Jaana Kersalo
Neste on öljy-, kemia-, kaasu- ja energia-alalla toimiva yhtiö. Viime syksynä yritys osittain yksityistettiin.. Tietopalveluita Nesteellä on kolme: Keilaniemen tietopalvelu, business-, markkina- ja management tiedon tietopalvelu, Porvoon tietopalvelu, joka keskittyy enemmän kemiaan, tekniikkaan ja tutkimukseen jne. ja Hamina Resinsin yhden hengen tietopalvelu. Koska Neste on perinteisesti käyttänyt kirjastomme palveluja, myös informaatiopalvelua, toimitus kävi kuulostelemassa Keilaniemen tietopalvelun tunnelmia. Kysymyksiin vastasi tietopalvelun tämänhetkinen vetäjä liiketoiminta-analyytikko Marja Ingelin. Myös informaatikko Anneli Rajanen ja kirjastonhoitaja Senja Pyysalo kertoivat mielipiteitään.
![[Kuva]](kuvat/tieta1.jpg)
Kuvassa
vasemmalta Marja Ingelin, Anneli Rajanen ja Senja Pyysalo.
Minkälainen organisaatio tietopalvelullanne on?
Keilaniemen tietopalvelu on osa Keilaniemen palveluyksikköä, mikä tarkoittaa mm. sitä, että me veloitamme palveluistamme. Ensijaisesti palvelemme täällä lähellä olevia, tietenkin myös koko konsernia. Osastomme jakaantuu kahteen aika erilaiseen osaan (osaston nimi on tietopalvelu). Toinen on tiedonhankinta, joka oikeastaan on se, mitä muualla sanotaan tietopalveluksi. Toinen puoli on julkaisupalvelu, johon kuuluu konsernin arkisto, siis keskusarkisto, ja graafinen palvelu (kalvot, lomakkeet, julkaisut, käyntikortit ym.). Tiedonhankintapuolella meitä on viisi henkeä: kaksi informaatikkoa, yksi kirjastonhoitaja, yksi tietojärjestelmäasiantuntija ja minä liiketoiminta-analyytikko, oman toimeni ohella osastopäällikkö, kertoo Marja Ingelin. Sirpa Salmela toimii tällä hetkellä muissa tehtävissä.
Onko tietopalvelunne tulevaisuus turvattu, minkälaisia suunnitelmia Nesteellä on?
Yhtiömme organisaatiota uudistetaan paraikaa. Tietopalvelulla toimintona on varmasti tulevaisuutta, mutta ei ole varmaa onko se organisoituna näin omaksi yksikökseen. Omasta mielestäni tiedonhakutehtävät sujuisivat paljon paremmin, jos ne tehtäisiin suoraan osastoilla, missä tietoa tarvitaan. Kirjastopalvelut, hankinnat, kaukopalvelu tms. - siinä nyt ei oikeastaan ole eroa, hoidetaanko ne pienen matkan päästä vai ei.
Teillä ei ole varsinaista kirjastoa, mutta kuitenkin kokoelmat lehtiä ja vuosikertomuksia?
Kyllä, vuosikertomukset ovat meillä tärkeitä. Meillä on aika paljon ulkomaisten yritysten, jotka ovatkin ehkä merkittävämpiä, vuosikertomuksia. Huolehdimme rutiininomaisesti yli sadan yrityksen vuosikertomuksesta ts. pidämme huolta siitä, että ne saadaan heti kun ne ilmestyvät. Ja vielä enemmän, pari kolme sataa, vuosikertomusta on sellaista, jotka säilytämme saadessamme.
Lehtiäkin on, vaikka koko ajan olemme joutuneet karsimaan niiden säilytystä ja jonkin verran tilauksiakin. Karsimisessa luotetaan TKK:n lähelläoloon, sitä mitä teiltä on saatavissa, meidän ei kannata säilyttää ainakaan kovin pitkään.
Teettekö ja missä määrin tiedonhakupyyntöjä meille?
Aika vähän, varmaan alle 10 kertaa vuodessa teemme aiheenmukaisia tiedonhakupyyntöjä . Silloin kun kysymyksessä on alue, mikä on meille täysin vieras, ja kun meillä ei ole mitään omia lähteitä sen hakuun.
Miten itse haette vastauksia tiedonhakupyyntöihin? Ilmeisesti käytätte kaupallisia tietokantoja, käytättekö Internetiä?
Meillä on paljon sopimuksia kaupallisten tiedonhakujärjestelmien kanssa. Internet on käytössä jonkin verran, mutta olemme vasta aloittelijoita. Kaupallisista tietokannoista uutistietokannat ovat meille tärkeitä. Käytämme Reuteria paljon, sitten Dialogista Promptia ja muita uutistietokantoja sekä satunnaisesti muita.
Ovatko tiedonhakupyynnöt luonteeltaan laajoja vai äkillisiä, joihin pitää saada heti vastaus?
Yhdeksässä tapauksessa kymmenestä äkillisiä pyyntöjä, joihin vastaus piti saada eilen. Me olemme yrittäneet vaivihkaa suunnata toimintaamme sellaiseksi, että olisimme varautuneet tällaisiin äkillisiin kysymyksiin. Olemme tehneet aika paljon uutiskatsauksia milloin mistäkin aiheesta, niin että ne, jotka jotain asiaa seuraavat, pystyisivät näistä katsauksista jo aika paljon näkemään. Mutta eihän se aina onnistu. Usein tulee esille uusia asioita, jotka eivät ole missään. Yleensä on hirveä kiire. Aika harvinaisia ovat enemmän teknisluonteiset ja suuritöisemmät toimeksiannot, millä ei olisi niin kiire.
Lähetätte useinkin käsikirjastomateriaaliin kohdistuvia kysymyksiä meille?
Kyllä, nimenomaan, kun meillä ei ole edes kunnollista käsikirjastoa. Olemme teidän varassanne. Jos on aikaa, niin juoksemme itse teille katsomaan. Jos ei, niin soitamme jollekin informaatikoistanne, että voitko katsoa ja faksata sitä ja tätä.
Mitä jos meillä nimettäisiin teille "oma informaatikko"? Olisiko siitä mitään iloa tai hyötyä?
Olisi. Käytännössähän usein käy niin, että jos olet asioinut jonkun kanssa, niin aina mieluummin soitat samalle, koska hän tietää vähemmästäkin selittämisestä mitä tarkoitat. Mutta eihän siinä kannattaisi olla niin orjallinen, ainahan tulee lomia ja poissaoloja.
Eli käytte joskus meillä paikan päällä?
Kyllä käymme. Minä itsekin käyn useamman kerran vuodessa. Vaikka ei olisi muuta asiaa, käyn katsastamassa mitä teillä nykyään on. Teillä on juuri kemian alalla aika hyvä käsikirjastokokoelma. Sieltä löytyy tarvitsemaamme tietoa hyvin. Meillä ei ole täällä mitään näitä kemian alan keskeisiä encyclopedioita, kuten Ullman ja Kirk-Othmer. Tiedämme mitä ne kirjat sisältävät ja melkein osaamme ulkoa niiden sisällysluettelot, joten vain tilaamme tarvittavat kopiot. Olemme saaneet kopiot nopeasti.
Käytätte tietokantojamme, Tenttua?
Aivan, käytämme Talia eniten, satunnaisesti Inssiä. Booksista haemme aika harvoin, koska lähetämme kaukopalvelutilaukset suoraan teille tarkastamatta. Kotimaisen yritystiedon etsiminen muuten saattaa olla todella hankalaa, joudut hakemaan Tentusta, Heleconista, Katista ja Esmerkistä. Toiseksi mitä enemmän ajantasalla tällaiset tietokannat ovat, sen parempi meidän kannaltamme.
Kaukopalvelutilauksia teette täällä Keilaniemessä noin 500 vuodessa, joista noin 90 % lähetätte meille?
Kyllä. Melkein riippumatta aiheesta. Teillä on hyvä ja nopea palvelu varsinkin pääkirjastossa, ja hyvät suhteet ulkomaisiin kirjastoihin ja kopiopalveluihin. Olemme ihan tyytyväisiä. Hinnatkin ovat kohtuulliset. Väliaikatiedotukset ovat myös hyödyllisiä.
Oletko koskaan miettinyt tietopalvelun laatua, mitä se on, kun laadusta puhutaan niin paljon nykyisin?
Minusta laatujärjestelmä sanana on saanut niin negatiivisen kaiun, että hiukset nousee pystyyn! Se on pitkälti niin meillä kuin muillakin mennyt ISO 9000 -laatujärjestelmän laatimiseksi eli aikamoiseksi paperin pyörittämiseksi. Kukaan ei todella ajattele laatua! Mutta sitähän se tarkoittaa, että kun asiakas jättää tiedonhakutehtävän, se tehdään hyvin. Tulokseen pitää voida luottaa, samoin siihen että kaikki mahdolliset tiedonlähteet on käyty läpi ja että vastaukset toimitetaan ajallaan. Useinhan kyse on siitä, että vaikka asiakas saisi kuinka hienon vastauksen, mutta jos se on päivän myöhässä, sillä ei ole mitään virkaa. Loppujen lopuksi kaikkein tärkeintä on, että tieto toimitetaan ajoissa. Jos informaatikkona joudut tekemään jotain "quick and dirty", niin kerrot sen.
Onko teillä mitään toiveita esitettävänä kirjastollemme tai informaatiopalvelullemme?
Ei mitään suurempia toiveita. Toivottavasti voitte pitää käsikirjastonne yhtä laadukkaana kuin mitä se nyt on. Samoin toivomme, ettei lehtikokoelmaanne jouduttaisi tekemään isoja leikkauksia.
Miten yhteistyö TKK:n erilliskirjastojen kanssa saataisiin pelaamaan joustavammin? Palvelu on ollut sinänsä ystävällistä, mutta joistakin kirjastoista on sanottu, että "en minä voi tehdä, muuten jään ihan ilman rahoja, jos teen näin ja näin". Halua on, mutta keinot puuttuvat.
Neste (Keilaniemi) on käyttänyt kirjastomme palveluja kauan?
Kyllä, aina. Porvoon tietopalvelullahan on iso kaukopalvelu, 5000-6000 pyyntöä vuodessa. Käytännössä niistäkin aika iso osa tulee teille.
Haastattelun lopuksi erityisesti Anneli Rajanen esitti toiveenaan, että kirjastoomme pitäisi hankkia enemmän business- ja markkina-alan kirjallisuutta. Jos kaikenlainen kaupallinen, business- ja tekniikan alan tieto löytyisikin samasta kirjastosta ...
Lisätietoja Nesteestä: http://www.neste.com