Muutoksenhallintaa ja elektronista julkaisemista Tilburgin kesäkoulussa
Sirkku Känsälä
Tiina Tuomaala
Digitaalisen kirjaston kesäkoulu järjestettiin Tilburgissa Hollannissa viidennen kerran 31.7.-11.8.2000. Tänä vuonna kesäkoulu oli edellisistä vuosista poiketen jaettu kahteen erilliseen kokonaisuuteen. Ensimmäisen viikon aiheena oli muutosjohtaminen ja se oli suunnattu yliopisto- ja tieteellisten kirjastojen johtajille ja johtotehtäviin osallistuville kirjastonhoitajille. Toisen viikon aiheena oli elektroninen julkaiseminen ja sen kohderyhmänä oli erityisesti kirjastojen elektronisen aineiston hallinnasta vastaava henkilöstö. TKK:n kirjastosta ensimmäiselle viikolle osallistui Sirkku Känsälä ja toiselle viikolle Tiina Tuomaala.
Tilburgin yliopisto on edelläkävijä digitaalisen kirjaston kehittäjänä. Yliopiston yhteydessä toimivan Ticerin (Tilburg innovation centre for electronic resources BV) toiminta-ajatuksena on saattaa Tilburgin yliopiston kirjaston ja atk-keskuksen osaaminen muiden kirjastojen käyttöön. Ticer järjestää koulutustilaisuuksia, kuten digitaalisen kirjaston kesäkoulun ja sen kautta voi vaikkapa vuokrata henkilökuntaa kirjastojen kehityshankkeisiin.
Kesäkoulun ensimmäisellä viikolla osallistujia oli 28, kymmenestä eri maasta. Kaukaisimmat osanottajat olivat Mosambikista, Etelä-Afrikasta, Saudi-Arabiasta ja Japanista. Keski-Eurooppa oli hyvin edustettuna, mutta Pohjoismaista oli vain kolme henkeä, kaikki suomalaisia. Kurssipäivät olivat hyvin tiiviitä. Alustuksissa saimme kuulla aimo annoksen sekä muutoksenhallintateorioita että käytännön esimerkkejä muutosohjelmien läpiviennistä. Ryhmätyössä pääsimme esittämään omia ideoitamme.
Erityistä huomiota ensimmäisellä viikolla kiinnitettiin henkilöstökysymyksiin. Kirjastojen henkilöstörakenteeseen kohdistuu melkoisia muutospaineita ja henkilöstön määrätietoista kouluttautumista pidetään välttämättömänä. Tilburgin yliopiston kirjasto ja DTV Tanskassa ovat hyviä esimerkkejä siitä, miten toimenkuvat kirjastossa ovat muuttuneet. Osa tehtävistä on menettänyt tärkeytensä ja uusia on tullut tilalle. DTV:n muutosjohtajaa Lars Bjoernshaugea siteeraten tulevaisuuden kirjastossa tarvitaan monenlaisia teknisiä osaajia, kuten infrastruktuurista vastaavia ja systeeminhoitajia, projektipäälliköitä, tietokonsultteja, opettajia, tiedontuottajia, aineistonvälittäjiä ja hallinnollisissa tehtävissä supersihteerejä. Perusatk-taitojen ja englanninkielen tulee olla koko henkilöstön hallinnassa. Henkilökohtaisista ominaisuuksista aloitteellisuus ja joustavuus ovat tärkeimpiä. Nopeat muutokset työympäristössä ja ympäröivässä maailmassa edellyttävät "kaaoksen" ja epävarmuuden sietämistä sekä stressin hallintaa.
Toisen viikon kurssilaisista muutama oli osallistunut jo kesäkoulun ensimmäiselle viikolle, suurin osa saapui kuitenkin Tilburgiin kuulemaan mitä tapahtuu elektronisen julkaisemisen kentällä. Edustettuna oli yli kymmenen kansallisuutta, Suomesta osallistujia oli kaksi.
Elektronisen julkaisutoiminnan nykytilaa ja kehitystä sekä sen vaikutuksia kirjastotyöhön ja yleensä tieteellisen tiedon välittämiseen esiteltiin 16 luennoitsijan voimin. Mukana oli paitsi kirjastoalan myös tieteellisen kustantamisen ja tiedon välittämisen asiantuntijoita. Mielenkiintoista - joskin sulattelua vaativaa - olikin, että näkökulmat asioihin olivat hyvinkin erilaisia. Päivät venyivät toisellakin viikolla varsin pitkiksi ja Tilburgin nähtävyydet jäivät odottamaan seuraavaa vierailua.
Tietoverkkojen kehittymisen myötä on tieteellisessä kommunikoinnissa tapahtunut muutoksia. Perinteisesti järjestelmä on pohjautunut tieteellisiin lehtiin. Kirjoittaja toimittaa artikkelinsa lehtikustantajalle, joka julkaisee sen lehdessä jos/kun se on läpäissyt laadunvalvontaprosessin (peer review). Erilaiset välittäjät, tärkeimpinä yliopistojen kirjastot, toimittavat lehden lukijalle, joka - ironista kyllä - saattaa olla sama kuin kirjoittaja. Elektronisen julkaisemisen myötä rajat eri toimijoiden välillä ovat hämärtymässä, kirjoittaja saattaa toimia kustantajana tai kustantaja voi hoitaa myös tiedon välittämisen lukijalle. Tekniikan kehittyessä myös eri toimijoiden välinen tehokkaampi yhteistyö on mahdollista. Ympäri maailman kirjastot ovat muodostaneet yhteenliittymiä, konsortioita, joiden pääasiallinen tehtävä on elektronisen aineistojen hankkiminen sekä sen käyttöönoton edistäminen. Kirjastoilla yhdessä on enemmän neuvotteluvoimaa: hintoja on pystytty neuvottelemaan kohtuullisimmiksi ja kokoelmia kasvattamaan.
Myös kustantajat, jotka aikaisemmin ovat olleet pelkästään kilpailijoita keskenään, joutuvat kilpailukykynsä säilyttääkseen tekemään yhä enemmän yhteistyötä keskenään. Esimerkkinä tästä yhteistyöstä on mm. CrossRef -palvelu, jonka avulla eri sisällöntuottajien palvelut linkitetään keskenään. Artikkelin lähdeluettelosta pääsee hiirenpainalluksella suoraan lähdetekstiin, joka saattaa sijaita toisen kustantajan palvelimella.
Kurssilla käsiteltiin myös ei-kaupallisten tahojen, kuten yliopistojen - sekä myös kirjastojen - omaa julkaisutoimintaa. Internet ja WWW tarjoavat nopean, kohtuuhintaisen tiedonvälityskanavan, jolla pystyy tavoittamaan suurenkin lukijakunnan. Tieteellisten lehtien määrän lisääntyessä ja hintojen noustessa vuosi vuodelta on herätty yhä enemmän pohtimaan tarvitaanko enää erillistä (kaupallista) kustannusporrasta? Eikö tiedon välittäminen ja laadunvalvonta pystytä hoitamaan tiedeyhteisön sisälläkin? Tämän hetkisellä tekniikalla se olisi jo mahdollista, mutta olemassa olevan järjestelmän murtaminen on hidas prosessi, varsinkin kun tutkijan urakehitys ja tutkimusprojektien rahoitus ovat vahvasti sidoksissa julkaisemiseen ja peer review -järjestelmään. Yliopistot ja muut tutkimusorganisaatiot julkaisevat kuitenkin jo varsin paljon materiaalia verkossa, esimerkiksi TKK:lla on jo varsin paljon elektronisia julkaisuja ja keväästä 2000 lähtien myös väitöskirjoja on julkaistu elektronisessa muodossa. Muita esimerkkejä tiedeyhteisöjen omasta julkaisutoiminnasta ovat eri alojen pre print -arkistot, tunnetuin niistä Los Alamosin National Laboratoryn e-Print arXiv, joka on keskittynyt pääasiassa fysiikkaan ja matematiikkaan.
Siihen miten paljon ja mihin suuntaan elektroninen julkaiseminen lopulta tulee muuttamaan tieteellistä kommunikointia ja tiedon välittämistä ei Tilburgissa yksiselitteisiä vastauksia ollut tarjolla, mielenkiintoisia näkökulmia ja visioita kylläkin.