TFM-kirjasto pääkirjaston hoitoon

Risto Maijala

TFM-kirjaston uudistukset jatkuvat. Tietänetin edellisessä numerossa (1/2007) kerrottiin uudistetun kirjaston alkuvaiheista Mat- ja TF-kirjastojen yhdistyessä. Nyt kirjasto on aloittanut atk-lainauksen RFID-tunnisteiden avulla ja kirjaston palvelut hoidetaan pääkirjaston toimesta.

Kun TFM-kirjaston kirjastonhoitaja Auli Lumme jäi syksyllä eläkkeelle, syntyi tarve ratkaista kirjaston paikallispalveluiden jatkuminen. Osaston ja pääkirjaston välillä neuvoteltiin pääkirjaston mahdollisuudesta tarjota osastolle heidän tarvitsemiaan palveluita. Keskustelujen pohjalta päädyttiin palvelumalliin, jossa kirjaston hoito ja asiakaspalvelu siirtyivät pääkirjaston vastuulle.

Palvelusopimus

Osaston ja pääkirjaston välille on tehty sopimus, jonka mukaan kirjasto pidetään miehitettynä yhdeksän tuntia viikossa. Kirjastossa on henkilökuntaa paikalla maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin klo 12–15. Kirjasto on kuitenkin avoinna koko päivän, arkisin klo 10–16. Itsepalveluaikana asiakas paikantaa ja lainaa tarvitsemansa aineiston omatoimisesti. Pääkirjasto huolehtii TFM-kirjaston puhelinpalvelusta ja itsepalvelulainauksen käyttäjätuesta silloin kun kirjastossa ei ole miehitystä.

Lilija Stelmahova.

Kirjaston hoidosta vastaa pääkirjaston henkilökuntaan kuuluva kirjastosihteeri Lilija Stelmahova. Hänen varamiehenään toimii kirjastosihteeri Jaakko Marttila.

Päivystyksestä vastaavan kirjastosihteerin tehtäviä ovat kaikki lainaustoimintaan liittyvät tehtävät sekä asiakkaiden neuvonta kirjaston ja sen laitteiden käytössä. Kirjastosihteeri tekee myös pieniä tiedonhakutehtäviä. Varsinainen informaatiopalvelu hoidetaan kuitenkin pääkirjastossa. Kirjaston kokoelmien ylläpito, kaukopalveluun liittyvien tilausten käsittely, aikakausilehtien saapumisvalvonta ja kirjaston nettisivujen ylläpito ovat myös tehtäviä, jotka on sovittu kirjastosihteerin hoidettavaksi.

Aineiston hankinta ja luettelointi

TFM-osaston laboratoriot vastaavat kirjastoon hankittavan aineiston valinnasta. Kirjaston virkailija lähettää tiedon hankittavasta aineistosta pääkirjaston hankintasihteerille. Pääkirjastossa tehdään keskitetysti varsinainen hankintatyö ja aineiston luettelointi. Keskitettyä hankintaa puoltaa myös valtion uusi hankintalaki, jonka mukaan kirjastojen aineistohankinnat on kilpailutettava. Pääkirjaston hankintasihteerillä on aina ajantasainen tieto eri hankintakanavien käytöstä. Yhteistyön alkaessa kehitettiin uusi sähköinen hankintalomake, jota käytetään kirjahankintojen tilausten ilmoittamisessa: http://lib.tkk.fi/Palvelut/hankinta_kirjalomake.html. Kyseistä palvelua voivat hyödyntää myös muut TKK:n osastokirjastot ja laboratoriot.

Kirjan luetteloinnin jälkeen se lähetetään osastolle, jossa tapahtuu kirjan käyttökuntoon saattaminen. TFM-kirjaston matematiikan kirjoissa käytetään niille parhaiten soveltuvaa AMS-luokitusta. Laboratorion henkilökunta hoitaa aineiston luokituksen. Kirjastosihteeri tallentaa luokituskoodit ja paikkamerkit Voyager–tietokantaan.

Lainaustoiminnot

TFM-kirjasto on osastokirjasto, jonka tärkeimmän käyttäjäkunnan muodostaa laitoksen tutkijat ja opettajat. Lainaustoimintoja läpikäytäessä ensisijaisena tavoitteena oli turvata henkilökunnalle tehokas aineiston saatavuus. Samalla haluttiin päästä eroon tuntemattomilla teillä olevista ”kulkukirjoista”. Päädyttiin ratkaisuun, jossa henkilökunta lainaa kirjat kortilleen pitkälle laina-ajalle. Järjestelmä muistuttaa heitä laina-ajan umpeutumisesta ja tarjoaa mahdollisuuden joustavasti uusia lainassa olevat kirjat. Käytännöllä pyritään yksinkertaistamaan aineiston käsittelyä ja samalla parantamaan kirjojen tavoitettavuutta. Erillistä työhuonekokoelmista luovuttiin, ne ovat käsittelyltään jäykkiä ja hyödyntävät tarpeettomasti vain hyvin rajattua käyttäjäkuntaa.

Lainaustoiminnot on päädytty automatisoimaan mahdollisimman pitkälle. Asiakkaiden käytössä on lainausautomaatti, jota osaston henkilökunta voi käyttää myös normaalien aukioloaikojen ulkopuolella. Kirjat on varustettu RFID-tunnistein, joiden avulla kirjojen lainaus ja palautus tapahtuu. RFID-tunnisteita hyödynnetään jatkossa myös hyllyjärjestyksen tarkistamiseen ja kokoelmien inventointiin. RFID-tekniikka sopii hyvin pieneen kirjastoon, jolloin investointikulut perinteiseen (viivakoodi – elektromagneettinen hälytys) järjestelmään verrattuna pysyvät kohtuullisena. Tämä näkyy erityisesti lainausautomaatin hinnassa. Ensimmäiset kokemukset itsepalveluna toimivasta kirjastosta ovat olleet lupaavia.

Jatkossa

Siirtymä uuteen järjestelmään saatiin kesän aikana toteutettua Auli Lumpeen johdolla. Pääosa työstä käsitti aineiston uudelleenluokituksen, RFID-lainausjärjestelmään siirtyminen oli pieni työ. Pienin osin kesken on kirjaston siirtyminen manuaalisesta kuittilainauksesta atk-lainaukseen, osa lainoista on vielä siirtämättä atk:lle. Lehtien saapumisvalvonta siirretään vuodenvaihteessa Voyagerin hankintamoduliin, muitakin pieniä parannuksia pyrimme lähaikoina saamaan aikaan, lupaa Lilija Stelmahova.

Molemmat osapuolet ovat olleet hyvin tyytyväisiä yhteistyöhön. Asian vahvistaa laitoksen puolelta Jan v.Pfaler. Kevään kuluessa toimintaa on tarkoitus – tarvittaessa – hioa edelleen. Osaston ja pääkirjaston välinen sopimus on aluksi kokeilu, joka jatkuu 30.6.2008 asti. Osapuolien tavoitteena on saada aikaan pysyvä ratkaisu.