Viestintää ja yhteistyötä Tarmo-intranetissa
Jaana Marvia
TKK:n kirjastojen yhteisen intranetin syntytarinassa on jokaiselle sisäistä www-sivustoa pystyttäneelle tuttuja juonenkäänteitä.
Alun innostuneisuus, vastaanottajien myötämielestä epäluuloon vaihteleva uteliaisuus, luovat oivallukset, vakiintuminen ja tässä
kertomuksessa pian kolmivuotinen olemassaolo. Tarinoissa voi olla samankaltaisia piirteitä, vaikka toteutukset olisivat erilaisia.
Seuraavassa kerrotaan yhdestä toteutusmallista.
Uuden viestintävälineen tarve
TKK:n kirjastojen yhteisen intranetin perustamista tiedonvälityksen tehostamiseksi ja dokumenttien arkistoimiseksi tuotiin esille useissa vastauksissa TKK:n kirjastojen välistä yhteistyötä koskeneessa selvityksessä vuodelta 2003. Tuossa vaiheessa sisäiset verkkosivut kuuluivat jo organisaatioviestinnän keinovalikoimaan olennaisena osana.Tiedonvälitystä kirjastojen välillä oli hoidettu sähköpostilla ja muilla perinteisillä tavoilla. TKK:lla toimii pääkirjaston lisäksi useita kymmeniä erikokoisia erilliskirjastoja. Pääkirjaston omassa sisäisessä viestinnässä ja ryhmätyössä oli käytetty muiden muassa yhteistä ulkopuolisilta suljettua levyasemaa. Yhteistyöhön, tiedottamiseen ja toimintatapojen koordinointiin tarvittiin ajantasaista ja avointa viestintää sekä ihan käytännön työvälineitä. Intranet päätettiin toteuttaa.
Suunnittelu käynnistettiin vuodenvaihteessa 2003 – 2004 ja vielä raakilemainen intranet avattiin testikäyttöön syksyllä 2004. Projektissa keskityttiin ensivaiheessa erilliskirjastojen tarvitseman tiedon dokumentointiin tallentamalla pääkirjaston eri toiminnoista lyhyet kuvaukset, monipuolisesti yhteystietoja ja keskeisimpiä ohjeita. Erilliskirjastojen toimintakuvauksia TKKkirjastot-tietokannassa laajennettiin ja ne määriteltiin näkyväksi vain intranetissa.
Pääkirjasto tarvitsi itsekin oman intranetin. Isomman organisaation sisäisen www-sivuston on yleensä palveltava useita käyttäjäryhmiä. Vähitellen pääkirjastossa on suodattunut esiin asioita, joiden hoitamisessa tarvitaan luotettavampaa ja monipuolisempaa sisäistä verkkoa kuin pelkkää levyasemaa. Monet pääkirjaston asiat kiinnostavat myös erilliskirjastoja eikä niiden näkymistä sisäisessä verkossa ole tarpeen rajoittaa. Intranetin tuottaminen on ollut tasapainoilua erilliskirjastojen ja pääkirjaston tarpeiden välillä. Ennen kuin näin pitkälle päästiin, oli nimikilpailun aika.
Intranetin olemus
Niin mitä olisi intranet ilman nimeä? Se olisi kuin nimettömänä purjehtiva alus vailla suuntaa. Yli 70 kilpailun ehdotuksesta
karsintavaiheiden jälkeen johtoryhmän valinta oli Tarmo. Nimi ei ole vailla vivahteita ja se on luultavasti painunut
lähtemättömästi jokaisen TKK:n kirjastoissa työskentelevän tajuntaan. Intranetin brändin vahvistamista jatkettiin myöhemmin
merkkikilpailulla, johon siihenkin saatiin runsaasti ehdotuksia. Tarkan taiteellisen harkinnan jälkeen valittua ehdotusta vielä
hiottiin ja se väritettiin TKK:n niukkaan värimaailmaan sopivaksi valkoiseksi ja harmaan sävyiksi. Merkissä on kuitenkin
dynamiikkaa ja se kuvaa ymmärrettävästi verkostoja sekä tiedon verkottamista ja kalastamista.
Muutoinkin intranetissa käytetään TKK:n värejä, vaikka on kysymys sisäisestä sivustosta. Tarmon ulkoasu on tarkoituksellisesti pidetty hillittynä, selkeänä ja yksinkertaisena. Otsikot ja sivujen tekstit näkyvät selaimesta ja asetuksista riippumatta suhteellisen isoina ja selkeästi mustana valkealta taustalta. Intranetin rakenne ja navigaatio on perinteinen vasemmalla sijaitsevine päävalikkoineen. Tiedon löytymistä auttaa aakkosellinen hakemisto, josta yksi ja sama asia löytyy usein monen eri hakusanan takaa.
Tekniikka avuksi
Omia teknisiä toimintoja on kehitetty harkiten vain todelliseen tarpeeseen. Alusta alkaen intranetissa on ollut mukana jokaisen käytettävissä oleva yksinkertainen uutistoiminto. Uutiset soveltuvat sähköpostia paremmin vaikkapa hankkeita koskevaan viestintään, vinkkien jakamiseen ja ulkopuolisista asioista tiedottamiseen. Myös perusasioista, esimerkiksi aukioloista, ja toisaalta esimerkiksi kirjaston tulosneuvotteluista on tiedotettu uutisin. Aihepiiri on ollut varsin laaja. Tarmon uutisiin voi sisällyttää kuvia ja tietysti linkkejä. Uutiset arkistoidaan vähintään puoleksi vuodeksi, kirjastoa koskevat toistaiseksi.Alkuajan toinen tarmokas keksintö oli intranetin käyttäminen Voyagerin versionvaihdoksissa. Tarmon Voyager-sivuille laitetaan tarkat ohjeet päivityksistä sekä asennettavat ohjelmat niitä tarvitseville erilliskirjastoille. Päivitykset sujuvat näppärämmin kuin aiemmin CD-ROM-levyjä jakamalla. Työtä helpottavia intranetin tarjoamia välineitä ei paljon tarvitse perustella ja ne otetaan mielellään käyttöön.
Kirjaston kokoushuoneen ja lukusalin varauksille tehtiin helppo varaustoiminto, jolloin yhdessä paikassa sijaitsevasta varauskalenterista voitiin luopua. Yhtä yksinkertainen on Tarmoon kehitetty elektronisten aineistojen ja tiedonhakujärjestelmien vikatilanteita raportoiva ilmoitustaulu, josta virkailijat voivat tarkistaa tilanteen muistelematta milloin ja missä asiasta tiedotettiin.
Tehtäviä ja dokumentteja
Intranetia käytetään muistin apuna myös arkistoimalla dokumentteja, mutta ei periaatteella ”laitetaan se vaan talteen intraan”. Säilyttämiselle juuri Tarmossa pitää olla perusteet. Pääkirjaston johtoryhmän muistiot arkistoidaan intrassa, samoin esimerkiksi kirjaston neuvottelukunnan kokousmuistiot pitkältä ajalta. Työntekijöiden ei tarvitse laittaa talteen sähköposteja, joissa johtoryhmän muistiot pian kokouksen jälkeen jaellaan. Muistioihin voi lisäksi tehdä yksinkertaisia sanahakuja. Monia erilaisia papereita ja ohjeita talletetaan tämänhetkistä tai tulevaa tarvetta varten. Muun muassa pääkirjaston henkilöstö-, UPJ- ja TYHY -asioilla on omat sivunsa. Tarmosta löytyy myös omia ja TKK:n lomakkeita, esim. tallennettavat lomiin ja matkoihin liittyvät lomakkeet.Kirjastossa on aloitettu kuluvana vuonna laatutyö osana TKK:n laadunhallintajärjestelmän rakentamista. Tarmoon perustettiin laatu-sivu, jonne syntyvät dokumentit järjestetään. Meneillään olevista asioista on tiedotettu uutisissa, ja laatusivulla on katsottavissa kulloinkin ajankohtainen dokumentti ja tehtävä. Intranetia on käytetty muissakin asioissa yhteistyön välineenä. Kulloinkin kommentoivana oleva uudistus, dokumentin muodossa tai muutoin, on laitettu esille. Näin tehtiin esimerkiksi uutta kokoelmapolitiikkaa laadittaessa.
Osallistumismahdollisuudet
Henkilökunnalla on erilaisia mahdollisuuksia osallistua intranetin ylläpitoon. Kevyemmällä kanavalla eli Jotain kivaa -sivuilla julkaistaan runoja ja valokuvia. Kesällä 2006 järjestettiin valokuvakilpailu, jonka satona oli hämmästyttävä kirjo kesätunnelmia: vadelman mehukasta punerrusta, pikkupoikia järvessä vettä pärskyttämässä kuin Albert Edelfeltin taulussa, ärhäkkä formula-auto paahteisessa Kaisaniemessä, kultaa valuvia violetteja auringonlaskuja.Jokainen kirjastojen virkailija voi osallistua sisällön tuotantoon kommentein, keskusteluin ja aloittein. Tallennettavia dokumentteja tuotetaan eri puolilla pääkirjastossa ja vähäisemmässä määrin muissa TKK:n kirjastoissa, samoin intranetin omia sivuja on kirjoitettu osin hajautetusti. Päivitys on käytännön syistä ollut varsin keskitettyä.
Toimitukseen kuuluu puolenkymmentä henkilöä päätoimittajan ja teknisen vastaavan lisäksi. Alkuvaiheessa intranetia kehittivät perustava työryhmä ja laajempi toimituskunta. Johtoryhmä on ohjannut ja ideoinut Tarmon toteutusta. Intranet vaatii onnistuakseen johdon näkyvää tukea, mikä on laajalti tunnettu asia ja jokaisen intranet-esitystä pitävän hokema.
Viestintä- ja toimintakulttuuria
Uuden viestintävälineen käyttöönotto on muutosprosessi, halutaan sitä tai ei. Se kyseenalaistaa vakiintuneita tapoja ja käsityksiä sekä vallitsevaa viestintä- ja toimintakulttuuria. Alkuinnostuksen jälkeen uuden kanavan mahdollisuuksia olisi jaksettava hyödyntää, niveltää välineen käyttö luontevaksi osaksi työtä ja kiireistä työpäivää sekä luopua tarpeettomasta varsinkin päällekkäisestä viestinnästä ja tehtävien hoidosta. Nykyaikaiset viestintätekniikat voivat auttaa yhteisöllisyyden ja organisaation identiteetin vahvistamisessa sen lisäksi että niitä käytetään toiminnan ohjauksen välineinä. Viestintä ja toiminta ovat jatkuvassa vuorovaikutuksessa, toisen muutos muuttaa toista ja välillä niitä on vaikea erottaa toisistaan.