Kokoelmapalvelun visiot

Timo Nevala

Johdanto

Kokoelmapalvelun tärkein funktio on valmistaa ja järjestää tuleva materiaali asiakkaille käyttöä varten. Ulkopuoliset asiakkaat muodostuvat julkaisujen tekijöistä (ISBN-numeroiden anto), lehtikierto-asiakkaista , CD-Romin tilaajista, lehtien lukijoista ja tilausehdotuksien tekijöistä. Sisäiset asiakkaat taas erilliskirjastoista ja pääkirjaston muista toiminnoista. Suurin asiakaskunta muodostuu kokoelmapalvelulle sisäisistä asiakkaista.

Hankintaehdotuksesta valmiiksi tuotteeksi loppukäyttäjälle

Kokoelmapalvelu tulee kuvaan kirjastoaineiston elinkaaren alku- ja loppupäässä. Hankintaehdotukset muokataan konkreettiseksi aineistoksi monien vaiheiden kautta, joka päättyy aineiston luetteloimiseen, merkitsemiseen ja hyllyyn asettamiseen valmiiksi käytettäväksi. Loppupäässä aineiston korjaus ja poisto on kokoelmapalvelun tehtäviä.

Tulevaisuuden haasteet

Tehtävät kokoelmapalvelussa ovat muuttumassa kirjastotoiminnassa tapahtuvien muutosten myötä. Tekniset uudistukset muuttavat monia työnkuvia. Henkilökunnan monitaitoisuus on töiden sujumisen kannalta yhä tärkeämpää. Ei ole luetteloijaa, joka esim. luetteloisi vain pääkirjaston kirjoja. Nykyään luetteloijat luetteloivat kaikkia materiaaleja ja lisäksi hoitavat esim. lehtikiertoa, Talin syöttöä jne. Samoin hankinnassa tehdään päätehtävän ohella esim. luettelointia. Työnkuvan monipuolistuminen madaltaa tulevaisuudessa osastojen välistä perinteistä työnjakoa.

Henkilöstö tulevaisuudessa

Ilman ammattitaitoista henkilökuntaa työt eivät suju. Henkilökunnan kouluttaminen ja hyvän työilmapiirin luominen käyvät käsi kädessä. Molemminpuolinen luottamus ja avoimuus vaikuttavat työtehoa lisäävästi. Rekrytoinnissa on kiinnitettävä huomio koulutuksen lisäksi joustavuuteen ja ryhmätyöhön sopeutumiseen. Tekniikan nopea muuttuminen aiheuttaa jatkuvaa koulutustarvetta uusien työrutiinien omaksumisessa.

Muutos näkyy tehtävissä

Hankinnassa tekniikan kehitys muuttaa rutii-nitöitä eniten lähitulevaisuudessa. Linnea 2:n tulo todennäköisesti tekee esim. saapumisvalvonnan entistä koneellisemmaksi. Eli koneet tulevat tehokkaimmiksi ja tekevät enemmän rutiinityötä. Kausijulkaisujen keskittäminen yhdelle välittäjälle on tuonut määrättyjä etuja. Pääsimme eroon turhista eri toimintojen opettelusta, lomakkeista ja standardeista, joita useiden välittäjien käyttö aiheutti. Saimme nopeammin hoidettua asiat kerralla. Saadut positiiviset kokemukset osoittavat, että tulevaisuudessa yhden pääasiallisen välittäjän käytäntöä kannattaa jatkaa.

Jatkuuko paperin valtakausi?

Nykyään paperisena julkaistaan vielä valtaosa tiedosta. Mutta kuinka pitkään? Kriittisen massan saavuttaminen sähköisissä julkaisuissa ei ole kaukana tulevaisuudessa. Materiaalin muuttuminen paperisesta sähköiseksi muuttaa myös työtapoja. Elektroniset lehdet vaativat tällä hetkellä moninkertaisesti työtä verrattuna perinteisiin julkaisuihin. Tämä välivaihe (paperinen ja sähköinen rinnakkain) voi kestää pitkälle tulevaisuuteen. Molempien vaatimat rutiinit on hallittava, mikä sitoo työvoimaa.

Kokoelmapalvelu ja erilliskirjastot

Linnea-järjestelmän tulo on lähentänyt erilliskirjastoja ja pääkirjastoa. Samassa tietojärjestelmässä olo lyhentää etäisyyksiä. Erilliskirjastoista suurimmat alkavat olla mukana myös atk-lainauksessa .Erilliskirjastoissa paineet kirjojen luetteloimiseen taannehtivasti atk:lle tulevat kasvamaan, mutta suurin ruuhka on toivottavasti takanapäin. Luettelointipalvelut ovat nyt ja lähitulevaisuudessa tärkeä yhteistyön muoto erilliskirjastojen ja pääkirjaston välillä, vaikka tekninen kehitys mahdollistaa erilliskirjastoille yhä monipuolisemman palvelun tarjoamisen. Ongelmana ovat laboratorioiden ja tutkijoiden työkirjoiksi hankkima materiaali, jota on vaikea saada luetteloiduksi. Miten saada viesti perille, että kyse on yhteisestä edusta, että kirja näkyy tietokannassa; ja että se ei välttämättä tarvitse olla lainattavana. Erilliskirjastojen materiaalin hankinta on siirtynyt ajan myötä suurimmaksi osaksi heille itselleen, yhteistyössä pääkirjaston kanssa. Tilalle ovat tulleet elektroniset lehdet, jossa yhteistyö tulee jatkumaan ja laajenemaan yhteishank-keiden myötä (FinELib).

Yhteenveto muutoksista kokoelmapalvelussa

Elektronisten lehtien yleistyminen muuttaa töitä kokoelmapalvelussa. Yhteishankinnat ja painettujen lehtien kylkiäisenä saatavat elektroniset versiot kasvattavat määrää ripeästi. Niiden järjestäminen ja luettelointi vaativat resurssien uudelleen jakoa.

Mitä tapahtuu tulevaisuudessa, kun kustantajat alkavat veloittaa erikseen myös elektronisesta versiosta ? Luovutaanko silloin painetusta versiosta? Tilanne ajankohtaistuu parin vuoden sisällä. Joka tapauksessa painettujen lehtien määrä tulee pienenemään, jolloin niihin tarvittava työ myös aikaa myöten vähenee.

Toinen muutos on Linnea2:n tulo, joka vaatii koulutusta ja tietokantojen konvertointia. Lopputuloksena on yhä integroidumpi järjestelmä hankinnan ja luetteloinnin kannalta.

Kolmanneksi: kirjaston asiantuntijarooli TKK:n omassa julkaisutoiminnassa tulee kasvamaan.

Neljänneksi: elektroniset väitöskirjat tulevat ja todennäköisesti kirjastolle (kokoelmapalvelulle) tulee vastuu arkistoinnista ja sen ajantasalla pitämisestä.

Paluu artikkeleihin