Ensimmäisessä toimistokohtaisen sarjamme osassa kuvailtiin kaukopalvelua. Hankinta ja kaukopalvelu eroavat toisistaan monessa mielessä, mutta esimerkiksi siinä, että kaukopalvelussa työtehtävät ovat yhtenäisempiä. Kirjastomme hankinnassa tehdään monenlaisia tehtäviä. Ohessa kerrotaan muutamista hankinnan tehtävistä.
Leena Katajapuro
Hankintatoimiston kautta virtaa, sananmukaisesti, kaikki pääkirjastoon tuleva materiaali, koska saapuva posti kulkee toimiston kautta muihin työpisteisiin. Toimisto hankkii pääkirjastoon ja myös haluttaessa erilliskirjastoille tietomateriaalia ostamalla, vaihtamalla ja lahjoituksina. Osallistumme kirjaston luetteloiden ylläpitoon mm. vastaamalla kausijulkaisujen luetteloinnista ja saapumisvalvonnasta. Toimistossa on vakinaista henkilökuntaa kahdeksan henkeä.
Pääkirjastoon ostetusta aineistosta pääpaino on aikakauslehdillä ja erilaisilla hakuteoksilla joko painettuna tai yhä enenevässä määrin elektronisessa muodossa CD-ROMeilla tai verkoissa. Koska aikakauslehtien tilausten jatkuvuus on tutkijoiden kannalta erittäin tärkeätä, emme ole tahtoneet katkaista lehtitilauksia muuta kuin pakon edessä, vaikka hintojen nousun ja valuuttatilanteen vaihtelun takia hankintamäärärahat ovatkin välillä kuluneet lähes kokonaan niihin. Neuvottelemalla ja kilpailuttamalla eri välittäjiä olemme onnistuneet saamaan edullisia sopimuksia, niin että olemme voineet taas hankkia myös muuta kirjallisuutta. Kirjahankinnoissa olemme olleet yhteydessä korkeakoulun laitoksiin, jotta kurssikirjojen lisäksi olisi saatu kokoelmiin mahdollisimman hyödyllistä aineistoa.
Kirjastolla on vaihtosuhde 66 ulkomaalaisen korkeakoulukirjaston tai tieteellisen seuran kanssa. Käytämme vaihtomateriaalina TKK:n väitöskirjoja ja kirjaston omia julkaisuja ja saamme heiltä vastaavaa aineistoa. Lisäksi saamme Tieteellisen kirjallisuuden vaihtokeskuksesta heille tulleita tekniikan alan sarjoja ja väitöskirjoja. Määrällisesti saamme eniten saksalaisia väitöskirjoja, joista otamme kokoelmiimme kaikki tekniikan alan väitöskirjat, muista aloista vain sellaiset, mitkä liittyvät korkeakoulun opetukseen ja tutkimukseen. Muut lähetetään Varastokirjastoon Kuopioon. Yhä useammat kirjastot ovat siirtyneet käyttämään väitöskirjoista vaihtolistoja, joista voi valita haluamansa, niin myös me. Listojen avulla vältytään ei toivotun materiaalin kierrätykseltä, ja käsittelykustannukset laskevat.
Tulipalon tuhottua kirjaston sodan aikana kokoelmat saatiin uudelleenkartutettua yksityisiltä, yhteisöiltä ja yrityksiltä saaduilla lahjoituksilla. Lienee sitä perua, että pääkaupunkiseudun yritykset siirtävät meille vuosittain uusiakin lehtiään, kun niiden aktiivisin käyttö on laantunut. Yksityisiltäkin saadut suosikkilehtien lahjoitukset korvaavat jo kertaalleen puhkikuluneita numeroita. Kirjalahjoituksista pääosa on iältään vanhempaa. Useimmiten vastaavia teoksia on jo kokoelmistamme, mutta hyvin vanhojakin helmiä löytyy lahjoituksista. Kirjoistakin kuluneet korvataan lahjoitusten parempikuntoisilla. Kaikkia lahjoituksia emme enää voi ottaa kokoelmiimme, koska tila on rajallinen. Valintakriteerinä pidämme aineiston mahdollista kysyntää. Jos kirjaa tai lehden vuosikertaa ei todennäköisesti tulla kysymään paikan päällä, lähetämme sen Varastokirjastoon Kuopioon, mistä se on saatavissa tarvittaessa kaukolainana tai artikkelikopioina.
Hankintapolitiikassamme on otettava huomioon myös uudet tuulet. Missä tahdissa ja missä määrin muutumme elektroniseksi kirjastoksi. Mikä osa aineistosta hankitaan elektronisina julkaisuina ja mitkä edelleen paperille painettuna. Siinäpä meillä on kysymyksiä ratkottavana, jotta voimme tarjota käyttäjillemme mahdollisimman hyödylliset kokoelmat.
Ilkka Heikkinen
Ahkerina tietoverkkojen ja WWW:n käyttäjinä olemme jo jonkin aikaa hoitaneet lehtitilausasiamme elektronisesti Internetin kautta.
Kaikilla käyttämillämme kansainvälisillä lehtivälittäjillä on omat online-tieokantansa. Niitä käyttämällä voi tilata lehtiä, uudistaa ja peruuttaa tilauksia, karhuta ja tehdä hintatiedusteluja. Yhteydenpito välittäjän kanssa tapahtuu sähköpostitse.
Tietokantojen käyttö on asiakkaille ilmaista, ja yhteys otetaan Telnetillä välittäjän Internet-osoitteeseen. Välittäjä antaa käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jotkut palvelut vaativat mikrotietokoneeseen asennettavan yhteysohjelman, jonka samoin saa ilmaiseksi välittäjiltä.
Ainoa hankaluus on se, että kirjastossamme käytössä oleva VTLS-järjestelmä ei ole Internet-yhteensopiva, ja näin ollen siitä saatavia tietoja ei voi suoraan välittää Internetiin. Esimerkiksi karhuaminen hoituu siten, että VTLS:tä tulostettu karhuttavien lehtien lista syötetään manuaalisesti lehtivälittäjän tietokantaan. Tosin jotkut välittäjät ovat luvanneet kehittää tietokantaohjelmiaan niin, että esim. karhut voisi lähettää heille suoraan VTLS-tietokannasta.
Kaikilla lehtivälittäjillä on nykyään toki myös oma WWW-sivunsa, joka sisältää tietoja firman palveluista sekä monia hyödyllisiä linkkejä muihin WWW-palvelimiin, elektronisiin lehtiin ja eri kirjastojen tietokantoihin.
Sähköisesti tapahtuvalla tilausten käsittelyllä on omat kiistattomat etunsa. Paperia tarvitaan tavallista vähemmän, ja asiat ovat perillä reaaliajassa. Tulevaisuudessa kun yhteensopivuusongelmat on saatu ratkaistua, monet aikaavievät rutiinit, kuten karhunta, voidaan lähes automatisoida.
Seuraavassa joitakin kansainvälisten lehtivälittäjien WWW-osoitteita:
EBSCO Subscription Service: http://www.ebsco.com
SWETS Subscription Service: http://www.swets.nl/ssshome.html
BLACKWELL'S Periodicals: http://www.blackwell.co.uk/libserv/periodicals/Welcome.html
Jaana Kersalo
Kausijulkaisut (lehdet, vuosikirjat, sarjat jne.) luetteloidaan hankinnassa eikä luettelointitoimistossa kuten muu materiaali. Näiden julkaisujen luetteloinnissa olemme jo muutamia vuosia käyttäneet apuna ISSN Compact CD-ROMia, joka on kansallisten ISSN-keskusten tuottamista auktorisoiduista tietueista koottu rekisteri. Lehdet ja sarjat muuttelevat nimiään, ISSN-numeroitaan, kustantajaa, numerointitapaansa, kieltä ja ties mitä useinkin ja vieläpä sekoillen, joten ilman tätä apuneuvoa luettelointi olisi liian aikaaviepää ja hankalaa.
Aiemmin kausijulkaisut luettelointiin kahteen paperikortistoon ja Trip-järjestelmän Serials-tietokantaan. Nykyisin päivitykset tehdään vain Teemuun, josta tiedot siirretään Serialsiin ja Tenttu CD-ROMille. Kausijulkaisuluetteloinnin siirtyminen vain yhteen rekisteriin on edellyttänyt paitsi taannehtivaa luettelointia, myös ja erityisesti varastotietojen päivitystä. Samoin tänä syksynä aloitetut sarjakokoelmien siirrot ja poistot työllistävät päivittäjiä. Kaiken tämän työn tarkoituksena on se, että asiakkaat löytävät lehtien ja sarjojen tiedot ajantasaisina ja paikkaansapitävinäTeemusta ja Serialsista.
Jaana Kersalo
Pääkirjastoon saapuvat lehdet ja sarjat on rekisteröity numerokohtaisesti vuodesta 1993 lähtien VTLS-järjestelmän Teemu-tietokantaan. Käyttäjät näkevät suoraan päätteeltä, mitkä numerot ovat tulleet taloon (1993->), onko kyseessä kiertolehti, luetteloidaanko sarjan yksittäiset osat Teemuun, onko lehti ostettu ja mistä, milloin seuraavan ostolehden numeron viimeistään pitäisi saapua jne. Säännöllisemmin ilmestyvät ostolehdet voidaan valvoa tarkimmin ja karhuta heti tarvittaessa. Kirjastossa on pyritty ottamaan VTLS:n checking-toiminnoista irti sen parhaat puolet, kuitenkin niin ettei toimita liiaksi järjestelmän ehdoilla.
Kausijulkaisujen varastotietojen näytöt on haluttu pitää mahdollisimman selkeinä. Niinpä lehtien varastotiedot tiivistetään aina vuoden vaihteen jälkeen.
Kausijulkaisujen varasto- ja saapumistiedot näkyvät asiakkaille seuraavasti:
- varastotietojen näyttö (tarvittaessa komento h):
SIJAINTI: British ... (aakkosissa hyllyssä) NIMEKE: Journal / British Chemical Association KOKOELMA: P1 Sarjat ( 3 viim. vuotta 2. kerroksessa) HUOM.: Kiertolehti (lähtee uutuusnäyttelyn jälkeen kiertoon) ILMESTYY: kerran kuussa (ilmestymistiheys) HANKINTA: Saadaan (saadaan jatkuvasti) 11-40 1964-1993 41 1994 -- puuttuu: no. 5 Vol. 42 no. 1-8 Jan.-Aug. 1995
- varastotietojen MARC-näyttö (komento hm):
Sisältää tietoja, jotka tulostuvat varastotietojen näytölle (yllä) ja saapumisvalvontanäytölle (alla) sekä kaiken julkaisun käsittelyssä tarvittavan tiedon. Säännöllisemmillä ostolehdillä sisältää myös kentän 853 (ns. kaavan), jonka avulla saapuvat numerot voidaan ennustaa ja valvoa automaattisesti. Ostolehdet erottaa lahjoista ja vaihdoista esimerkiksi kentästä 991, johon on tallennettu tilauspaikka. Lahjoja ja vaihtoja karhutaan harvemmin, ostot säännöllisesti.
- saapumisvalvontanäyttö (lähinnä ostolehdet, komento ck):
SIJAINTI: British ... MERKINTÄ NIMEKE: Journal / British Chemical Association Kierto KOKOELMA: P1 Sarjat KPL 1 Saadaan ILMESTYY: kerran kuussa VÄLITT.: AGENT OY HUOM. : Osto NUMERO SAATU ODOTETTU 1. Vol. 42 no. 4 Apr. 1995 09.05.95 25.05.95 2. Vol. 42 no. 5 May 1995 26.05.95 14.06.95 3. Vol. 42 no. 6 June 1995 11.07.95 14.07.95 4. Vol. 42 no. 7 July 1995 02.08.95 13.08.95 5. Vol. 42 no. 8 Aug. 1995 12.09.95 12.09.95 Seuraava numero: 6. Vol. 42 no. 9 Sept. 1995 12.10.95
- Saatu eli saapumispäivämäärä ja odotettu eli päivämäärä, jonka jälkeen numero menee VTLS:n muistutuslistalle odottamaan karhuamista.
Ilkka Heikkinen
Teknillisen korkeakoulun pääkirjaston henkilökunta, sekä Otaniemen alueella sijaitsevat ulkopuoliset asiakkaat voivat tilata nähtäväkseen enintään viisi pääkirjaston lehteä. Henkilökunnalle palvelu on ilmainen, mutta ulkopuolisilta peritään pieni maksu.
Pääkirjasto toimittaa myös sisällysluettelokopioita kirjaston lehdistä. Tämä maksullinen palvelu on avoin kaikille. Kopioista perittävä hinta määräytyy lehden ilmestymistiheyden mukaan. TKK:n sisäiset asiakkaat saavat kopiot puoleen hintaan.
Kiertolehtiä sekä sisällysluettelokopioita toimitetaan noin 500 asiakkaalle. Pääkirjastoon tulevista noin tuhannesta ostetusta lehdestä keskimäärin 850 on kiertolehtiä. Vuodessa tämä vastaa 22 000 lainaa.
Pekka Pasanen
TENTTU CD-ROM valmistuu kahdesti vuodessa. Levy sisältää tällä hetkellä seitsemän tietokantaa: Books, Serials, Inssi, Tali, Nordres, TKKtutkii ja TKKjulkaisee. Tietokantojen sisältö on sama kuin online-TENTUssa. Asiakaskyselyssä CD-ROMin tilaajat nimesivät suosituimmiksi tietokannoiksi Booksin, Inssin ja Talin, mikä ilmentääkin ko. asiakasryhmän tietotarpeita.
TENTTU CD-ROMin vuositilaushinta on 6500mk + ALV. Verkkoversion lähtöhinta on 9750mk + ALV (1 toimipaikka, 1-6 käyttäjää). Asiakkaista valtaosa on teknillisiä oppilaitoksia/ammattikorkeakouluja. Myös yliopistot/korkeakoulut ja yleiset kirjastot ovat tilanneet CD-ROMia. TENTTU CD-ROMia on helppo käyttää ja se soveltuu hyvin opetukseen ja omatoimiseen tiedonhakuun. Hakukielenä on CDAnswer, ja ohjelmiston on tehnyt Dataware Inc.
Levyä 95/2 valmistetaan parhaillaan. Valmistus pitää sisällään tietokantojen tarkistusta ja päivitystä. TENTUn tietokannat ovat aikaisemmin olleet TKK:n ATK-keskuksen VAX/VMS-koneella, mutta nyt ne on siirretty UNIX-koneelle. BOOKS ja SERIALS syötetään ensin VTLS-järjestelmään HP-koneelle, josta tietueet siirretään eräajona TENTTU-tietokantoihin. Uudelta Unix-koneelta tietokannat otetaan DAT-nauhoille.Ne viedään Helsingin kauppakorkeakoulun atk-keskukseen, jossa levy varsinaisesti tehdään. DAT-nauhoilla tieto on raakamuodossa,ja se vaatii vielä lisäkäsittelyä, ennen kuin CD-ROM alkaa syntyä. HKKK:n atk-keskus valmistaa lopullisen levyn näköisen premaster-levyn. Se tarkistetaan TKK:n kirjastossa ja kunnossa oleva levy lähetetään prässättäväksi Saksaan. Otamme nyt ensimmäistä kertaa TENTTU CD-ROMia varten nauhat UNIX-koneelta ja jännitämme tietysti hieman, mitä uutta se tuo mukanaan.
Kuulemme mielellämme asiakkaiden toiveita ja parannusehdotuksia TENTTU CD-ROMista. Numero 95/2 valmistuu entiseen malliin. DAT-nauhasiirron ohella on myös menestyksellisesti kokeiltu tiedostojen suoraa linjasiirtoa.
Jaana Kersalo
![[Kuva]](kuvat/hankinta.jpg)
Kuvassa vasemmalta takana Janne Salonen, Pekka Pasanen ja Ilkka Heikkinen.
Keskellä seisomassa Jaana Kersalo, Tuula Pöyhönen ja Tarja Paalanen.
Edessä istumassa kirjastoharjoittelija Tiina Tuomaala, Tuula Hyypiä ja Leena
Katajapuro.
Hankintatoimiston väki on huumorintajuista porukkaa, jonka humööri tosin voi olla joskus sisäänpäinlämpiävää. Kaikki vakituiset hankinnan työntekijät ovat nimittäin olleet talossa jo monia vuosia. Itse asiaan eli minkälaisia ovat hankinnan työntekijät: Janne Salonen on kiinnostunut historiasta ja sen vastapainoksi raivaa aika ajoin kesämökin puustoa. Tuula Pöyhösessä on Suomi melkein menettänyt naispuolisen Jani Sievisen. Tuulasta löytyy sitä suomalaista sisua vaikka muille jakaa - ja sitähän saapumisvalvonnassa tarvitaan. Toimiston päällikkö Leena Katajapuro (Purjo) on erityisen kiinnostunut kivistä, Lapin reissuista ja ampuminenkin sujuu. Leena osaa hymyillä välillä itselleenkin, mikä on esimiehelle oivallinen taito. Toisillakin on monenlaisia kiinnostuksen kohteita. Tuula Hyypiä on viime aikoina keskittynyt psykologiaan kaiken muun lisäksi. Jaana Kersalo on paitsi taiteen ystävä, myös herkkusuu, jonka silloin tällöin loihtimat leipomukset ja ruoat maistuvat kyllä muillekin. Toimiston tulisielun Ilkka Heikkisen sydäntä lähellä ovat tietotekniikan lisäksi media-asiat (radio ja tv) sekä musiikki. Luonteeltaan vakaan Pekka Pasasen kädessä pysyy niin laskettelusauva kuin golf-mailakin. Pekalta ja Tuula Hyypiältä voi kysellä vaikkapa urheilukisoihin ja urheilijoihin liittyviä yksityiskohtia. Tarja Paalanen harrastaa omasta mielestään lähinnä työntekoa, mutta hän on myös oikein taitava kutoja.
* lehtikierto ja sisällysluettelokopiot 451 4108 (tai 451 4118) * ISBN-numerot TKK:n omille julkaisuille 451 4118 isbn-numero@hut.fi * kurssikirjat 451 4143 tarja.paalanen@aalto.fi * hankintaehdotukset 451 4131 kirjasto-hankinta@hut.fi * vaihdot ja lahjoitukset 451 4131 leena.katajapuro@aalto.fi * Tenttu CD-ROM 451 4120 pekka.pasanen@aalto.fi