Edellinen Seuraava Ylös

Tiimit, viimeinen villitys?

Jaana Kersalo

Onko tiimityöskentelystä apua organisaatiota kehitettäessä, mitkä ovat sen hyödyt ja sudenkuopat? Suunnittelija Riitta Töllikkö Koulutuskeskus Dipolista on luennoinut muutaman kerran kirjastomme henkilökunnalle tiimeistä. Halusimme kuulla, mitä mieltä hän todella on. Mistä tiimeissä on kysymys, viimeisimmästä muodikkaasta organisaatio-opista vai mistä?

Kuulimme, että tiimeistä on puhuttu jo vuosia. Kun Riitta Töllikkö työskenteli 90-luvun alussa Englannissa, tiimityö oli jo silloin varsin vahvasti esillä muualla Euroopassa. Töllikkö tuli Dipoliin reilut kolme vuotta sitten. Tiimityöajattelu alkoi juuri silloin levitä Suomessakin. Tiimityökoulutus on ollut oikeastaan vain sivuharrastus Töllikön koko työkentässä. Koulutuksen kysyntä on kuitenkin lisääntynyt. Näyttää siltä, että työntekijöiden vuorovaikutustaidot tulevat tulevaisuudessa olemaan keskeinen tekijä alalla kuin alalla. Itse hän on tiimeistä innostuneempi kuin koskaan: ne ovat avuksi uuden tiedon ja ideoiden luomisessa.


* Toimit tiimityöskentelyn kouluttajana?

Kyllä, koulutusta se pääasiassa on. Liitämme Dipolin omiin pitkiin kursseihin usein tietyn ryhmätyöosuuden ja yhteistoiminnan oppimista käsittelevän osuuden. Olen myös jonkin verran kouluttanut tilaustyönä erityyppisiä organisaatioita, palvelualan-, tuotanto - ja asiantuntijatiimejä.

* Miksi jonkin laitoksen, esimerkiksi kirjastomme, kannattaisi tehdä työtä tiimeissä?

Jotta selviydyttäisiin työstä, prosesseista ja asiakkaiden odotuksista - siinä tiimityö useimmiten auttaa. Se on erittäin hyvä työkalu varsinkin asiakaspalveluprosesseissa. Yleisesti ottaen työ muuttuu yhä moniulotteisemmaksi, monimutkaisemmaksi, tulee isompia ongelmia, ja pienemmällä porukalla pitäisi selvitä. Yhteistyö auttaa, antaa henkireiän ja on ihmisiä joiden kanssa voi viihtyä työssä.

* Ryhmätyöhän on osa työtä nykyisinkin?

Niin on useimmiten. Tiimityö perustuu vanhaan ryhmätyöhön. Mutta tiimeissä käytetään tietoisesti hyväksi porukkaa, johon kuuluvilla on erilaista osaamista. Nähdään vaivaa ja opetellaan yhdessä työskentely ja vuorovaikutustaitoja. Se on ryhmätyön tehokkaampaa käyttöä ja sitä kautta voi taitoja oppia. Työ tulee hauskemmaksi, palkitsevammaksi ja tehokkaammaksi. - Jokainen organisaatio ja yritys luo itselleen sellaiset tiimit kuin heille sopii. Silloin onnistutaan parhaiten.

* Miten lähdetään liikkeelle ja miten organisaatio löytää oman tapansa toimia tiimeissä?

Lähdetään liikkeelle kartoittamalla historiaa. Miten esimerkiksi kirjasto on syntynyt, mikä sen tehtävä on? Minkälaista meillä tällä hetkellä on? Tutkaillaan omaa yrityskulttuuria. Miten me nyt toimimme, minkälaisia edellytyksiä meillä olisi toimia tiimeinä? Miten ihmiset kohtelevat toisiaan? Miten meillä palkitaan? Missä olemme hyviä, mitä voisimme oppia, mitä lisäarvoa tiimit voisivat tuoda? Jos löytyy hyviä syitä, silloin kannattaa perustaa tiimejä. Minusta on hyvin tärkeää miettiä, minkälaisessa organisaatiossa ollaan ottaen huomioon historia.

* Muodollisuus - epämuodollisuus?

Käyttäisin mieluummin sanaa kurinalaisuus. Olen sitä mieltä, että tiimityö on kurinalaista. Siinä pitää olla selkeät päämäärät, tavoitteet ja toimintatavat. Käsitteet pitää olla kaikille selvät. Jotta tiimien kokouksista selvittäisiin tai jotta ne olisivat tehokkaita, täytyy ne suunnitella huolellisesti, aikatauluttaa ja kirjata ylös mitä sovittiin. Yhdessä päätetään miten toimitaan. Ei se silloin tule niin muodolliseksi. Tiimityössä on hauskoja puolia, siinähän pyritään siihen, että ihmiset viihtyvät työssä. Ei se työntekoa helpommaksi tee, yhtä paljon joutuu töitä tekemään.

* Onko mielestäsi parempi, että ihmiset hakeutuvat tiimeihin vapaaehtoisesti vai että heidät määrätään niihin?

Se riippuu tapauksesta. Onko ideana, että koko organisaatio muuttuu tiimiorganisaatioksi. Silloin tiimit muodostuvat eri prosesseihin osallistuvista. Valinnanvara on aika pieni, sillä tietyt ihmiset hoitavat tiettyjä tehtäviä. Mutta jos tarkoitus on perustaa tiettyyn projektiin liittyviä lyhytaikaisempia tiimejä, henkilöt voivat osittain valikoitua niihin tai nimetään asiantuntijat, jotka tarvitaan. Sitten voi olla kehittämistiimejä, jotka kootaan vielä enemmän vapaaehtoispohjalta.

* Kaikki eivät pysty tai halua työskennellä tiimeissä? Pitääkö se sallia?

Kyllä, ketään ei voi pakottaa. Ainakin se pitää muistaa, että ihmiset siirtyvät uuteen eri tahdissa, toiset hitaammin. Hyvässä lykyssä toivottomaksi koettu tapaus saattaa pikku hiljaa tulla mukaan.

* Miten helposti mittarit löytyvät ja miten tärkeänä pidät niitä?

Erittäin tärkeänä ja niitä on hyvin vaikea löytää. Tapausselostuksista huomaa, että tiimillä pitää olla tietty syy ja tavoite, ja seuraavaksi tärkeimpänä asiana koetaan mittarit. Ne motivoivat: tiedätte oletteko edenneet vai ette. Asiantuntijatiimeissä pelkästään rahallinen tulos ei voi olla mittari. Tarvitaan pehmeämpiä mittareita, esimerkiksi asiakastyytyväisyys, jota sitäkin voi mitata hyvin tai huonosti.

* Entä henkilökohtainen onnistuminen ja vastuu?

Ei niitä suljeta pois. Tiimin tehtävä on löytää ne alueet, jotka kaikkien on pakko osata, sen jälkeen jokaisella on oma roolinsa ja asiantuntemuksensa tiimissä. Tiimin pitäisi tarjota edellytykset sille, että jokainen voi antaa tiimille oman osaamisensa.

* Onko tiimityöskentely yhtä kokousta vaan?

Se vaarahan asiassa on. Asiantuntijatyötä tekevä joutuu helposti useampaan tiimiin. Siinä pitää olla tarkkana, kun organisaatiota ryhdytään muovaamaan, ettei ihmisiä hyppyytetä monissa tiimeissä. Muuten menee idea ja sen hyödyntäminen. Eihän kukaan voi paneutua moneen porukkaan samalla tavalla.

* Johtajuus tiimissä, sekö johtaa jolla on kantavin ääni?

Joskus näinkin käy! Johtajuus riippuu tiimin luonteesta. Ideaalimalli on se, että nykyinen esimies laittaa tiimin käyntiin, katsoo että suunta on oikea, motivoi ja innostaa ja pikkuhiljaa siirtyy jäseneksi muiden joukkoon. Käyntiinpääsemiseksi tarvitaan ymmärtävää johtamista. Sitten voidaan edetä miten edetään, jaetaan johtajuutta tai pyritään itseohjautuvuuteen. Johtajan tehtäviä voidaan jakaa. Opitaan päätöksentekotaitoja, niin ettei kaikkea tarvitse kysyä. Kun mittarit on luotu, tiedetään mihin suuntaan mennään. Johtaminen on enemmän konsultoivaa ja tukevaa johtamista sen jälkeen.

* Vastuu on ylimmällä johdolla joka tapauksessa?

Niin on, siitähän ei pois päästä.Tiimi tekee itse minkä voi ja sen jälkeen vastuu on johdon.

Trendi on, että yritykset, joissa toteutetaan tiimiorganisaatiota, tähtäävät itseohjautuviin tiimeihin. Silloin ei enää tarvittaisi nykyisenkaltaista välijohtoa. Heidän tehtäväkenttänsä muuttuu. Johtajuutta sinänsä tarvitaan tiimiorganisaatiossa.

* Miksi tiimi tai tiimityön idea voi epäonnistua?

Monestakin syystä. Keskeisin syy, jonka minä olen kokenut on se, että johto ei ole lähtenyt mukaan. Tämähän vaatii nykyiseltä ylimmältä johdolta todella vahvaa sitoutumista. Ja sitä että johto pyrkii luomaan puitteet, jotka kannustavat tiimityöskentelyä eikä yksilötyöskentelyssä pysymistä. Luodaan sellaiset puitteet, että tiimityöllä on edes mahdollisuuksia onnistua. Annetaan tiimeissä tarvittavia valtuuksia ja vastuita.

Toisaalta saatetaan lähteä hätiköiden liikkeelle. Tiimityöhön siirtyminen on hyvin hidas prosessi. Siinä pitää edetä pienin askelin, koska useimmiten on niin isoista muutoksista kysymys. Ylipäänsä pitää hyvin suunnitella ja pohjustaa, ottaa ihmiset mukaan ja sitouttaa. Siirtymiseen menee mielestäni vuosia. Aloittaa voi nopeamminkin. Mutta kannattaa puhua ihan realistisesti, että tämä on vasta menoa tiimityöhön. Kirjastossakin voidaan lähteä liikkeelle yhdellä tiimillä. Katsotaan, miltä se tuntuu, opitaan ja sitten houkutellaan muut mukaan, jos se tuntuu hyvältä ratkaisulta.

* Mitä muita ongelmia voi tulla esille?

Tiimityöskentelyn aikana voidaan törmätä sellaiseen karikkoon, että tiimistä tulee itseriittoinen solu. Pyöritään vaan omassa tiimissä ja unohdetaan muu organisaatio. Viestinnästä pitää siten sopia heti aluksi. Tai samanlaista työtä tekevät tiimit voivat ryhtyä kilpailemaan keskenään. Se ei ole tiimityön tarkoitus, vaan yhteen hiileen puhaltaminen. Joskus taas tiimiä perustettaessa sille heitetään yhtäkkiä vastuu isoista asioista, vaikka ihmisillä ei ole valmiutta esimerkiksi päätöksentekoon. Nämä ovat koulutuksen puutteesta johtuvia karikoita.

Pieleen menneitä tapauksia ovat myös sellaiset, että oikeastaan ei ole tapahtunut mitään. On vain puhuttu tiimeihin siirtymisestä. Sama porukka samalla osastolla on merkitty tiimiksi, sitä on johdettu samalla tavalla kuin aina ennenkin. Eihän se ole mitään muutosta.

* Jos toteutus jää kesken?

Riippuu johdosta; jos johdolla on realistinen näkemys, jos se näkee, että siirtyminen vie aikaa, mutta kuitenkin uskoo sen hyödyllisyyteen ... Välillä tyssää ja menee huonommin ja välillä taas paremmin. Sellaista menestyvää tiimiä, joka jatkuvasti vaan menestyy, tulee paremmaksi ja paremmaksi, ei ole olemassa. Tiimityötä ei voi mitata tyyliin "tiimi on tätä, tätä ja tätä". Silloin kyllä useimmiten petytään. Mielestäni kannattaa muistaa, että yhdessä olemme rakentamassa omaa organisaatiotamme. Mittaamme sitä niillä välineillä, jotka sopivat meille. Olemme hyviä jossakin, toisissa asioissa pikkuhiljaa kehitymme, joku asia ei sovi meille.

* Mikä tiimityöskentelyssä on parasta?

Se on henkilökohtainen asia. Itse ajattelen, että tiimityö antaa toivoa. Minä voin oppia koko ajan jotain ja pystyn vaikuttamaan omaan työhöni. Harvassa paikassa ihmiset haluaisivat takaisin entisen organisaatiomallin. Organisaatioissa on aina koettu, että viestintä on pullonkaula. Tieto ei kulje. Tiimityöhän perustuu äärettömän paljon viestintään. Se on tärkeä viestinnän väline, ja tiimien välinen viestintä tulee järjestää. Pyritään siihen, että viesti kulkee, koska toiminta on vuorovaikutusta. Monelle tulee se tunne, että nyt tietää, mitä tehdään ja mitä tapahtuu.

* Jos päätetään, ettei mennäkään tiimityöhön? Olisiko se epäonnistuminen?

Ei, jos kaikki ovat sitä mieltä, että se ei ole hyvä tapa toimia. Ei tiimityö käy kaikkialla. Voihan tiimityön hyviä puolia soveltaa, vaikka ei puhuttaisikaan tiimityöstä. Joka tapauksessahan työpaikan eri ryhmien on kehitettävä keskinäistä kanssakäymistään ja yhteistyötaitojaan.

Minusta tuntuu, että vihdoinkin ilmassa alkaa olla sellaisia tuulia, että henkilöstö otetaan vakavasti ja sen eteen ryhdytään tekemään työtä. Ihmisistähän menestys on kiinni. Työntekijää ei voi käyttää loppuun ja ottaa uutta tilalle, vaan henkilöstöä pitää kouluttaa, uudistaa ja antaa ihmisille mahdollisuuksia. Tiimi on hyvä väline.

* Mistä tietoa tiimityöskentelystä?

Parhaita oppaita ovat lehtijutut, joissa kerrotaan, mitä eri yrityksissä on tehty. Tiimityöstä ei ole olemassa yhtä ainoaa mallia, jota voisi aina soveltaa.

Edellinen Seuraava Ylös