Kaukopalvelusta

Ari Muhonen

Kirjastot kartuttavat kokoelmiaan, jotta ne voisivat tarjota käyttäjilleen mahdollisimman paljon heille soveltuvaa aineistoa. Aivan kaikkea ne eivät kuitenkaan voi hankkia. Kun jotain olennaista puuttuu, kaukopalvelu tulee apuun.

Kaukopalvelu on käsikirjan mukaan ”… kirjastojen ja tietopalveluyksiköiden välistä lainaus- ja jäljennepalvelutoimintaa.” Tällaiseen määritelmään on monta syytä. Tärkein niistä on vastuu. Tilaajakirjasto on vastuussa ” … lainan sääntöjen mukaisesta käytöstä ja palautuksesta, maksujen suorittamisesta ja kadonneen tai vahingoittuneen aineiston korvaamisesta antajakirjastolle” (1).

Ennen Internetiä kirjastojenvälisyys oli muutenkin välttämätöntä. Aineistojen saatavuudesta ei ollut yleisesti käytettävissä olevaa tietoa, sillä kokoelmaluettelot olivat joko kortistoina tai paikalliskäytössä olevassa tietokannassa. Tuolloin oli kätevintä luoda verkosto, jossa suuret, eri tieteenalojen keskuskirjastot toimivat solmukohtina. Näillä oli omat laajat kokoelmat sekä hyvät kansainväliset yhteydet.

Kaukopalvelu on perinteisesti ollut hyvin säädeltyä toimintaa. Kansainväliset periaatteet luotiin 1970-luvulla ja näihin perustuvat kotimaiset säännöt 1980-luvun puolivälissä. Säännöillä haluttiin taata yhtenäiset toimintatavat ja sitä kautta koko järjestelmän toimivuus. Niihin sisältyivät esimerkiksi vaatimukset hyväksyttyjen lomakkeiden ja tilausmuotojen sekä ohjeiden ja koodien mukaisten yhteydenpitotapojen käytöstä. Säännökset pakottivat myös asiakkaat toimimaan tietyllä tavalla. Tilaus piti tehdä määrämuotoisena ja yleensä jättää itse omaan kotikirjastoon. Koska toiminta kuitenkin oli maksutonta, tilauksia tehtiin paljon.

Muutos

Kaukopalvelumaksut otettiin käyttöön valtioneuvoston päätöksellä 1992. Tilausten määrä romahti ja kesti useita vuosia ennen kuin ne lähtivät jälleen kasvuun. Mutta tuolloin törmättiin jo toiseen suureen muutokseen, Internetiin. Kirjastot saivat kokoelmatietokantansa verkkoon kaikkien nähtäville. Keskuskirjastojen merkitys väheni, kun kirjastot alkoivat lähettää aineistotilauksensa suoraan sinne, missä aineisto oli saatavilla.

Elektronisten aineistojen, etenkin tieteellisten lehtien yleistyminen 1990-luvun loppupuolella merkitsi kuitenkin kaikkein suurinta muutosta kaukopalveluun. Artikkelitilausten määrä väheni, koska kirjastojen omissa kokoelmissa olikin paljon aiempaa enemmän materiaalia saatavilla. Toisaalta yritykset saivat itse hankittua aineistoja, jolloin niiden kaukopalvelutarve pieneni. Tämä on pienentänyt voimakkaasti esimerkiksi TKK:n kirjaston saamien tilausten määrää.

Palvelukin on muuttunut. Asiakkaasta on tullut kuningas, jonka toiminnalle ei enää aseteta juurikaan vaatimuksia. Asiakkaat löytävät netistä viitteitä, jotka he lähettävät sähköpostilla kaukolainaukseen, yleensä editoimattomina. Kaukopalvelun tehtäväksi jää selvittää, mitä viite tarkoittaa ja mistä sen saa käsiinsä. Silti tilaus pitää käsitellä nopeasti, mieluiten samana päivänä. Asiakkaalle tämä on merkinnyt palvelun paranemista.

Kaukopalvelun tärkeydestä

Viime vuosien laskevasta kehityksestä huolimatta kaukopalvelulla on edelleen tulevaisuus. Mikään kirjasto ei kykene hankkimaan kaikkia asiakkaidensa tarvitsemia tiedonlähteitä suoraan kokoelmiinsa. Silloin kaukopalvelu on ainoa vaihtoehto. Sen onkin oltava osa kirjaston kokoelmapolitiikkaa ja on miellettävä kokoelmien täydentäjäksi. Kaukopalvelulla on edelleen myös yhteiskunnallinen merkityksensä. Se toimii yhtenä kulmakivenä kansalaisten yleisessä tietohuollossa ja takaa tasa-arvon kansalaisten tiedonsaannissa.

Kaukopalvelu on ajankohtainen asia myös valtakunnallisella tasolla. Yliopistokirjastojen Linnea2-konsortio perusti viime kesänä kaukopalvelun selvitystyöryhmän. Sen tehtävinä ovat kaukopalvelun nykytilan kartoittaminen, muiden maiden tilanteeseen tutustuminen, tulevaisuuden tavoitteiden määrittely sekä mahdollisten kaukopalvelutyön avuksi soveltuvien ohjelmien kartoitus. Ryhmä koostuu sekä kirjastonjohtajien että kaukopalvelun asiantuntijoiden edustajista ja sen on määrä saada raporttinsa valmiiksi maaliskuun 2005 loppuun mennessä. Myös eri kirjastosektorien neuvostojen työvaliokunnat keskustelivat kaukopalvelusta yhteiskokouksessaan lokakuussa hyvin myönteisessä hengessä. Konkreettisiin toimiin päästään varmasti tulevan talven kuluessa.

Kaukopalvelu on hyvin perinteistä kirjastotoimintaa. Mikään toiminto ei kuitenkaan saa olla itsestäänselvyys. Sen elinmahdollisuuksia pitää kehittää parantamalla tuotetta. Tilauksen teko pitää saada helpoksi; parasta olisi, jos se voisi tapahtua netissä yhdellä hiiren klikkauksella ilman erillisen lomakkeen täyttöä. Toimituksen pitää olla nopeaa, siksi työvaiheet pitää minimoida ja antaa koneiden hoitaa rutiinit. Tämä edellyttää asiakas-toimisuuden kasvattamista.

Ennen kaikkea kaukopalvelu pitäisi saada maksuttomaksi tilaajalle. Vasta tällä tavalla kaukolaina on aidosti rinnakkainen vaihtoehto oman kokoelman käytölle. Koska mikään ei ole oikeasti ilmaista, olisi löydettävä keinot kustannusten kattamiseksi. Ehkä osa hankintarahasta voitaisiin ohjata vähän käytetyn aineiston tilaamisen sijasta ”kaukopalvelutileille”, jolloin TKK:n henkilökunta ja opiskelijat voisivat tilata tietyn määrän kaukolainoja maksutta. Vasta suuremmista määristä pitäisi maksaa. Tämä voisi olla kirjastolle ja korkeakoululle kokonaistaloudellisesti edullista.

LÄHDE

Sitari, Kaija: Kotimaisen kaukopalvelun käsikirja. http://pandora.lib.hel.fi/kaukopal/kasikirja/cover.html. Viitattu 24.11.2004.