Teknillisen korkeakoulun kirjaston tiedotuslehti
2 / 1999

Seuraavassa tutustumme Museoviraston kirjastoon ja kuulemme kokemuksia uudesta palkkausjärjestelmästä, joka on ollut Museovirastossa käytössä nyt vuoden verran. Artikkeli perustuu osittain Tuija Honkasen ja Ulla-Riitta Kaupin Acatiimi 10/98 -lehdessä olleeseen artikkeliin.

Uusin palkoin Museovirastossa

Tuija Honkanen

Kirjasto

Museoviraston kirjasto on kulttuurihistoriaan ja kulttuuriperintöön erikoistunut tieteellinen kirjasto. Sen erikoisaloja ovat museologia, arkeologia, taidehistoria, taideteollisuus, kansatiede - erityisesti suomalais-ugrilainen ja vertaileva kansatiede, paikallishistoria, merihistoria, rakennushistoria, rakennussuojelu ja numismatiikka.

Museoviraston kirjasto huolehtii viraston eri tulosalueiden kirjasto- ja tietopalveluista. Se toimii myös julkisena tieteellisenä kirjastona, osana Suomen tieteellistä kirjastoverkkoa.

Kirjasto on siis avoin kaikille käyttäjille. Suurimpia ulkopuolisia asiakasryhmiä ovat opiskelijat ja tutkijat. Kirjastoa käyttää aktiivisesti noin 1200 henkilöä ja uusia asiakkaita rekisteröidään vuosittain noin 300. Lainojen määrä on noin 6000 vuodessa. Henkilökunnan sisälainoja ei pystytä tilastoimaan. Nämä määrät tuntuvat tietysti pieniltä suurelle yliopistokirjastolle, mutta on huomattava, että henkilökuntaa meillä on vain kolme puolipäiväistä kirjastonhoitajaa, yksi kokopäiväinen ja kaksi kirjastosihteeriä. Lisäksi kirjastossa työskentelee ajoittain tutkija ja työllistetty. Kirjastonhoitajat vastaavat yksikön talouden ja toimintojen suunnittelusta ja kehittämisestä, hankinnoista, vaihtotoiminnasta ja kokoelmien kehittämisestä, luetteloinnista ja asiasanoittamisesta sekä asiakaspalvelusta. Informaatikkoa ei ole erikseen, vaan tiedonhaku liittyy asiakaspalvelutyöhön, johon kaikki osallistuvat. Nyt ovat tulleet uusina alueina myös elektroniset aineistot ja www-sivujen ylläpitäminen. Kirjastosihteerien tehtäviin kuuluu takautuvaa luettelointia, asiakaspalvelua, kaukopalvelua, kausijulkaisujen saapumisvalvontaa ja talous- ja henkilöstöhallintoa.

Kirjaston asiakaspalvelu on monesti hyvin henkilökohtaista, jokaista asiakasta neuvotaan kirjojen löytymisessä tietokannoista, bibliografioista, kortistosta ja kokoelmista. Henkilökuntaa työllistää myös kirjojen hakeminen kirjavarastosta lainakuitteja vastaan, minkä tekee kulloinkin asiakaspalvelussa työskentelevä saman tien.

Atk-lainaukseen ei ole vielä siirrytty, sillä takautuva luettelointi on vilkkaasti käynnissä. Työtä teetetään mm. Viron kansalliskirjastossa. Itsepalvelua taas rajoittavat tilat ja osittain tietojen hankala löytyvyys: tietokannat ja luettelot eivät ole läheskään niin kattavia kuin teknisillä aloilla. Kirjaston hyllyluokkia on jaettu pienempiin aiheenmukaisiin ryhmiin takautuvan luetteloinnin yhteydessä, jotta aiheenmukainen haku hyllyistä olisi helpompaa. Kirjojen luettelointi atk:lle Helkaan aloitettiin vasta vuoden 1994 lopulla. Kausijulkaisutiedot sen sijaan ovat menneet Lindaan Finuc-yhteisluetteloista. Kirjastotunnuksemme näissä tietokannoissa on B. Kirjasto luetteloi myös alamme artikkeleita Arto-tietokantaan tunnuksella Muse. Kirjastolla on www-sivut, jotka löytyvät Museoviraston sivuilta osoitteesta http://www.nba.fi. Lisäksi kirjasto teki äskettäin tietopaketin henkilökunnan Intranettiin kirjaston palveluista ja kokoelmista.

Kirjaston nidemäärä on lähellä yliopistokirjastojen tasoa, noin 159 000 nidettä, joista osa sijaitsee viraston yksiköiden käsikirjastoissa, jotka muodostavat omien aihealueidensa tärkeitä kokoelmia. Näitä ovat mm. rakennushistorian osaston käsikirjasto Ritarihuoneella ja Merimuseon käsikirjasto Hylkysaaressa. Myös mm. Kansallismuseossa ja vasta avatussa Kulttuurien museossa on omat kirjastonsa.

Palkkaus palkitsevaksi

Palkkausjärjestelmän uudistaminen käynnistyi Museovirastossa vuonna 1995. Tavoitteena oli saada aikaan valtion palkkausjärjestelmien edistämistä koskevan periaatesopimuksen mukainen järjestelmä, jossa palkkaus perustuu tehtävän vaativuuteen, tehtävänhaltijan henkilökohtaiseen työsuoritukseen ja pätevyyteen sekä palkkauksen oikeaan tasoon. Palkkausjärjestelmän uudistamistyöryhmään kuului osastonjohtajia, hallintojohtaja, hallinto-osaston ylitarkastaja ja henkilöstösihteeri sekä pääluottamusmiehet, ei siis ketään kirjastosta.

Palkkavaaka punnitsee tehtävät

Työ alkoi tehtävänkuvauslomakkeiden täyttämisellä. Lomakkeessa kysyttiin viran/toimen edellyttämää pätevyyttä, viran/toimen tarkoitusta koko viraston kannalta sekä viran/toimen sisältöä eli keskeisiä tehtäviä ja vastuita. Lomakkeen tarkoituksena oli siis tehtäväkohtaisen palkanosuuden määrittely. Tehtävät kuvattiin muutamalla rivillä jaotellen ne päätehtäviin ja vastuisiin, muihin toistuviin tehtäviin ja esimiestehtäviin. Mitään yksityiskohtaista tehtäväluetteloa ei haluttu, ja lomakkeessa oli viran/toimen sisällölle tilaa vajaa puoli sivua. Sen jälkeen työryhmä arvioi tehtävien vaativuuden Palkkavaaka-järjestelmällä pisteyttämällä. Työryhmän apuna toimi johtamistaidon opiston konsultti Jaakko Vanhatalo. Viraston johtoryhmä hyväksyi arviointityön vuoden 1995 lopussa. Tämän jälkeen jokaiselle lähetettiin kirjallisena oman tehtävän vaativuusryhmän numero ja sen kuvaus.

Me kirjastonhoitajat mietimme, miten meidän yleensä välillinen vaikuttavuutemme tuli arvioitua. Ja minkälainen näkemys työryhmällä oli työmme sisällöllisestä vaativuudesta, työn joka on jo näiden kolmenkin vuoden aikana muuttunut valtavasti mm. uusien elektronisten tietovarantojen ja niiden hallintavaatimusten myötä. Tiedon järjestäminen monitieteellisessä kansainvälisessä tietoympäristössä ja tiedon välittäminen erilaisiin tiedontarpeisiin sekä tietopalvelujen ja kokoelmien kehittäminen on sellaista työtä, jonka vastuullisuutta ja vaativuutta on varmaankin vaikea mitata. Entä miten onnistumme pysyttelemään viraston toiminnan substanssissa keskipisteessä tai lähellä sitä? Se asettaa joka tapauksessa haasteita meille jatkuvasti. Hyvä puoli uudessa palkkausjärjestelmässä on sen joustavuus: jos tehtävät muuttuvat, myös viran vaatimustaso voidaan arvioida uudelleen.

Tiedotus uuden palkkausjärjestelmän käyttöönoton eri vaiheissa olikin tärkeää. Myös tiedonvaihto eri ammattiryhmien, luottamusmiesten ja arviointityöryhmän välillä on kaikin puolin suotavaa.

Eteen päin

Museovirastossa mentiin reippaasti eteen päin. Tarkoituksenahan oli myös saada aikaiseksi uusi virkaehtosopimus, joka korjaisi Museoviraston suhteellisesti alhaista palkkatasoa. Tässä tilanteessa oli vaikea saada kaikkia ammattiryhmiä tyytyväisiksi, sillä kerralla ei voitu korjata kaikkia vääristymiä. Kautta linjanhan palkkaustaso oli ollut meillä alhainen ja erityisesti akateemisilla ryhmillä, joita Museovirastossa on useita. Tutkijat toimivat meillä monenlaisissa tehtävissä: museo- ja kokoelmatyössä, arkistonhoitajina, kaivauksia tekevinä arkeologeina, konservaattoreina ja kulttuuriympäristön suojelua koskevassa lausuntotyössä. Lisäksi on mm. arkkitehtejä, suunnittelijoita, yli-intendenttejä ja kirjastonhoitajia.

Virkaehtosopimus Museoviraston palkkausjärjestelmästä solmittiin lopulta opetusministeriön/Museoviraston, Akava-JS:n, STTK-J ry:n ja Valtion ja erityisalojen ammattiliitto VAL ry:n välillä ajaksi 1.3.1998 - 15.1.2000. Sopimuksen korotusvaikutus on noin 9 % neljän vuoden siirtymäajalla (ei sisällä TUPO:n yleiskorotuksia).

Henkilökohtainen työn arviointi

Kun tehtäväkohtaiset vaativuusryhmät oli määritelty, alettiin tulosjohtamisessa kokeilla henkilökohtaisten tulostavoitteiden määrittelyä. Vuonna 1998 otettiin myös henkilökohtainen palkanosa käyttöön. Henkilökohtaisen palkanosan määräytymisperusteita ovat tulostavoitteiden toteutuminen (joka arvioidaan esimiehen kanssa vuosittain pisteasteikolla yhdestä viiteen), ammattitaito, toimintatapa, yhteistyökyky ja johtamistaito. Kokonaisarviointi (1-5) perustuu ensisijaisesti tulokseen, mutta muut tekijät otetaan huomioon. Tässä arvioinnissa oli erittäin hyvä, että pisteasteikon käytöstä annettiin yhteiset kirjalliset ohjeet arviointiasteikon käytöstä (esim. erinomainen=4: kokonaissuoritus ylittää selvästi kaikki tehtävän keskeiset vaatimukset). Eivätkä tuloskeskustelut pääty tähän, vaan vuosittain tehdään seuraavan vuoden henkilökohtaisten tulostavoitteiden lisäksi myös tehtävänhaltijaa ja tehtävän sisältöä ja työympäristöä koskeva kehittämissuunnitelma.

Kokemuksia kuluneesta vuodesta

Uudessa palkkausjärjestelmässä kirjastonhoitajat olivat alussa tyytymättömiä tehtäviensä vaativuusarviointiin. Kuitenkin henkilökohtaisten palkanosien myötä palkkaustaso on noussut. Myös esimiestehtävistä on saatu entistä enemmän korvausta. Uuden palkkausjärjestelmän rahoitus on siis lähtenyt suotuisasti käyntiin myös meidän osaltamme.

Kritiikkiä on aiheuttanut myös palkkaustietojen salaisuus. Tehtävien pisteytys tapahtui monimutkaisen kaavan mukaan eikä pisteytyksiä perusteltu kuin lyhyellä mallikuvauksella palkkausryhmän vaativuudesta. Jokaisen tehtäväkohtainen palkkausryhmäkin on siis salaista tietoa. Henkilökohtaiset palkanosat määrätään hallinto-osastolla perustuen niihin pisteisiin, joita lähin esimies on antanut tulostavoitteiden toteutumisesta käydyssä esimies-alaiskeskustelussa. Myös tämä tieto on luonnollisesti salaista.

Palkkausjärjestelmän paras puoli on kuitenkin se, että työtään saa ja joutuu arvioimaan säännöllisesti. Samoin oma-aloitteista työn kehittämistä suositaan. Jokaisen on mietittävä myös, miten oma työ palvelee yhteisiä tulostavoitteita. Lisäksi kannattaa oppia priorisointi. Vaarana on nimittäin, että innokas työstään kiinnostunut tekijä listaa vuoden tulostavoitteikseen kaikki, mitä on aina halunnut tehdä, mutta ei ole ehtinyt... ja siitähän ei hyvää seuraa!

Museovirasto http://www.nba.fi