennettu kirjaston atk-pohjaiseen luetteloon. Nyt tämäkin kokoelma on saatu lähes läpikäytyä ja säilytettävä aineisto on tallennettu TEEMU-tietokantaan ja sijoitettu suljetun varaston kirjakokoelmaan.

Hakuteosaulassa kirjaston toisessa kerroksessa ovat sijainneet sekä viitetieto- ja tiivistelmäjulkaisut että muut hakuteokset kuten esim. käsikirjat ja standardit. Viitetieto- ja tiivistelmäjulkaisuista suuri osa oli 1990-luvulla käytettävissä CD-ROM-levyillä ja painettujen julkaisujen käyttö väheni. Viime vuosina vastaavat julkaisut ovat olleet käytettävissä tietokantoina elektronisen kampuskirjaston kautta. Tämä on johtanut painettujen referaattijulkaisujen käytön romahtamiseen ja tilausten lakkauttamiseen. Miksipä tulla kirjastoon käyttämään kömpelöä painettua referaattijulkaisua kun vastaava tieto löytyy omalta työasemalta paljon näppärämpiä hakutekniikoita käyttäen. Painettujen referaattijulkaisujen merkitys kirjaston henkilökunnan työvälineenä on vähentynyt samasta syystä. Niin päädyttiin referaattijulkaisujen ja muiden hakuteosten erottamiseen omiksi kokoelmikseen.

Viitetieto- ja tiivistelmäjulkaisut ovat sijaineet hakuteosaulassa aiheenmukaisesti luokiteltuina. Jokaisen luokan alussa on ollut ensin alan referaattijulkaisut ja sitten muut hakuteokset. Tästä järjestelystä päätettiin luopua referaattijulkaisujen osalta ja sijoittaa ne aakkoselliseen järjestykseen ensimmäiseen kerrokseen kirjoilta vapautuneille hyllyille. Muut hakuteokset, käsikirjat, ensyklopediat jne, säilytetään edelleen aiheenmukaisesti luokiteltuina toisessa kerroksessa. Referaattijulkaisuista tehtiin aakkosellinen listaus, jonka mukaan niitä a lettiin sijoittaa uudelle paikalle. Samalla karsittiin lyhyitä sarjoja ja tarpeettomiksi käyneitä julkaisuja. Näitäkin julkaisuja oltiin tilan puutteen takia jouduttu jo aikaisemmin sijoittaamaan hakuteosaulan lisäksi ensimmäiseen kerrokseen ja osittain myös sarjakokoelmiin. Nyt kaikki säilytettävät referaattijulkaisut saatiin kerätyksi yhteen paikkaa. Tämä työ tehtiin kesällä 2003.

Kun toisen kerroksen hakuteosaulasta siirrettiin pois referaattijulkaisut jäi sinne luonnollisesti tilaa paljon enemmän kuin loput hakuteokset vaativat. Samassa kerroksessa sijaitseva lainattavien kirjojen kokoelma taas oli viime vuosien monografiahankintojen johdosta täyttynyt ääriään myöten. Järjestyksen pito kokoelmassa ja uusien kirjojen sijoittaminen sinne oli käynyt hankalaksi. Niinpä päätettiin vaihtaa hakuteosten ja lainattavien kirjojen paikkoja keskenään. Koska oli kysymys kymmenientuhansien niteiden siirrosta, vaati operaatio huolellisesta ennakkosuunnittelua. Apua löytyi kirjastojärjestelmästä, josta saatiin selville eri hyllyluokkien koot ja nähtiin trendit, mitkä luokat ovat kasvussa ja missä kasvu on pysähtynyt. Tämän perusteella hyllyjen pohjakarttoihin ja hyllyjen reunoihin tehtiin merkinnät julkaisujen tulevasta sijoittelusta.

Referaattijulkaisujen fyysinen siirto tehtiin pääosin parin kesätyöntekijän ja parin vakituisen työntekijän toimesta. Oli kuitenkin selvää, että lainattavien kirjojen ja hakuteosten siirtoon tarvittaisiin enemmän työvoimaa. Koska aineisto on hyvin käytettyä, piti siirto saada tehtyä nopeasti, jotta siitä olisi mahdollisimman vähän haittaa asiakkaille. Siirto päätettiin tehdä koko henkilökunnan talkoilla sellaiseen aikaan kesästä, että asiakkaita olisi vielä aika vähän, mutta kirjaston henkilökunta olisi jo pääosin palannut kesälomalta. Ajankohdaksi valittiin 18. elokuuta alkava viikko. Huolellisen suunnittelun ja organisoinnin sekä ahkerien talkoolaisten ansiosta työ saatiin tehtyä puolessatoista päivässä. Asiakkaat pidettiin ajantasalla selkeillä hyllyjen päätymerkinnöillä ja tiedotuksella mm. kirjaston ulko-ovissa ja kotisivulla.

Kokoelmien siivous ja selkiyttäminen tulevat jatkumaan myös lehtien ja sarjajulkaisujen osalta parhaillaan työn alla olevan kirjaston kokoelmapolitiikan mukaisesti.

Samalla, kun julkaisujen paikkoja vaihdettiin, pyyhittiin hyllyitä vuosikausien pölyt. Syksy oli mukava aloittaa siisteissä ja selkeissä tiloissa. Asiakkaat eivät ole kokoelmien uusia paikkoja paljon kommentoineet, mutta ainakin henkilökunta on tyytyväistä. Kirjasto vaikuttaa entistä toimivammalta ja viihtyisämmältä