TKK:n kirjastojen työntekijöiden mielipiteet selvitettiin:
mitä ajatellaan pääkirjaston ja erilliskirjastojen välisestä yhteistyöstä
Jaana Marvia
Yhteistyön sujuminen ja palvelujärjestelmän toimiminen TKK:n hajanaisessa, toiminnoiltaan osittain pääkirjastoon keskitetyssä, erilaisten kirjastojen verkostossa on vaativa tehtävä. Pääkirjasto tekee yhteistyötä erilliskirjastojen kanssa entistä suunnitelmallisemmin. Kehittämisen pohjaksi tarvitaan tietoa: millaiset ovat kumppanin olosuhteet, näkemykset ja odotukset sekä yhteistyön nykytila. Yhteistyötä ei tehdä sen itsensä takia, vaan parempien palvelujen tuottamiseksi ja voimavarojen hyödyntämiseksi. Seuraavassa yhteenvetoa TKK:n kirjastojen työntekijöiden yhteistyötä koskevien mielipiteiden kartoituksesta.
Teknillisen korkeakoulun kirjastopalvelut on hajautettu pääkirjastoon ja erillisiin kirjastoihin laitoksille. Kirjastoverkostoon kuuluu pääkirjasto, kymmenen osastokirjastoa, kaksi erillislaitosten kirjastoa ja noin 20 sivutoimisesti hoidettu laboratoriokirjastoa (2003). Rakenne on syntynyt aikojen kuluessa korkeakoulun laajetessa. Erilliskirjastot kuuluvat hallinnollisesti omien yksikköjensä alaisuuteen. Pääkirjasto hoitaa keskitetysti useita palveluita, esim. luetteloinnin, luokituksen, kirjastojärjestelmän ylläpidon, opiskelijoiden kirjastonkäytön- ja tiedonhaun opetuksen. TKK:n kirjastot ovat tehneet yhteistyötä eri muodoissa ja sopineet tehtävien jaosta läpi olemassaolonsa.
Yhteistyötä koskevia mielipiteitä kartoitettiin erityisesti seuraavien kysymysten osalta: pääkirjaston ja erilliskirjastojen roolit ja työnjako verkostossa, nykytila, mahdolliset vaikeudet, parannusehdotukset ja toiveet sekä alakohtana tiedotus, neuvonta ja koulutus. Erilliskirjastojen työntekijöille lähetettiin maaliskuussa 2003 sähköpostitse kysely ja osaa (16/55) pääkirjaston työntekijöistä haastateltiin. Kyselylomakkeen kysymyksistä suuri osa oli avoimia. Haastattelut olivat etukäteen annetuista aiheista, mutta vapaasti eteneviä. Vastaukset saatiin 19 erilliskirjaston työntekijältä eli noin 2/3 erilliskirjastoista. Kate oli hyvä.
Seuraavassa joitakin poimintoja työntekijöiden omista lausumista:
Erilliskirjastot:
”En tiedä, kuinka koordinaatio toimii; sattumanvaraisesti vai jonkun suunnitelman mukaan.””Kirjastoissa on nyt yhtenevät hakutoiminnot ja lainaus/palautus systeemit, mutta asioiden hoito on varmaan hyvinkin kirjavaa. Erilliskirjastot poikkeavat kovasti toiminnaltaan pääkirjastosta ja koskaan niitä ei voi täysin yhtenäistää. Jokaisella erilliiskirjastolla on omat syyt toimia juuri niin kuin toimivat.”
”Kirjastoilla on pyrkimystä kehittää palveluita samansuuntaisesti.”
”Pääkirjaston toivon olevan se joka kertoo, mitä tulevaisuudessa tulee tapahtumaan. Lisäksi tarvitsemme myös tukea siihen, että menemme oikeaan suuntaan erilliskirjastoissa.”
”Suurissa hankkeissa kuten esim. tulevissa portaaliratkaisuissa pitäisi kysyä erilliskirjastojen näkemystä.”
”Toiminnan tulisi olla avointa sekä ulospäin että organisaation sisällä. Toivoisin pääkirjaston eri toimistojen ottavan huomioon hankkeissaan, miten asiasta kerrotaan TKK:n muille kirjastoille.”
”Käytännön pulmat syntyvät yleensä pienistä asioista, kuten kelle soittaa, kun tarvitaan lisää ID-tarroja kirjojen luettelointiin.”
”Uusiin oppimista vaativiin kirjastotöihin perehdyttäminen – joku pääkirjastossa perehtyy syvemmin aiheeseen ja antaa opetuksen sekä pääkirjastolle että erilliskirjastoille.”
”Tiedonhakua (koulutusta) aina tarvitsee ja ihan ruohonjuuritasolta.”
”Asiat lähtevät täällä laboratoriokirjastoissa monesti siitä, miten esimies suhtautuu kirjastoon ja sen hoitoon. Joillekin on riittävää se, että oma kirjasto on kunnossa, kirjat löytyvät ja lainat palautuvat ajallaan.”
Pääkirjasto:
”Yhteistyö rakentuu yhteiselle teknologialle.””On molempien etu, kun pääkirjasto esim. hallinnoi elektronisia aineistoja ja käyttöoikeudet hankitaan pääsääntöisesti koko kampukselle.”
”On tärkeää vaihtaa tietoja kurssikirjoista molemmin puolin, koska se on sellaista salapoliisityötä.”
”Kaukopalvelu toimii joustavasti erilliskirjastojen kanssa, koska voidaan käyttää heidän kokoelmiaan.”
”Yhteistä suunnittelua voitaisiin lisätä.”
”Puuttumisella voidaan tehdä hallaakin, täytyy kunnioittaa osastoa ja heidän valintojaan kirjastonsa suhteen.”
”Miten erilliskirjastojen työntekijät jaksavat, varsinkin yksin työskentelevät, taistella kirjastonsa puolesta ja minkälaista profiilia pitää yllä. Pääkirjaston pitäisi rummuttaa uusista asioista ja palveluista, jotta asiakkailla/osastoilla olisi ajanmukainen kuva kirjastosta.”
”Parempaan suuntaan on menty.”
”Erilliskirjastot ovat aika itsenäisiä.”
”Kirjastojen verkosto toimii osittain hyvin, se riippuu erilliskirjastojen henkilökunnan aktiivisuudesta, pääkirjaston kannalta yhteistyö on sujunut hyvin.”
Tulokset on raportissa esitelty erikseen erilliskirjastojen ja pääkirjaston osalta sekä vedetty yhteen johtopäätöksiksi. Erilliskirjastojen vastauksista erottautui yhteisiä toiveita, vaikka niissä oli vaihteluakin. Eniten palautetta antoivat suurimmat kirjastot. Vastaajat mieltävät kirjastojen TKK:lla muodostavan verkoston, jossa yksittäisillä kirjastoilla on myös erilaisia toimintatapoja. Erilliskirjastot keskittyvät ennen kaikkea omaan erityisalaansa sekä kehysorganisaationsa ja opiskelijoiden tukemiseen. Pääkirjaston rooliiin sisällytetään erilliskirjastojen tukeminen eri tavoin: tukeminen kirjastotoiminnan kehittämisessä ja suunnannäyttäminen keskitettyjen palvelujen, koulutuksen, neuvonnan jne. lisäksi. Työnjakoon ei esitetty suurempia muutoksia. Yksimielisesti pääkirjaston yksittäiseksi tehtäväksi nimettiin luettelointi. Kirjastojen henkilökunnan koulutusta toivottiin erityisesti tiedonhausta, kirjastojärjestelmästä ja elektronisista aineistoista. Vastaajat ehdottivat useita parannuksia ja ideoita yhteistyöhön, mm. yhteyshenkilöiden nimeäminen ja Intranet mainittiin.
Pääkirjaston työntekijöiden haastatteluissa tuli selvästi esille pääkirjaston vallitseva tapa olla yhteistyössä erilliskirjastojen kanssa ja myös yhteistyötä koskevia asenteita. Yhteistyössä noudatetaan varovaista ja harkitsevaa, mutta tarvittaessa joustavaa linjaa. Pääkirjasto harjoittaa yhteistyötä toimivaltansa rajoissa. Ongelmaksi koetaan erilliskirjastojen työntekijöiden vaihtuminen ja jossain määrin omien resurssien rajallisuus. Yhteistyön katsotaan sujuvan hyvin, jos kanssakäymistä on. Erilliskirjastojen aloitteisiin suhtaudutaan myönteisesti. Pääkirjaston rooliin ja työnjakoon esitettiin vain pieniä muutoksia. Haastatellut tarkastelivat yhteistyötä oman tehtäväalueensa kautta mainiten varsinkin neuvonnan, ohjeistuksen ja tiedotuksen sekä koulutuksenkin tietyin osin kuuluvan tehtäviinsä. Yhteistyötä tehdään paljon Voygerin puitteissa
Yhteistyössä ei ilmennyt suurempia ongelmia. Erilliskirjastojen ja pääkirjaston työntekijöiden näkemykset yhteistyöstä olivat melko yhteneväiset. Pääkirjasto voi tulosten pohjalta kehittää tiettyjä toimintojaan. Esimerkiksi erilliskirjastojen uusien työntekijöiden perehdyttäminen tulisi hoitaa suunnitelmallisem-min. Samoin neuvonnan organisointia voitaisiin hieman uudistaa. Pääkirjaston on toiminnassaan ja hankkeissaan huomioitava, miten asia liittyy erilliskirjastoihin ja miten siitä tiedotetaan erilliskirjastoille. Erilliskirjastot odottavat pääkirjaston kantavan vastuuta myös henkilökunnan koulutuksesta.
Pääkirjasto toivoo erilliskirjastoilta aktiivisuutta ja pelisääntöjen noudattamista. Yhteistä kirjastotoiminnan suunnittelua voitaisiin lisätä. Toimintatapojen koordinaation tarpeesta ja mahdollisuuksista kannattaa keskustella. Yhteisen teknologian hyödyntäminen, kuten kirjastojärjestelmän eri mahdollisuuksien, on tärkeää. Pääkirjaston on otettava huomioon erilliskirjastojen ja niiden työntekijöiden erilaisuus. Esimerkiksi sivutoimiset kirjastovirkailijat, joilla ei ole alan koulutusta, olisi hyvä saada mukaan kirjastoyhteistyöhön. Yhteistyötä voisi parantaa, jos pääkirjasto tuntisi vielä paremmin erilliskirjastojen työtä ja toimintaympäristöä. Pääkirjaston tuntemus erilliskirjastojen piirissä ei ilmeisesti kaikin osin ole riittävä. Yhteistyön ensimmäinen edellytys on luottamus, jota nykyistä selkeämpi toimivallan ja yhteistyövelvoitteiden määrittely voisi lisätä.
Selvityksen tulokset antavat suuntaa ja toteuttamiskelpoisia ideoita yhteistyön sekä pääkirjaston oman toiminnan kehittämiseksi.
Raportti julkaistaan kirjaston www-sivulla pdf-muodossa.