Kaukopalvelun kanta-asiakas:
IVOn tietopalvelu

IVO-yhtiöt on suomalaisilla ja kansainvälisillä energiamarkkinoilla toimiva konserni, joka myy asiakkailleen sähköä ja lämpöä sekä energiajärjestelmiin ja -jakeluun liittyviä tuotteita ja palveluja. Vierailimme konsernin emoyhtiössä Imatran Voima Oy:ssä Vantaan Myyrmäessä. Yrityksen tietopalvelu on käyttänyt Teknillisen korkeakoulun kirjaston palveluja, erityisesti kaukopalvelua, merkittävässä määrin vuodesta toiseen. TKK:n kirjaston kaukopalveluasiakkaista suuri osa on yrityskirjastoja.

Imatran Voiman tietopalvelussa, joka kuuluu yrityksen palveluyksikköön, työskentelee viisi henkilöä. Haastattelimme kaukopalvelua puolipäiväisesti hoitavaa Minna Kalavaista ja informaatikko Heli Jyrköstä.

Heli Jyrkönen Minna Kalavainen

IVOn tietopalvelun asiakkaita ovat luonnollisesti IVO-yhtiöläiset, teknisen puolen työntekijät, suunnittelijat, markkinointi-ihmiset ja tuotekehittäjät jne. Haastateltavamme kertoivat hymyillen, että heille tärkeä tietomateriaali on pääasiassa jotain muuta kuin kirjoja eli mitä merkillisempiä energia-alan lippulappusia. Tietopalvelulla on oma budjetti ja se laskuttaa asiakkaitaan.

• Kuinka suuren osan kaikista kaukopalvelutilauksistanne lähetätte TKK:n kirjastoon?
  

  MK: Lähetämme kuukaudessa noin 150-200 tilausta, joista suurimman osan ohjaamme teille ja British Librarylle (TKK noin 50%, BL noin 50%). Lisäksi tilaamme Studsvikin tutkimuslaitoksen kirjastosta raportteja. Käytämme myös muita suomalaisia kirjastoja. Se mihin kirjastoon lähetän tilauksen riippuu paljolti kirjastojen kaukopalvelujen hinnoista, koska laskutan kaiken suoraan asiakkailtani.

• Millaisia tilaustapoja käytätte meille päin?
  

  MK: Lähinnä sähköpostia ja joskus faxia. Kirjoitan tekstinkäsittelyllä tilauksen perinteiseen muotoon ja lähetän sen sitten sähköpostilla. Emme ole vielä kokeilleet VTLS:n REQ-toimintoa, emme nimittäin ole kokeilleet VTLS:ää vielä ollenkaan.

• Miten saatte tilaukset asiakkailtanne?
  

  MK: Saamme ne postitse, mailissa ja puhelimessa.

• Mitä teette tilaukselle ennen kuin se lähtee TKK:lle tai muualle? Millaisia paikannusvälineitä teillä on?
  

  MK: Osa tilauksista on ihan selviä, koska ne on otettu suoraan tiedonhauista. Mutta osa on mitä ihmeellisimpiä. Pyrimme ottamaan selvää, mistä julkaisusta on kyse, esimerkiksi Dialogista eli pyrimme täydentämään viitteen ennen kuin lähetämme sen teille. Paikannamme julkaisuja Tenttu CD ROM -levyltä, Mintusta, Blaise-linesta ja Recodexista.
  

  HJ: Muuten British Library on edelleen sellainen byrokratian pyhättö. Kirjasto vaatii meiltä edelleen fax-tilauksiimme muinaisia telex-koodeja. Emme millään ole päässeet yhteisymmärrykseen, että saisimme jo jättää ne pois. Recodex on tosi hyvä paikannusväline ja niin yksinkertainen. (Recodex on yhteispohjoismainen energia-alan raporttitietokanta. Paikannettaessa raportin numero on tiedettävä.)

• Mitä tilaatte?
  

  MK: Lainoja ja kopioita. Saksalaiset raportit ja kirjat ovat oikea murheenkryyni. Tilaan ne teidän kauttanne, koska Fiz Technik tms. palauttaa aina tilaukseni bumerangina. Teidän kauttanne tilaan myöskin vanhoja 50-60 -luvun kirjoja, joita ei löydy mistään luetteloista. Aika usein ne ovatkin löytyneet teiltä.
  

  HJ: Tilaamme myös TKK:n diplomitöitä. Harmittavaa vain, kun kaikki laitokset eivät lainaa ulkopuolisille diplomitöitään. Yhteiskunta on maksanut koulutuksen, ja tutkimustietoa pitäisi levittää yrityksiin. Sitten jotkut istuvat töiden päällä... Erikseen ovat tietysti tapaukset, joissa työ on jonkin yrityksen rahoittama ja luottamuksellinen tietyn ajan.

• Miten saitte tietää TKK:n kaukopalvelusta, miten tulitte asiakkaaksemme?
  

  MK: Edeltäjäni edeltäjä taisi aloittaa tämän perinteen. Itse jatkan hyväksi havaittuja perinteitä. Ja onhan se sellainen luonnollinen yhteys Teknillisen korkeakoulun kirjaston ja tällaisen yrityksen välillä.

• Mitä mieltä olette tiliasiakkuudesta?
  

  MK: Siitä on pelkästään etua. Ikävä kyllä jotkin TKK:n pienemmät kirjastoyksiköt lähettävät joitain 40 markan laskuja niinkuin viimeksi tänäänkin.
  

  HJ: Reskontramme repii pelihousunsa sellaisten laskujen takia. Olemme laskeneet, mitä laskujen käsittely maksaa yrityksessä ja se on todella kallista.
  

  E-I S: Mekin olemme laskeneet. Pääkirjasto ei lähetä alle 100 markan laskuja. Olemme sopineet osastokirjastojen kanssa siitä, että pienet summat laskutetaan pääkirjaston kausilaskutuksen yhteydessä.

• Mikä on kaukopalvelun laatua?
  

  MK: Nykyaikana sitä on ainakin nopeus.
  

  HJ: Sitä on toimitus sovitussa aikataulussa, joka voi olla nopeampi tai hitaampi. Laatua ei ole se, jos asiakkaamme on lentokentällä hyppäämäisillään koneeseen eikä saa mukaansa pyytämäänsä tietoa.
  

  MK: Sanotaan, että toivomme toimitusten saapuvan muutaman päivän sisällä. Jos on oikein kiire, olemme tilanneet teiltä faxilla ja myös saaneet pyytämämme. Kaikki kirjastot eivät ymmärrä tätä kiirettä. Ja sekin on laatua, jos sähköpostia luetaan säännöllisesti. Olemme todenneet joidenkin kirjastojen avaavan postilaatikkonsa vain kerran päivässä. Siellä ne kiiretilaukset odottavat koko päivän tai pahimmillaan seuraavaan aamuun.
  

  HJ: Kopioiden pitäisi olla korkealaatuisia. Koska asiakkaamme ovat tottuneet yrityksemme kopiokoneiden erinomaiseen jälkeen, eivät he ilahdu jäljenteiden mustista tahroista, epäselvistä matemaattisista kaavoista tai kuvista . Ja vielä sellaisesta pitäisi maksaa ...
  

  E-I S: Pääkirjastossa onkin kiinnitetty huomiota kopioiden laatuun. Hyvä kuulla, että ei ole samantekevää, millaisia kopioita toimitamme.

• Tulevaisuuden näkymiä?
  

  MK: Emme oikein kannata sitä, että kaikki jäljenteet toimitettaisiin telefaxilla niinkuin eräät kirjastot ovat suunnitelleet.
  

  HJ: Mieluummin voisimme kokeilla vastaanottavana Ariel-kirjastona toimimista. Olemme jonkin verran katsastaneet elektronisia artikkelinvälityspalveluita, Uncoveria. Toistaiseksi vain näyttää siltä, että niiden tarjonta ei ole erityisen kattavaa meitä kiinnostavilta aloilta. Ilmeisesti nämä palvelut ovat lähteneet liikkeelle lääke- ja biotieteistä. Käytämme jonkin verran fulltext-tietokantoja, esimerkiksi Abi Informia. Olemme myös paikantaneet julkaisuja Internetin kautta Kongressin kirjastosta ja koettaneet lainata sieltä. Mutta ihmeeksemme saimme vastauksen, etteivät he lainaa ulkomaalaisille. Tuntuupa kummalta kun meillä on nämä hirveän hienot sähköiset paikannusvälineet, emmekä kuitenkaan saa itse julkaisua käsiimme. Toivon myös, että jonain päivänä voisimme käyttää luottokorttia maksuissa. Pääsisimme tästä työläästä laskurumbasta ja valuuttamääräisistä laskuista.

• Mitkä kirjastot painivat TKK:n kaukopalvelun kanssa samassa sarjassa?
  

  MK: British Library. On myös joitakin muita hyviä kotimaisia kirjastoja, jotka toimittavat nopeasti tilaamamme aineiston. Suomen tieteellisen kirjastoseuran kaukopalvelujaostossa, jonka jäsen olen, on korostettu sitä, että kirjastojen pitäisi tilata ensisijaisesti kotimaasta. Mutta miten tilaat, kun kotimaisista kirjastoista saa niin huonosti uutta aineistoa. Teilläkään ei ole tarpeeksi esimerkiksi uusia konferenssijulkaisuja.