Kirjaston laatutyö etenee
Sirkku Känsälä
Edellisessä TietäNetissä (1/2007) kirjoitin otsikolla ”Laadunvarmistusta kirjastoon”. Tässä numerossa kerron, miten laatutyö kirjastossa on edennyt kuluneen puolen vuoden aikana. Marraskuun lopulla Korkeakoulujen arviointineuvosto auditoi Teknillisen korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän, joten aihe on edelleen mitä ajankohtaisin.
Prosessikuvauksia ja - kaavioita
Kirjaston laatuprojektissa päätimme heti aluksi, että ensisijaisesti keskitymme prosessien kuvaamiseen. Ydin- ja tukiprosessien määrittelyn jälkeen sovimme mallista, jonka mukaan prosessien sanalliset kuvaukset tehdään ja testasimme sen toimivuutta muutamalla esimerkkikuvauksella. Osoittautui, että tämän mallin avulla voimme laatia prosessikuvaukset. Prosessikaavioiden laatimisessa päätimme käyttää TKK:n suosittelemaa MS-Visio -ohjelmaa, jonka käytöstä TKK järjesti myös koulutusta. Toukokuun lopulla palvelujohtaja Virpi Johansson kävi luennoimassa kirjaston henkilökunnalle prosessien hallinnasta Eduskunnan kirjastossa.Seuraavaksi ryhdyimme tekemään tarkempaa prosessikartoitusta ja laatimaan prosessihierarkiaa. Tämän jälkeen pääsimme laatimaan prosessikuvauksia. Keskustelimme asiasta kirjaston toimistojen kokouksissa ja perustimme ryhmiä tekemään kuvauksia. Osa henkilökunnasta opetteli MS-Vision käytön ja otti vastuulleen kaavioiden laatimisen. Koko kirjaston väki sitoutettiin prosessikuvausten tekemiseen. Laatutyöryhmä kannusti henkilökuntaa kuvausten tekemisessä ja seurasi työn etenemistä.
Ahkera työ onkin tuottanut tulosta. Syyskuussa prosessikuvaukset tallennettiin kirjaston intranetiin TARMOon. Vaikka muutamat kuvaukset ovat edelleen työn alla, on intranetissämme jo noin sata sanallista kuvausta ja kolmisenkymmentä prosessikaaviota.
 |
||
| Kirjaston intranetissa on laatutyölle omat sivut. |
Auditointiin valmistautuminen
Alkusyksystä emme vielä tienneet, tuleeko kirjasto olemaan auditoinnin kohteena vai ei, joten varminta oli valmistautua. Toimitimme TKK:n laatuorganisaatiolle sen pyytämää ennakkomateriaalia ja pidimme kirjaston sisäisen tilaisuuden, jonka aiheena oli auditointiin valmistautuminen. Siinä tutustuimme kirjaston intranetissä olevaan laatuaineistoon ja keskustelimme siitä, mistä muualta löydämme tarvitsemaamme tietoa. Hyväksi tietolähteeksi todettiin kirjaston vuosikertomus, jossa perusfaktat on selkeästi esitetty.Kirjastoa ei kuitenkaan valittu varsinaiseksi auditointikohteeksi. Kirjastoasiat olivat esillä tuki- ja palvelutoimintojen edustajien haastattelussa, johon ylikirjastonhoitaja oli kutsuttu.
Työ jatkuu
Seuraavaksi on tarkoitus tarkastella prosessikuvausten kokonaisuutta, prosessien rajapintoja ja mahdollisia aukkoja niissä. Kuvausten yhteydessä on myös tuotu esiin ongelmakohtia ja kehittämisehdotuksia. Nämä tullaan myös keräämään ja analysoimaan tulevia toimenpiteitä varten.Laatutyön tavoitteena on toiminnan kehittäminen ja jatkuva parantaminen. Tehdyt prosessikuvaukset antavat pohjan prosessien kehittämiselle. Niitä tullaan tarkastelemaan kirjaston tulevaisuuteen vaikuttavien tekijöiden näkökulmasta, joista digitalisoituminen on yksi oleellisimmista. Tehty työ antaa myös entistä paremman pohjan yhteisten pelisääntöjen luomiseen ja työkaluja niiden noudattamiseen ja kehittämiseen.