Yliopistokirjastot ja laatu

Ari Muhonen

Laatu on päivän sana. Kaikki Suomen yliopistot arvioidaan vuoden 2010 loppuun mennessä, myös kirjastot osana yliopistoja. Toiminnan määrän mittaaminen ei silloin riitä, kirjastojen pitää näyttää vaikuttavuutensa. Helppoa tietä tähän ei ole. Koska kaikki yliopistokirjastot ovat samassa veneessä, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto on aloittanut oman hankkeensa yhteiseksi hyväksi. Myös oma kirjastomme on kantanut kortensa tähän kekoon.

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto täyttää ensi syksynä 10 vuotta. Se luotiin aikanaan tiivistämään jäsentensä 21 yliopistokirjaston, Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston välistä yhteistyötä. Toiminnan alkua leimasi kirjastojärjestelmän valinta ja kansallisen elektronisen kirjaston FinELibin kasaus. Muutaman viime vuoden ajan toiminta on keskittynyt neuvoston omien hankkeiden läpiviemiseen. Tänä vuonna ovat päättymässä informaatiolukutaito- ja kokoelmakarttahankkeet. Vauhtiin ovat puolestaan päässeet rahoitusselvitys sekä laatuhanke.

Laadusta vaikuttavuuteen

Laatu on puhuttanut kirjastoalaa jo pitkään. Tästä ovat osoituksena monet Suomen tieteellisen kirjastoseuran (STKS) oman lehden Signumin artikkelit (muun muassa Turja, 2001, Mäkinen, 2002, Luokkanen & Saarti, 2006) sekä kaksi teemanumeroa (Signum 2003:3 ja 2005:1). Etenkin Saarti (2003) antaa erinomaisen yleiskuvan laadusta ja laatujärjestelmistä. Hänen mukaansa laatutyön perustavoitteena on “luoda yhteiset hyvän toiminnan pelisäännöt ja varmistaa niiden noudattaminen ja kehittäminen” (s. 42). Laadun kannalta olennaista on löytää ne prosessit, joilla kirjastot palvelevat asiakkaitaan, sekä näiden prosessien dokumentointi ja jatkuva parantaminen.

Artikkeleita lukiessa päällimmäiseksi ajatukseksi jää, että teoria on kirjastoissa hallussa, mutta toteutus on hankalaa. Palveluyksikön laatua ei ole helppo mitata. Erilaisia järjestelmiä ja mittareita on kehitetty ja otettu käyttöön, mutta yleistä ja yhtäläistä mallia ei olla saatu kasaan. Organisaatioiden erilaisuuden vuoksi tämä ei välttämättä ole mahdollistakaan. Vertailtavuuden vuoksi tähän suuntaan pitäisi kuitenkin pyrkiä.

Yliopistolain muutoksen myötä yliopistoille sälytettiin niin sanottu kolmas tehtävä, yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Myös kirjastot joutuvat pohtimaan, mikä on niiden tuottama lisäarvo ja hyöty yliopiston perustoiminnoille. Tästä on kirjoittanut esimerkiksi Sinikara (2005). Vaikuttavuus on kuitenkin laatuakin vaikeampi mittauskohde. Miten mitata kirjastojen osuutta opetuksen, opiskelun ja tutkimuksen onnistumisessa?

Yliopisto on tärkein

Yliopistokirjastot ovat tottuneet keräämään asiakaspalautetta ja hyödyntämään sitä palvelujensa kehittämiseksi. Ne myös keräävät huomattavan määrän erilaista tilastotietoa, joka talletetaan tieteellisten kirjastojen yhteistilastoon, KITTiin. Aineistojen hyödyntäminen on kuitenkin vielä puolitiessä, ei vähiten tulosten hankalan vertailtavuuden vuoksi.

STKS järjesti tammikuun alussa koko päivän seminaarin aiheesta “Tilastotiedon hyödyntäminen kirjastojen toiminnan arvioinnissa” (esitykset ovat nähtävissä STKS:n nettisivuilla). Kuopion yliopiston rehtori Matti Uusitupa toi esille seminaarissa, että tieteelliset kirjastot ovat oleellinen osa kansallista tutkimus- ja innovaatiojärjestelmää ja siksi kehysorganisaatioilleen tärkeitä. Oulun yliopiston ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäki katsoi asiaa päinvastaisesta suunnasta. Kirjaston näkökulmasta yliopisto on kaiken ydin: kirjasto onnistuu tehtävässään vain, jos koko yliopisto onnistuu omassaan. Kirjaston on siis lähdettävä miettimään laatuaan ja toimintojaan yliopiston missiosta ja visiosta käsin. Vain tätä kautta kirjastot pääsevät käsiksi vaikuttavuuteen.

Seminaarin tulos oli, että pelkkä tilastotieto ei riitä enää kuvaamaan yliopistokirjastojen toimintaa. Asiakastyytyväisyyden mittaamisen lisäys palettiin ei sekään riitä, on päästävä vielä syvemmälle, syvempään käsitykseen vaikuttavuudesta. Siksi toiminnan laadullinen arviointi on välttämätöntä.

Toimintaprosessien kuvaus on tärkeää laatutyössä.

Arviointia ja tunnuslukuja

Suomen yliopistokirjastojen neuvostossa katsottiin vuoden 2005 lopussa, että yhteisellä laatuhankkeella edistettäisiin kaikkien yliopistokirjastojen asiaa. Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen koordinoimaan hankkeeseen saatiinkin rahoitusta Korkeakoulujen arviointineuvostolta.

Neuvoston hankkeen tavoitteena on kehittää yhteinen asiakaskyselymalli sekä erilaisia mittareita, joita voidaan käyttää yliopistokirjastojen palvelujen laadun arvioinnissa ja kehityksen seurannassa. Keskeisenä tavoitteena voidaan lisäksi pitää kirjastojen kansallisen arviointiyhteistyön merkittävää tiivistämistä. Hanke toteutetaan vertailemalla erilaisten toiminnan arviointimenetelmien soveltuvuutta kirjastojen laadunarviointiin kansallisella tasolla, luomalla yhteinen asiakaskyselymalli, selvittämällä aineiston keruun tekninen toteutus ja työnjako sekä laatimalla lista vaikuttavuuden arviointiin sopivista tunnusluvuista. Hanke päättyy vuonna 2007.

Hanke käynnistettiin yliopistokirjastojen johtajille suunnatulla seminaarilla tammikuussa 2006. Siellä tehdyissä ryhmätöissä tärkeiksi asioiksi koettiin kirjastojen perusprosessien ideaalitason kuvaus, kysymyspankin luominen asiakaskyselyitä varten sekä yhteistyö itse kyselyiden teossa ja analysoinnissa.

TKK:n oma kokoelmien laatumittari

TKK:n kirjastossa on kahtena vuonna tutkittu hankittujen lehtiaineistojen kattavuutta. Vuonna 2004 tähän käytettiin viiteanalyysia (Muhonen, 2005) ja 2005 huippulehtitutkimusta laajennettuna viite- sekä julkaisurekisterin analyysilla (kts. Pekka Pasasen artikkeli tässä lehdessä).

Vuoden 2004 viiteanalyysin lähdeaineiston muodosti 22 satunnaisesti valittua TKK:ssa vuonna 2003 tehtyä väitöskirjaa. Näiden yhteenlaskettu viitemäärä oli 2871. Viitteet saatettiin yhtenäiseen muotoon tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmilla. Menetelmä oli työläs, mutta tuloksena oli lopulta julkaisutyypeittäin lajiteltu luettelo, josta saattoi helposti tehdä erilaisia ristiintaulukointeja.

Kuva 1. Väitöskirjojen lehtiartikkeleiden saatavuus TKK:n kirjastolaitoksessa.

Kuvassa 1 on esitetty väitöskirjojen lehtiartikkeliviitteiden saatavuus TKK:n kirjastoista. Viitteet ovat mukana vain kerran siten, että analyysissa on suosittu elektronista muotoa ja paperilehdistä pääkirjaston kappaletta. Tuloksesta näkyy, että koko artikkeliaineistosta TKK:sta löytyy 83%. Luku on helposti ymmärrettävä ja se antaa yhden näkymän kirjaston vaikuttavuudesta tutkimustyöhön. Toistamalla tutkimus vuosittain saataisiin aikasarja, joka näyttäisi kirjaston kyvyn kehittää kokoelmiaan. Vastaavalla tavalla voitaisiin tutkia myös monografiakokoelmia.

Kuvasta 1 näkyy myös hyvin nykyisten lehtikokoelmien puutteet. Uusin aineisto on katettu hyvin elektronisella lehtikokoelmalla ja vanhin aineisto on tallella paperimuodossa. Suurimmat puutteet on 80-luvun lehtiaineistossa. Jo silloin jouduttiin karsimaan tilattujen lehtien määriä, eivätkä elektroniset lehdet yleensä kata tätä ajanjaksoa. Takautuvan aineiston tilauksiin olisi siis tarvetta.

Vuonna 2005 lehtikokoelman tasoa tutkittiin edellistä laajemmalla tutkimuksella. Koska sitä on selostettu toisaalla tässä lehdessä, tyydyn toistamaan yhden siitä saadun tuloksen. Laboratorioiden nimeämistä 1987 lehdestä 81% on käytettävissä TKK:n kampusalueella. Luku tukee hyvin vuoden 2004 tutkimuksen tulosta.

Yhteenveto

Jokaisen kirjaston on palveluyksikkönä pidettävä huolta siitä, että sen toiminta on laadukasta. Kirjastot ovat tässä kuitenkin yhdessä veneessä ja siksi on järkevää, että Suomen yliopistokirjastojen neuvosto on ottanut roolin tässä asiassa. Yhteisin ponnistuksin päästään yksittäistä työtä parempaan lopputulokseen. Tämä on ollut yliopistokirjastojen linja jo vuosia, nyt myös laatuasiassa.

Lähteet:

Luokkanen, Sinikka & Saarti, Jarmo, 2006. Suuntana oikeiden asioiden mittaaminen. Signum 39(2006)1, s. 17-21.

Muhonen, Ari, 2005. Viitetiedolla vaikutusten jäljille. Signum 38(2005)2, s. 10-15.

Mäkinen, Riitta, 2002. Laatutyöryhmä esittäytyy. Signum 35(2002)4, s. 78-79.

Saarti, Jarmo, (2003). Laatujärjestelmistä toimintajärjestelmiin - Kuopion yliopiston informaatiopalveluiden laatutyö nojaa EFQM-malliin. Signum 36(2003)3, s. 42-47.

Sinikara, Kaisa, 2005. Arviointi, laatu ja vaikuttavuus kehittämisessä - tapausesimerkkinä Helsingin yliopiston kirjastolaitos. Signum 38(2005)1, s. 5-10.

Turja, Timo, 2001. Ammattikorkeakoulukirjastojen laadullisesta arvioinnista. Signum 34(2001)5, s. 114-115.

Verkko-osoitteita:

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/neuvosto/

Suomen tieteellinen kirjastoseura
http://www.pro.tsv.fi/STKS/