Timo Nevala
Luettelointi on ollut perinteistä, juuri kirjastoille ominaisinta toimintaa. Vuosisatoja se pysyi suunnilleen samanlaisena aina 1980-luvulle asti. Hankittu materiaali on pitänyt merkitä tietyllä tavalla (kortistoida), jotta se löytyisi myöhemmin sitä tarvittaessa.Vasta atk:n huima kehitys muutti luetteloinnin luonteen.
Vielä 70-luvun lopulla edeltäjäni Virpi Vainio kuvasi esitelmässään luettelointia seuraavasti: " Kirjan saapuessa luettelointiin tarkistetaan pääkortistosta (aakkosellisesta pääluettelosta) onko tätä kirjaa jo ennestään. Jos kirja on uusi, luettelontitiedot kirjoitetaan vahalle, josta sitten monistetaan niin monta korttia kuin kulloinkin on tarpeellista." Esitelmän lopussa on toteamus: " Kun tulevaisuudessa luettelointi automatisoidaan, ei kortteja eikä kortistoja enää tarvita." No nyt olemme lähellä sitä tulevaisuutta, josta tuolloin haaveiltiin. Luetteloinnin "automatisointi" ei vain tapahtunut niin käden käänteessä kuin silloin kuviteltiin.
Vuoden 1980 keväällä TKK:n kirjasto siirtyi ensimmäisten tietellisten kirjastojen joukossa atk-luettelointiin. Tämä merkitsi korttien ja vahojen aikakauden loppumista. Kuitenkin kortistot jäivät paikoilleen, sillä ennen tuota vuotta tulleita kirjoja ei taannehtivasti luetteloitu. Vain uusi materiaali tallennettiin atk-luetteloon, joka ei suinkaan ollut mikään online-järjestelmä. Tämä Mikro-Mikko toimi eräajopohjaisesti. Kerran kuussa pakattiin tiedot levykkeille, jotka sitten kiikutettiin mahdollisimman nopeasti VTKK:lle, jossa tiedot purettiin nauhalle. Nauha lähetettiin takaisin TKK:n laskentakeskukseen, jossa se päivitettiin Trip-järjestelmän Books-tietokantaan. Prosessi oli aikaavievä, ja pahimmassa tapauksessa saattoi kulua noin kaksi kuukautta ennenkuin luetteloitu kirja näkyi tietokannassa. Puhumattakaan korjauksista, joiden näkyminen pahimmillaan vei puolikin vuotta.
Luetteloinnissa oli kolme päätettä, ja viisi luetteloijaa, joten päätteille piti yleensä jonottaa. Mikro-Mikon käyttöaika venyi suunniteltua pidemmäksi kun korkeakoulujen projekti yhteisen online pohjaisen kirjastojärjestelmän hankkimiseksi viivästyi.Viimeiset vuodet olivat hankalia, sillä ikääntyneeseen järjestelmään ei tahtonut löytyä varaosia. Mikro-Mikko tuli epäluotettavaksi. Kaikki luetteloidut tietueet eivät siirtyneetkään tietokantaan. Jouduttiin loputtomasti tarkastamaan ja luetteloimaan uudelleen.
VTLS-järjestelmän tulo 90-luvun alussa mullisti jälleen luetteloinnin. Online-järjestelmässä tiedot näkyivät heti seuraavana päivänä tietokannassa. Enää ei tarvinnut odottaa kuukausia tietueen muutoksien päivyttymistä. Vanha Mikro-Mikolla luotu tietokanta Tenttu konvertoitiin VTLS-tietokannaksi ja ristittiin Teemuksi. Samassa yhteydessä luotiin Suomeen yhteistietokanta Linda, johon kaikkien korkeakoulujen kirjastojen tietokannat yhdistettiin. Luettelointi muuttui luonteeltaan. Kaikki luetteloivat ensiksi Lindaan, josta kopioidaan tietue omaan tietokantaan. Aluksi Lindassa vallitsi kaaos. Samasta kirjasta saattoi olla kymmeniä eri versioita. Huomattiin, että luetteloinnin käytäntöjä on yhtenäistettävä. Perustettiin VTLS:n luettelointityöryhmä, joka alkoi muovata ohjeillaan Lindaa yhtenäiseksi.
Lindan tulo helpotti toisaalta taannehtivaa luettelointia. Lindan 2,5 miljoonan tietueen tietokannasta pystyy kopioimaan myös vanhaa meillä korteilla olevaa materiaalia. Kotkan konvertointiyksikön toimesta aloitettua työtä on jatkettu omin voimin. Taannehtivaa luettelointia tehdään uuden aineiston rekisteröinnin rinnalla.
Alussa atk-luettelointi muistutti paljon korttiluettelointia. Luettelointisäännöt eivät ottaneet huomioon tapahtunutta kehitystä. Tietueet yritettiin muotoilla kortin muotoiseksi myös näyttöpäätteellä. Samaa tietoa toistettiin, koska niin oli tehty korteillakin. Vasta 90-luvulla on päästy luetteloimaan enemmän atk:n ehdoilla.
Luettelointisääntöjen muuttuminen joustavimmiksi on periatteessa hyvä asia. Tietokannan yhtenäisyyden kannalta asia ei ole niin yksinkertainen. Tietokanta muodostuu eri aikakausina luetteloidusta materiaalista . Sääntöjen muutos vaikeuttaa aina hakuja. Esimerkiksi konferenssien ja sarjojen luettelointisääntöjen muutokset aiheuttavat vieläkin hankaluuksia vanhemman materiaalin löytyvyydessä. Mitä suurempia tietokannat ovat, sitä vaikeampi on toteuttaa sääntömuutoksia taannehtivasti, koska usein muutokset joudutaan tekemään käsin tietue tietueelta.
VTLS aiheutti tullessaan muutoksia myös luetteloinnin konekantaan. Tähän päivään mennessä meillä on menossa jo kolmas konekanta. Ensiksi oli mikrot ennen Lindan perustamista. Lindan tultua tulivat päätteet. Nyt tänä vuonna on siirrytty jälleen mikroihin.
Paineet kaiken kirjastossa olevan materiaalin saamisesta atk:lle kasvoivat entisestään, kun lainauskin siirtyi atk:lle. Se vaivattomuus, joka on atk:lla olevien kirjojen lainaamisessa verrattuna korteilla oleville, joista lainakuitit oli täytettävä käsin, on tosiasia, jonka asiakkaat huomaavat. Samoin kaiken kirjastosta löytyvän materiaalin saaminen yhden tietokannan alle on kiistämätön etu, joka lisää myös kokoelmien käyttöä.
Alussa TKK:n erilliskirjastojen suhtautuminen VTLS-järjestelmään oli varovaista. Monille riitti pelkät katseluoikeudet. Pääkirjaston lainaustoiminnan siirtyminen atk:lle ja siitä saatavat näkyvät edut vauhdittivat myös näiden kirjastojen siirtymistä online-lainaukseen. Monen erilliskirjaston kokoelmia on alettu luetteloimaan taannehtivasti. Materiaalin löytyminen tietokannasta on edellytys atk-lainaustoiminnan käynnistämiseen.
Tulevaisuudessa muutokset eivät näytä pysähtyvän.
VTLS:n uutuuden, Virtuan, puhutaan taas mullistavan luetteloinnin
vuosituhannen vaihteessa. Tietokantojen kasvu pakottaa yhtenäistämään
luettelointia yli rajojen. Perinteisen paperin rinnalle on nousemassa
muita julkaisumateriaaleja, kuten video- ja moniviestimet, jotka
joudutaan luetteloimaan materiaalin ehdoilla. Viimeiseksi ovat
tulleet elektroniset julkaisut, joiden luettelointi poikkeaa täysin
totutuista kaavoista.