Jaana Kersalo
Onko tiimityöskentelystä apua organisaatiota kehitettäessä,
mitkä ovat sen hyödyt ja sudenkuopat? Suunnittelija
Riitta Töllikkö Koulutuskeskus Dipolista on luennoinut
muutaman kerran kirjastomme henkilökunnalle tiimeistä.
Halusimme kuulla, mitä mieltä hän todella on. Mistä
tiimeissä on kysymys, viimeisimmästä muodikkaasta
organisaatio-opista vai mistä?
Kuulimme, että tiimeistä on puhuttu jo vuosia. Kun Riitta
Töllikkö työskenteli 90-luvun alussa Englannissa,
tiimityö oli jo silloin varsin vahvasti esillä muualla
Euroopassa. Töllikkö tuli Dipoliin reilut kolme vuotta
sitten. Tiimityöajattelu alkoi juuri silloin levitä
Suomessakin. Tiimityökoulutus on ollut oikeastaan vain sivuharrastus
Töllikön koko työkentässä. Koulutuksen
kysyntä on kuitenkin lisääntynyt. Näyttää
siltä, että työntekijöiden vuorovaikutustaidot
tulevat tulevaisuudessa olemaan keskeinen tekijä alalla kuin
alalla. Itse hän on tiimeistä innostuneempi kuin koskaan:
ne ovat avuksi uuden tiedon ja ideoiden luomisessa.
* Toimit tiimityöskentelyn kouluttajana?
Kyllä, koulutusta se pääasiassa on. Liitämme
Dipolin omiin pitkiin kursseihin usein tietyn ryhmätyöosuuden
ja yhteistoiminnan oppimista käsittelevän osuuden. Olen
myös jonkin verran kouluttanut tilaustyönä erityyppisiä
organisaatioita, palvelualan-, tuotanto - ja asiantuntijatiimejä.
* Miksi jonkin laitoksen, esimerkiksi kirjastomme, kannattaisi
tehdä työtä tiimeissä?
Jotta selviydyttäisiin työstä, prosesseista ja
asiakkaiden odotuksista - siinä tiimityö useimmiten
auttaa. Se on erittäin hyvä työkalu varsinkin asiakaspalveluprosesseissa.
Yleisesti ottaen työ muuttuu yhä moniulotteisemmaksi,
monimutkaisemmaksi, tulee isompia ongelmia, ja pienemmällä
porukalla pitäisi selvitä. Yhteistyö auttaa, antaa
henkireiän ja on ihmisiä joiden kanssa voi viihtyä
työssä.
* Ryhmätyöhän on osa työtä nykyisinkin?
Niin on useimmiten. Tiimityö perustuu vanhaan ryhmätyöhön.
Mutta tiimeissä käytetään tietoisesti hyväksi
porukkaa, johon kuuluvilla on erilaista osaamista. Nähdään
vaivaa ja opetellaan yhdessä työskentely ja vuorovaikutustaitoja.
Se on ryhmätyön tehokkaampaa käyttöä
ja sitä kautta voi taitoja oppia. Työ tulee hauskemmaksi,
palkitsevammaksi ja tehokkaammaksi. - Jokainen organisaatio ja
yritys luo itselleen sellaiset tiimit kuin heille sopii. Silloin
onnistutaan parhaiten.
* Miten lähdetään liikkeelle ja miten organisaatio
löytää oman tapansa toimia tiimeissä?
Lähdetään liikkeelle kartoittamalla historiaa.
Miten esimerkiksi kirjasto on syntynyt, mikä sen tehtävä
on? Minkälaista meillä tällä hetkellä
on? Tutkaillaan omaa yrityskulttuuria. Miten me nyt toimimme,
minkälaisia edellytyksiä meillä olisi toimia tiimeinä?
Miten ihmiset kohtelevat toisiaan? Miten meillä palkitaan?
Missä olemme hyviä, mitä voisimme oppia, mitä
lisäarvoa tiimit voisivat tuoda? Jos löytyy hyviä
syitä, silloin kannattaa perustaa tiimejä. Minusta on
hyvin tärkeää miettiä, minkälaisessa
organisaatiossa ollaan ottaen huomioon historia.
* Muodollisuus - epämuodollisuus?
Käyttäisin mieluummin sanaa kurinalaisuus. Olen sitä
mieltä, että tiimityö on kurinalaista. Siinä
pitää olla selkeät päämäärät,
tavoitteet ja toimintatavat. Käsitteet pitää olla
kaikille selvät. Jotta tiimien kokouksista selvittäisiin
tai jotta ne olisivat tehokkaita, täytyy ne suunnitella huolellisesti,
aikatauluttaa ja kirjata ylös mitä sovittiin. Yhdessä
päätetään miten toimitaan. Ei se silloin tule
niin muodolliseksi. Tiimityössä on hauskoja puolia,
siinähän pyritään siihen, että ihmiset
viihtyvät työssä. Ei se työntekoa helpommaksi
tee, yhtä paljon joutuu töitä tekemään.
* Onko mielestäsi parempi, että ihmiset hakeutuvat
tiimeihin vapaaehtoisesti vai että heidät määrätään
niihin?
Se riippuu tapauksesta. Onko ideana, että koko organisaatio
muuttuu tiimiorganisaatioksi. Silloin tiimit muodostuvat eri prosesseihin
osallistuvista. Valinnanvara on aika pieni, sillä tietyt
ihmiset hoitavat tiettyjä tehtäviä. Mutta jos tarkoitus
on perustaa tiettyyn projektiin liittyviä lyhytaikaisempia
tiimejä, henkilöt voivat osittain valikoitua niihin
tai nimetään asiantuntijat, jotka tarvitaan. Sitten
voi olla kehittämistiimejä, jotka kootaan vielä
enemmän vapaaehtoispohjalta.
* Kaikki eivät pysty tai halua työskennellä
tiimeissä? Pitääkö se sallia?
Kyllä, ketään ei voi pakottaa. Ainakin se pitää
muistaa, että ihmiset siirtyvät uuteen eri tahdissa,
toiset hitaammin. Hyvässä lykyssä toivottomaksi
koettu tapaus saattaa pikku hiljaa tulla mukaan.
* Miten helposti mittarit löytyvät ja miten tärkeänä
pidät niitä?
Erittäin tärkeänä ja niitä on hyvin vaikea
löytää. Tapausselostuksista huomaa, että tiimillä
pitää olla tietty syy ja tavoite, ja seuraavaksi tärkeimpänä
asiana koetaan mittarit. Ne motivoivat: tiedätte oletteko
edenneet vai ette. Asiantuntijatiimeissä pelkästään
rahallinen tulos ei voi olla mittari. Tarvitaan pehmeämpiä
mittareita, esimerkiksi asiakastyytyväisyys, jota sitäkin
voi mitata hyvin tai huonosti.
* Entä henkilökohtainen onnistuminen ja vastuu?
Ei niitä suljeta pois. Tiimin tehtävä on löytää
ne alueet, jotka kaikkien on pakko osata, sen jälkeen jokaisella
on oma roolinsa ja asiantuntemuksensa tiimissä. Tiimin pitäisi
tarjota edellytykset sille, että jokainen voi antaa tiimille
oman osaamisensa.
* Onko tiimityöskentely yhtä kokousta vaan?
Se vaarahan asiassa on. Asiantuntijatyötä tekevä
joutuu helposti useampaan tiimiin. Siinä pitää
olla tarkkana, kun organisaatiota ryhdytään muovaamaan,
ettei ihmisiä hyppyytetä monissa tiimeissä. Muuten
menee idea ja sen hyödyntäminen. Eihän kukaan voi
paneutua moneen porukkaan samalla tavalla.
* Johtajuus tiimissä, sekö johtaa jolla on kantavin
ääni?
Joskus näinkin käy! Johtajuus riippuu tiimin luonteesta.
Ideaalimalli on se, että nykyinen esimies laittaa tiimin
käyntiin, katsoo että suunta on oikea, motivoi ja innostaa
ja pikkuhiljaa siirtyy jäseneksi muiden joukkoon. Käyntiinpääsemiseksi
tarvitaan ymmärtävää johtamista. Sitten voidaan
edetä miten edetään, jaetaan johtajuutta tai pyritään
itseohjautuvuuteen. Johtajan tehtäviä voidaan jakaa.
Opitaan päätöksentekotaitoja, niin ettei kaikkea
tarvitse kysyä. Kun mittarit on luotu, tiedetään
mihin suuntaan mennään. Johtaminen on enemmän konsultoivaa
ja tukevaa johtamista sen jälkeen.
* Vastuu on ylimmällä johdolla joka tapauksessa?
Niin on, siitähän ei pois päästä.Tiimi
tekee itse minkä voi ja sen jälkeen vastuu on johdon.
Trendi on, että yritykset, joissa toteutetaan tiimiorganisaatiota,
tähtäävät itseohjautuviin tiimeihin. Silloin
ei enää tarvittaisi nykyisenkaltaista välijohtoa.
Heidän tehtäväkenttänsä muuttuu. Johtajuutta
sinänsä tarvitaan tiimiorganisaatiossa.
* Miksi tiimi tai tiimityön idea voi epäonnistua?
Monestakin syystä. Keskeisin syy, jonka minä olen kokenut
on se, että johto ei ole lähtenyt mukaan. Tämähän
vaatii nykyiseltä ylimmältä johdolta todella vahvaa
sitoutumista. Ja sitä että johto pyrkii luomaan puitteet,
jotka kannustavat tiimityöskentelyä eikä yksilötyöskentelyssä
pysymistä. Luodaan sellaiset puitteet, että tiimityöllä
on edes mahdollisuuksia onnistua. Annetaan tiimeissä tarvittavia
valtuuksia ja vastuita.
Toisaalta saatetaan lähteä hätiköiden liikkeelle.
Tiimityöhön siirtyminen on hyvin hidas prosessi. Siinä
pitää edetä pienin askelin, koska useimmiten on
niin isoista muutoksista kysymys. Ylipäänsä pitää
hyvin suunnitella ja pohjustaa, ottaa ihmiset mukaan ja sitouttaa.
Siirtymiseen menee mielestäni vuosia. Aloittaa voi nopeamminkin.
Mutta kannattaa puhua ihan realistisesti, että tämä
on vasta menoa tiimityöhön. Kirjastossakin voidaan lähteä
liikkeelle yhdellä tiimillä. Katsotaan, miltä se
tuntuu, opitaan ja sitten houkutellaan muut mukaan, jos se tuntuu
hyvältä ratkaisulta.
* Mitä muita ongelmia voi tulla esille?
Tiimityöskentelyn aikana voidaan törmätä sellaiseen
karikkoon, että tiimistä tulee itseriittoinen solu.
Pyöritään vaan omassa tiimissä ja unohdetaan
muu organisaatio. Viestinnästä pitää siten
sopia heti aluksi. Tai samanlaista työtä tekevät
tiimit voivat ryhtyä kilpailemaan keskenään. Se
ei ole tiimityön tarkoitus, vaan yhteen hiileen puhaltaminen.
Joskus taas tiimiä perustettaessa sille heitetään
yhtäkkiä vastuu isoista asioista, vaikka ihmisillä
ei ole valmiutta esimerkiksi päätöksentekoon. Nämä
ovat koulutuksen puutteesta johtuvia karikoita.
Pieleen menneitä tapauksia ovat myös sellaiset, että
oikeastaan ei ole tapahtunut mitään. On vain puhuttu
tiimeihin siirtymisestä. Sama porukka samalla osastolla on
merkitty tiimiksi, sitä on johdettu samalla tavalla kuin
aina ennenkin. Eihän se ole mitään muutosta.
* Jos toteutus jää kesken?
Riippuu johdosta; jos johdolla on realistinen näkemys, jos
se näkee, että siirtyminen vie aikaa, mutta kuitenkin
uskoo sen hyödyllisyyteen ... Välillä tyssää
ja menee huonommin ja välillä taas paremmin. Sellaista
menestyvää tiimiä, joka jatkuvasti vaan menestyy,
tulee paremmaksi ja paremmaksi, ei ole olemassa. Tiimityötä
ei voi mitata tyyliin "tiimi on tätä, tätä
ja tätä". Silloin kyllä useimmiten petytään.
Mielestäni kannattaa muistaa, että yhdessä olemme
rakentamassa omaa organisaatiotamme. Mittaamme sitä niillä
välineillä, jotka sopivat meille. Olemme hyviä
jossakin, toisissa asioissa pikkuhiljaa kehitymme, joku asia ei
sovi meille.
* Mikä tiimityöskentelyssä on parasta?
Se on henkilökohtainen asia. Itse ajattelen, että tiimityö
antaa toivoa. Minä voin oppia koko ajan jotain ja pystyn
vaikuttamaan omaan työhöni. Harvassa paikassa ihmiset
haluaisivat takaisin entisen organisaatiomallin. Organisaatioissa
on aina koettu, että viestintä on pullonkaula. Tieto
ei kulje. Tiimityöhän perustuu äärettömän
paljon viestintään. Se on tärkeä viestinnän
väline, ja tiimien välinen viestintä tulee järjestää.
Pyritään siihen, että viesti kulkee, koska toiminta
on vuorovaikutusta. Monelle tulee se tunne, että nyt tietää,
mitä tehdään ja mitä tapahtuu.
* Jos päätetään, ettei mennäkään
tiimityöhön? Olisiko se epäonnistuminen?
Ei, jos kaikki ovat sitä mieltä, että se ei ole
hyvä tapa toimia. Ei tiimityö käy kaikkialla. Voihan
tiimityön hyviä puolia soveltaa, vaikka ei puhuttaisikaan
tiimityöstä. Joka tapauksessahan työpaikan eri
ryhmien on kehitettävä keskinäistä kanssakäymistään
ja yhteistyötaitojaan.
Minusta tuntuu, että vihdoinkin ilmassa alkaa olla sellaisia
tuulia, että henkilöstö otetaan vakavasti ja sen
eteen ryhdytään tekemään työtä.
Ihmisistähän menestys on kiinni. Työntekijää
ei voi käyttää loppuun ja ottaa uutta tilalle,
vaan henkilöstöä pitää kouluttaa, uudistaa
ja antaa ihmisille mahdollisuuksia. Tiimi on hyvä väline.
* Mistä tietoa tiimityöskentelystä?
Parhaita oppaita ovat lehtijutut, joissa kerrotaan, mitä
eri yrityksissä on tehty. Tiimityöstä ei ole olemassa
yhtä ainoaa mallia, jota voisi aina soveltaa.