 |
||
 |
||
|
Laatutyöryhmän jaseniä tutustumassa Kuopion yliopiston kirjaston laatutyöhön. |
||
Laadunvarmistusta kirjastoon
Sirkku Känsälä
Kuvat: Aune Kontkanen
Osana Teknillistä korkeakoulua myös kirjastossa on paneuduttu laadunvarmistusjärjestelmän dokumentointiin ja kehittämiseen. TKK
valmistautuu Korkeakoulujen arviointineuvoston auditointiin ja siksi asia on ajankohtainen juuri nyt. Kyse on kuitenkin paljon
enemmästä kuin arviointiin valmistautumisesta. Laatutyö on oleellinen osa kirjaston toiminnan kehittämistä.
Kirjaston laatutyöryhmä
Marraskuussa 2006 kirjaston johtoryhmä päätti, että kirjastoon perustetaan työryhmä laatutyötä suunnittelemaan ja kehittämään. Ryhmään kuuluvat Irma Green, Aune Kontkanen, Sirkku Känsälä (ryhmän vetäjä), Ari Muhonen (ylikirjastonhoitaja), Saija Nieminen ja Marjatta Räisänen. Ryhmän jäsenet edustavat kirjaston eri toimistoja ja myös johtoa, jonka sitoutuminen onkin hyvin tärkeää. Ryhmän tehtävänä on sopia laatudokumentaation tuottamisesta ja huolehtia aikataulusta. Se toimii läheisessä yhteistyössä kirjaston johtoryhmän kanssa. Yhdessä sovittiin, että ensimmäiseksi tehdään kirjaston prosessikartoitus ja ryhdytään laatimaan prosessikuvauksia.
Tietoa ja innoitusta
Valmistautuminen LVJ:n (laadunvarmistusjärjestelmän) kehittämiseen aloitettiin osallistumalla TKK:n aiheesta järjestämiin tilaisuuksiin. Kirjaston työryhmä on hankkinut tietoa LVJ:stä ja laatutyöstä yleisemminkin sekä kirjallisuudesta että seminaareista. Marraskuussa 2006 Suomen yliopistokirjastojen neuvosto järjesti seminaarin ”Yliopistokirjastojen ydinprosessit ja niiden kuvaaminen” (http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/neuvosto/koulutuksia/laadunarviointi2.htm) Helsingissä. Päivän anti oli sekä teoriaa että käytännön harjoituksia. Todettiin, että vaikka jokainen organisaatio on erilainen eikä laadunvarmistusjärjestelmää voida kopioida, on kirjastoilla paljon opittavaa toisiltaan ja myös tässä asiassa kannattaa hyödyntää verkostoja. Tammikuussa 2007 Suomen tieteellinen kirjastoseura järjesti seminaarin ”Laatukäsikirja ja laatujärjestelmän auditointi”( http://pro.tsv.fi/stks/ - aineisto löytyy kohdasta Työryhmät/Laatutyöryhmä). Täällä saatiin kuulla kotimaisia kokemuksia arviointiin valmistautumisesta ja sen kohteena olemista sekä myös Universitat Autònoma de Barcelonasta olevan Núria Balagué Molan esitys kirjaston laadunvarmistusjärjestelmän auditoinnista.Koko kirjastolle on toistaiseksi järjestetty yksi laadunvarmistusjärjestelmää koskeva tilaisuus. TKK:n laatutoimikunnan jäsen, projektipäällikkö Anu Yanar Opetuksen ja opiskelun tuki -yksiköstä kävi tammikuussa herättelemässä meitä alustuksellaan. Hänen esityksensä jälkeen kaikille oli varmaan paljon entistä selvempää, mistä LVJ:n auditoinnissa on kysymys. Tarkoitus ei ole arvioida laatua sinänsä, onko se hyvää vai huonoa, vaan menetelmiä, joilla sitä tuotetaan ja arvioidaan.
| Laatutyöryhmä teki myös vierailun Kuopion yliopiston kirjastoon, jossa tiedettiin laatutietoutta olevan. Kuopion yliopisto on käynyt läpi jo useampia arviointiprosesseja ja myös sen kirjastossa on paneuduttu laatutyöhön jo monen vuoden ajan. Kirjastonjohtaja Jarmo Saarti on itsekin toiminut arvioijana ja vetänyt kirjastonsa laatutyötä, joka tällä hetkellä on palvelupäällikkö Arja Juntusen vastuulla. Heiltä saatiin paljon arvokasta tietoa ja innoitusta laatutyön tekemiseen. Jatkossa TKK:n kirjastolla on mahdollisuus tehdä yhteistyötä Kuopion yliopiston kirjaston kanssa esimerkiksi vertaisarvioinnin parissa. |
 |
|
|
Arja Juntunen. |
Käsiksi käytännön työhön
Perehtymisvaiheen jälkeen määriteltiin laatutyöryhmän ja johtoryhmän yhteistyönä kirjaston pääprosessit. Päädyttiin neljään ydinprosessiin ja kolmeen tukiprosessiin. Yhtenä tavoitteena on saada kokonaiskäsitys kirjaston toiminnan nykytilasta. Nyt keväällä 2007 ollaan siinä vaiheessa, että kirjaston toiminnot on kartoitettu ja sijoitettu ne edellä mainittuihin ydin- ja tukiprosesseihin. Tarkoitus on saada kaikkien työ näkyväksi. Olemme myös tehneet prosessinkuvausmallin ja testanneet sen toimivuutta neljällä esimerkkitapauksella. TKK:ssa yhteisenä prosessien mallinnustyökaluna käytetään Microsoft Visiota, jota myös kirjasto tulee käyttämään prosessikuvauksissaan. Seuraava vaihe onkin valita kuvattavat prosessit ja laatia kuvaukset. Kuvausten laatiminen kannattaa nähdä oppimisprosessina. Ne eivät varmaankaan tule kerralla kuntoon, mutta kun kuvaukset on kertaalleen tehty, voidaan sekä kuvauksia että itse prosesseja ryhtyä parantamaan.
Laatukäsikirjaa laatimaan
Prosessikuvaukset ovat osa kirjaston laatukäsikirjaa, mutta muutakin tarvitaan. Kirjaston tulee mm. kuvata organisaationsa vastuineen ja valtuuksineen. Yksi tärkeä asia on kuvata kuinka kirjasto kerää palautetietoa ja miten sitä hyödynnetään toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Ohjeiden ja menettelytapojen kirjaaminen on myös oleellinen osa dokumentaatiota.Teknillisen korkeakoulun auditoinnin aikataulun mukaan osastojen ja erillislaitosten, joihin kirjastokin kuuluu, aineiston tulee olla valmiina elokuun loppuun mennessä. Kirjastolla on edessään työntäyteinen kevät ja kesä aineiston laatimisessa. Onneksi ei kuitenkaan tarvitse aloittaa tyhjästä, koska paljon ohjeistusta ja muuta tarvittavaa aineistoa on jo kirjattuna. Syksyn arviointi on joka tapauksessa vain yksi etappi laatutyössä. Todellinen haaste kirjastolle on prosessien kehittäminen tavoitteiden ja strategisten valintojen pohjalta.