Anneli Manner
Teknillisessä korkeakoulussa julkaistaan vuosittain noin 500 tutkimusraporttia. Ne julkaistaan yleensä laboratorioiden omissa julkaisusarjoissa, joita on yhteensä 250.
Kirjasto jakaa kullekin tutkimusraportille ISBN-tunnusnumeron (= International Standard Book Number). Numeron voi hankkia puhelimitse, faxilla, sähköpostilla (e-mail:isbn-numero@hut.fi) tai WWW:n kautta (osoite: http://www.hut.fi/TKK/Kirjasto/isbn.html#isbn-lomake). Julkaisusarjat identifioidaan ISSN-tunnusnumerolla (=International Standard Serial Number). ISSN-numeroita jakaa Suomen ISSN-keskus Helsingin yliopiston kirjastossa.
Kirjastossa on kutakin TKK:n julkaisua kaksi kappaletta. Toinen on sijoitettu hakuteoskokoelmaaan luokkaan Ref 043 ja toinen lainattava kappale on sijoitettu sarjakokoelmiin. Jos julkaisu ei kuulu sarjaan, se sijaitsee kirjakokoelmassa aiheen mukaisessa luokassa. Julkaisut sijatsevat sarjakokoelman aakkostuksessa kohdalla Teknillinen korkeakoulu. Seuraava aakkostustaso on osaston, laitoksen tai laboratorion nimi suomeksi tai englanniksi tai sarjan nimi esim. Tehdassuunnittelun raporttisarja. VTLS:n nidetietueeseen sekä MARC-tietueen 950-kenttään merkitään Teknillinen korkeakoulu ja seuraava sana, jonka mukaan teos aakkostuu. Osa julkaisuista löytyy myös mikrofilmeinä.
Jo siinä vaiheessa kun julkaisulle annetaan ISBN-numero, siitä tehdään ns. ennakkotietue Teemuun. Sen tunnistaa ENNAKKOTIETO CIP/TKK -huomautuksesta.
Korkeakoulut ovat sopineet, että kirjastot luetteloivat oman korkeakoulunsa raportit mahdollisimman nopeasti LINDA-yhteistietokantaan. Jokainen yksittäinen raportti luetteloidaan erillisenä osana LINDAan ja Teemuun. Kaikista sarjannimistä on myös ns. kausijulkaisutietue, joka tunnistetaan ISSN-numerolla. Jos julkaisussa on käytetty raporttikoodia, voi myös sillä hakea.
Helsingin yliopiston kirjasto ylläpitää Suomessa julkaistusta kirjallisuudesta FENNICA-tietokantaa, josta on saatavana FENNICA-CD-ROM. TKK:n julkaisut ovat mukana tässä. Eduskunnan kirjasto ylläpitää valtionhallintoa koskevista julkaisuista VIRA-tietokantaa, josta löytyvät korkeakoulun toimintaa ja hallintoa koskevat julkaisut. Vuoden 1997 alusta tietokannasta tulee VILLE, ja siihen on ilmainen pääsy Internetin kautta. Edellä mainittujen luetteloiden lisäksi tiedot TKK:n julkaisuista menevät moniin kansainvälisiin rekistereihin. Sarjojen nimet menevät kansainväliseen ISDS-rekisteriin, josta julkaistaan luetteloinnin hyvä apuneuvo ISSN-Compact CD-ROM. Lisäksi tietoja TKK:n julkaisuista löytyy USA:n Kongressin kirjaston luetteloista, NTIS (= National Technical Information Service) -tietokannoista sekä kansainvälisistä ympäristö- ja energia -tietokannoista.
Erilliskirjastoista löytyvät omien laitosten raportit, ja monet osastot myöskin myyvät niitä. Yleistyvä ja suositeltava tapa on painaa julkaisujen kansiosiin kaikkien ko. julkaisusarjaan kuuluvien raporttien nimet sekä hinta- ja saatavuustiedot. Pääkirjaston kaukopalvelu toimii ostopyyntöjen välittäjänä ja vastaa myös hintatietoja koskeviin kysymyksiin.
Osastot ja laitokset hoitavat itse julkaisujen toimittamisen. Tästä seuraa, että julkaiseminen TKK:ssa on hieman monenkirjavaa ja hajanaista. Kirjasto toivoisikin, että julkaisusarjojen nimeämiseen ja julkaisujen toimittamiseen kiinnitettäisiin erityistä huomiota. Hallinnonuudistukset vaikuttavat sarjojen nimiin, sillä sarjan nimi muodostuu usein esim. sanasta raportti ja julkaisevan yhteisön nimestä. Kun julkaisevan yhteisön nimi muuttuu, joudutaan muuttamaan sarjan nimi ja ISSN-tunnus. Toivoisimme, että osastot tai laitokset nimeäisivät julkaisuistaan vastaavan henkilön ja laatisivat julkaisuohjeet raporttien laatijoille.
Kirjasto on julkaissut paperilla oppaan Teknillisen korkeakoulun laitosten julkaisusarjojen toimittaminen Ota-kirjasto B 17. WWW-sivuilta löytyvät julkaisuohjeet osoitteesta http://www.hut.fi/TKK/Kirjasto/sarjat.html.
Aivan uusia julkaisemiseen liittyviä kysymyksiä tulee
pohdittavaksi, kun sähköinen julkaiseminen yleistyy.
Silloin esim. julkaisujen sijainti, löytyvyys ja tekijänoikeuskysymykset
pitää ratkaista uudelleen.