Luetteloinnin uudet tuulet

Mirja Lampola

Uudistuksen taustaa

Yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastot ovat siirtymässä uuteen luettelointiformaattiin ja yliopistokirjastot myös uuteen Aleph-tallennusalustaan jo ennen joulua. Nämä kaksi asiaa tuovat muutoksia luettelointityöhön. Suomen kirjastoissa on ollut käytössä kolme erilaista formaattia, joista yliopistokirjastot ovat käyttäneet Marc21-Finiä vuodesta 2000 alkaen. Jo keväällä 2004 alettiin käydä keskustelua siirtymisestä Marc21-formaattiin. Formaatin tarkoituksena on kuvata tietoja yhdenmukaisesti niin, että tietokoneohjelma pystyy käsittelemään näitä tietoja ja pystyy tuottamaan niistä erilaisia luetteloita.

Päätös siirtyä uuteen Aleph-pohjaiseen luettelointiohjelmaan samanaikaisesti formaattimuutoksen kanssa tehtiin Kansalliskirjastossa 10.4.2008. Tällä hetkellä tietueet on luetteloitu ensin omaan tietokantaan, josta ne ovat poimiutuneet yhteistietokanta Lindaan. Alephin käyttöönoton myötä tämä muuttuu päinvastaiseksi ja luetteloijille tulee lisäksi käyttöön entisen lisäksi toinen clientti. Varsinainen luettelointi tehdään Aleph-Lindan puolella, josta tietueet siirtyvät kirjastojen omiin tietokantoihin. Samoin kaikki korjaukset tehdään Aleph-Lindan puolella, josta muutokset siirtyvät automaattisesti tietueen omistaville kirjastoille.

Muutokseen valmistautuminen

Teemu-tietokantaa on valmisteltu formaattimuutosta varten siivoamalla sitä virheellisiä tietoja keväästä lähtien. Virheitä on esiintynyt muun muassa väärinä merkkeinä ja ääkkösinä. Ääkkösongelmat ovat perua siitä, että anglosaksiseen maailmaan luotu Voyager ei sovellu suoraan skandinaaviseen merkistöön. Samaan ongelmaan on törmätty myös amerikkalaisten korjausohjelmien kanssa. Luetteloijien on ollut varsin vaikea havaita vääriä ääkkösiä varsinkin poiminnan yhteydessä tulevista pitkistä asiasanakentistä, joten olemme ottaneet käyttöön ajastetun virheiden hakuohjelman poimimaan tietokantaamme mahdollisesti pujahtaneet ääkkösvirheet.

Virheitä on poimittu Usemarcon-konversioajoin sekä bibliografisista tietueista että sijainti- ja varastotietueista (holdings). Osa virheistä voidaan siivota lopullisen konversion yhteydessä, koska ne sijaitsevat muutenkin poistuvissa kentissä. Osa virheistä on taas jouduttu siivoamaan käsin mutta kokonaisuudessaan virheiden määrä ei ole ollut suuri. Teemu-tietokannassa on tällä hetkellä yhteensä hieman yli 350 000 tietuetta. Syy virhemäärän vähyyteen lienee tietokannan huoltoajoissa sekä kirjaston luettelointiohjeiden noudattamisessa. Virheitä oli suhteellisesti eniten eräajoina tietokantaan syötetyssä elektronisessa aineistossa. Uuteen formaattiin siirtyminen on samalla mahdollistanut myös sekä vanhojen että poimintaluetteloinnissa tulleiden tarpeettomien kenttien poistamisen Teemu-tietokannasta lopullisen konversion yhteydessä. Tulevan Aalto-yliopiston tiimoilta on myös kokoonnuttu Helsingin kauppakorkean ja Taideteollisen korkeakoulun luettelointivastaavien kanssa pohtimaan tietokantojemme yhtenäistämismahdollisuuksia konversion yhteydessä.

Luetteloijia on pyritty valmistamaan tuleviin muutoksiin aikataulun varmistuttua. Keväällä 2008 tutustuttiin alustavasti Marc21-formaattiin Sally McCallumin johdolla ja nyt syksyllä Kansalliskirjastossa järjestettiin koulutusta samasta aiheesta. Teemu-luetteloijien omassa piirissä olemme käyneet kenttiä lävitse saadaksemme käsityksen tulevista muutoksista sekä oppiaksenne niiden käyttöä hieman etukäteen. Kenttien uusien käyttötapojen hallitsemisen ohella luetteloijilla on ainakin aluksi totutteltava käyttämään välimerkkejä osakentissä, sillä nykyisessä järjestelmässämme niitä ei ole tarvinnut syöttää itse.

Kirjastojen Aleph-kouluttajille järjestettiin koulutustilaisuus marraskuun alussa. TKK:lla on tarkoitus kouluttaa joulukuussa kaikki bibliografisten tietojen kanssa tekemisiin joutuvat henkilöt Marc21-formaatin ja Aleph-clientin käyttöön. Clientti poikkeaa jonkin verran totutusta Voyager-luettelointiclientistä. Sillä voi tehdä myös toimenpiteitä, joita Voyagerissa voidaan tehdä vain systeemiclientissä. Sijainti- ja varastotietueet luetteloidaan edelleen jatkossakin normaalisti Teemun puolella.

Elämä vaihdoksen jälkeen

Uusi Aleph-Linda-yhteisluettelo syntyy marraskuun viimeisenä viikonloppuna ja uuteen järjestelmään on tarkoitus alkaa luetteloida viikolla 51. Vaihdoksen jälkeinen luettelointi kulkenee jonkin aikaa hieman hitaammin uuden formaatin ja tallennusalustan vuoksi. Yksi huomattavimmista eduista uuteen formaattiin siirtymisessä on se, että poimintaluetteloinnissa ei enää tarvitse tehdä konversiota eri formaattien välillä.

Luetteloinnissa tapahtuvat muutokset heijastuvat myös muihin järjestelmiin kuten Teemu-tietokannan näyttöluetteloon sekä Tentun Trip-pohjaisiin TKKBooks- ja TKK-Serials-tietokantoihin. Molemmissa kentät ja indeksit päivitetään Marc21:n mukaisesti. Samoin luetteloinnissa tapahtuvilla muutoksilla on vaikutuksensa tilastojen keruuohjelmiin – niin itse tehtyihin Access-ohjelmiin kuin yhteistilastoa pyörittävään ohjelmaan. Voyagerin hankintamoduliin uusi järjestelmä tuo hieman enemmän työtä, koska luettelointi tapahtuu Aleph-Linda-yhteistietokannassa. Luetteloinnissa jo nyt apuna toimivat päivitettävät makrot nopeuttanevat ja helpottanevat liikkumista eri clienttien välillä.