 |
||
Kokoelmapolitiikka valmistui |
||
Sirkku Känsälä
Jaana Marvia
Kirjastoissa tehdään kokoelmatyötä ja hankintoja usein hiljaisen tiedon ja yhteisten sopimusten varassa. Muistiin merkittyjä työohjeita voi olla käytössä. Monet pitävät kirjalliseen ja haluttaessa julkiseen muotoon saatettua tärkeimmät periaatteet sisältävää kokoelmapolitiikkaa tarpeellisena. TKK:n kirjastossa on valmistunut ensimmäinen laajempi kirjallinen kokoelmapolitiikka.
Taustaselvitys
Miten kokoelmapolitiikka puetaan kirjoitettuun muotoon, miten sitä lähdetään kokoamaan ja mitä sen tulisi sisältää? TKK:n kirjaston oman kokoelmapolitiikan kirjoittamisen avuksi tutustuttiin laatimisoppaisiin ja artikkeleihin sekä internetissä oleviin kokoelmapolitiikkapapereihin ja -julistuksiin. Selvitys on julkaistu pdf-muodossa OTA-kirjasto E-sarjassa viime keväänä.Kirjallinen kokoelmapolitiikka parhaimmillaan sisältää pidemmän aikavälin tavoitteita kokoelmien kehittämiseksi eikä kerro vain tämänhetkisestä kokoelmatyöstä. Siihen on kirjattu kokoelmatyön puitteet, yleisperiaatteet, valintakriteerit ja painopisteet sekä ylläpitoon liittyviä asioita. Kirjastosta riippuen voidaan laatia tarkempia yksikkö- tai aineistomuotokohtaisia linjanvetoja. Tavoitteiden ja painopisteiden valitseminen edellyttää pohdintaa kirjastossa laajemmin, vaikka itse kirjallinen työ tehtäisiin tiimityönä.
Periaatteiden määrittelyyn tarvitaan erilaisia lähtötietoja kehysorganisaatiosta, asiakaskunnasta ja sen tarpeista sekä nykyisistä käytännössä noudatettavista kokoelma- ja hankintaperiaatteista. Kokoelmien jonkinlaista arviointia ennen politiikan muotoilua suositellaan.
Monet erityisesti angloamerikkalaiset kirjastot julkaisevat kokoelmapolitiikkajulistuksiaan kotisivuillaan. Näin asiakkaat saavat tarkempaa tietoa kokoelmien kehittämisen perusteista ja kenties innostuvat tekemään aloitteita ja keskustelemaan kokoelmapolitiikasta. Toiset kirjastot voivat tutustua kirjaston kokoelmapolitiikkaan ja vertailla sitä omaansa.
Kirjallisen kokoelmapolitiikan avulla kirjastossa valinnoista syntyy yhtenäisempi näkemys, yhteistyö valitsijoiden kesken
lisääntyy ja ratkaisut vastaavat paremmin asiakaskunnan tarpeita. Valinnat eivät ole liikaa aihealan edustajien aktiivisuudesta
kiinni. Neuvotteluissa rahoittajien kanssa voidaan tukeutua yhteisesti kirjattuun politiikkaan.
 |
Kirjaston kokoelmapolitiikka
TKK:n kirjaston kokoelmapolitiikkaa alettiin tehdyn esityön jälkeen laatia työryhmässä, johon kuuluivat ylikirjastonhoitaja Ari Muhonen ryhmän vetäjänä, toimistopäälliköt Leena Katajapuro ja Sirkku Känsälä sekä suunnittelija Jaana Marvia. Asiaa tarkasteltiin monesta eri näkökulmasta ja erilaisia lähestymistapoja kokeiltiin. Vähitellen työryhmän pohdiskelut ja selvitykset saatiin kirjalliseen muotoon ja kokoelmapolitiikka voitiin antaa koko kirjaston kommentoitavaksi keväällä 2005. Kommenttien pohjalta kokoelmapolitiikkaa työstettiin edelleen ja nyt se on valmis dokumentti. Tieteellinen julkaiseminen elää edelleen voimakasta kehitysvaihetta ja asiakkaiden tarpeet ja tottumukset muuttuvat nopeasti, joten kokoelmapolitiikankin on oltava joustava sen lisäksi, että se tuo kokoelmatyöhön systemaattisuutta ja jatkuvuutta. Jotta kokoelmapolitiikka pysyisi käyttökelpoisena, sen säännöllisestä päivityksestä on huolehdittava.TKK:n kirjaston kokoelmapolitiikka sisältää taustatietoa kokoelmien kehittämisen tavoitteista, Teknillisen korkeakoulun ja kirjaston tehtävistä sekä nykyisistä kokoelmista. Kokoelmien laajuutta ja sisältöä kartoitettiin ja tunnistettiin niiden vahvuuksia ja heikkouksia. Tarkempaa sisällöllistä arviointia tehdään parhaillaan kansallisen Kokoelmakarttahankkeen yhteydessä, josta jäljempänä enemmän. Olennainen ja mielenkiintoinen osa on kuitenkin kokoelmapoliittiset linjaukset. Ne ovat ohjenuorana kirjaston käytännön kokoelmatyössä ja niiden avulla voidaan asiakkaille perustella kirjastossa tehtyjä ratkaisuja.
Kirjasto vastaa asiakkaiden tiedontarpeisiin paikallisin kokoelmin ja tarjoamalla pääsyn elektronisiin kokoelmiin korkeakoulun alueella ja kehysorganisaatiolle myös etäkäyttönä. Kokoelmia kartutetaan ja ylläpidetään systemaattisesti taloudellisten voimavarojen puitteissa. Kirjasto hankkii kokoelmiinsa tekniikan alan tieteellisiä julkaisuja korkeakoulun tutkimus- ja opetusaloilta. Luonnontieteistä valitaan tekniikkaa tukevaa kirjallisuutta. Edellämainitut linjaukset ovat monille tuttuja ja osin itsestäänselviäkin. Kokoelmapolitiikassa linjanvetoja pyritään konkretisoimaan. Selkeä kokoelmapolittinen linjaus on jonkin aikaa ollut siirtyminen painetuista julkaisuista elektronisiin. Aikakauslehtien ja referaattijulkaisujen kohdalla elektroninen muoto valitaan aina kun se vain on mahdollista ja taloudellisesti järkevää. Myös monien hakuteosten osalta elektroninen muoto palvelee asiakaskuntaa painettua paremmin. Hankintojen painopiste on jatkossakin elektronisissa julkaisuissa.
Kokoelmien kehittämisen yleisperiaatteissa kerrotaan aineistotyypeittäin, mitkä aineistot säilytetään pysyvästi kirjaston kokoelmissa ja mitkä vain määrätyn ajan. Tietoaineiston valinnalle annetaan sekä kaikille aineistoille yhteisiä että aineistokohtaisia valintakriteerejä. Yhteisiä valintakriteerejä ovat mm. aineiston tieteellinen taso ja laatu, sen sisältö ja kate, aiheen ajanmukaisuus tai sen pysyvä arvo. Aihealueen vahvuus nykyisissä kokoelmissa suhteessa korkeakoulun painopistealoihin vaikuttaa myös hankintapäätökseen. Selkeitä puutteita pyritään korjaamaan ja päällekkäisiä hankintoja välttämään. Myös aineistotyypit, joita ei liitetä kokoelmiin, on määritelty. Ostettuun aineistoon ja maksuttoman aineiston liittämiseen kokoelmiin käytetään samoja valintaperusteita.
Selkeä tarve kokoelmapolitiikalle on kirjaston kokoelmien karsimisessa. Vuosien kuluessa kirjaston kokoelmille varatut tilat ovat täyttyneet ja niihin on kertynyt paljon aineistoa, jolle ei enää ole käyttöä tai jolla ei ole pysyvää arvoa. Kaikkea aineistoa ei enää pyritäkään säilyttämään kirjaston kokoelmissa vaan tärkeämmäksi nähdään järjestää asiakkaille mahdollisuus saada aineisto käyttöön tarvittaessa. Kokoelmista karsittua aineistoa lähetetään Kuopiossa sijaitsevaan Varastokirjastoon, josta se on nopeasti saatavissa käyttöön lainoina ja jäljenteinä.
Hankintojen, aktiivikäytössä olevien kokoelmien ylläpidon ja kokoelmien karsimisen ohella arkistoinnista huolehtiminen on olennainen osa kokoelmatyötä. Kirjasto toimii Teknillisen korkeakoulun julkaisuarkistona sekä painetun että elektronisen aineiston osalta. Kokoelmapolitiikassa määritellään myös arkistoitavat aineistot.
Kirjalliset periaatteet kokoelmien tavoitteelliseksi kehittämiseksi eivät sinällään vielä takaa niiden toteutumista käytännössä, mutta ne antavat selkeät suuntaviivat, joiden mukaan kokoelmatyötä tehdään. TKK:n kirjastossa kokoelmapolitiikan pohjalta on laadittu toimenpidesuunnitelma painetun kokoelman kohentamiseksi ja tehty suunnitelmaa tukevia projektiehdotuksia ja käytännön toimintaohjeita.
Kokoelmakarttahanke
Kirjastojen hankintaprofiileista, kokoelmista ja niiden laadusta ei tähän mennessä ole ollut saatavilla kootusti tietoa. Muun muassa tähän tarpeeseen on käynnistetty Suomen Yliopistokirjastojen verkoston Kokoelmakarttahanke (aiempi nimi Tietokarttahanke, ks. TietäNet 1/2003), jossa osallistuvat kirjastot kartoittavat määrällisesti, kuvailevat ja evaluoivat aineistonsa.TKK:lla on aloitettu kokoelmien määrällinen kartoitus ja varsinaiseen arviointiin päästäneen ensi vuonna. Evaluoinnilla kokoelmista saadaan menetelmistä riippuen tietoja esimerkiksi käytöstä ja käyttäjien käsityksistä.
Hankkeesta on tiedontarvitsijoille etua hyvien aineistojen etsimisessä. Kokoelmien kuvailut aiotaan tallentaa Nelli-portaaliin, mikä tosin edellyttää MetaLib-ohjelmiston kehittämistä. Tällä helpotetaan aineistojen löytyvyyttä ja autetaan tiedontarvitsijoita valitsemaan aihealoittain hyviä tietoresursseja, joihin tarkempi tiedonhaku kannattaa kohdistaa.
Arviointien tuloksia voidaan hyödyntää kirjaston kokoelmatyössä ja kokoelmapolitiikan kehittämisessä.
Marvia, Jaana
Kirjoitetun kokoelmapolitiikan laatimisesta. Espoo: Teknillisen korkeakoulun kirjasto,
2005. 24 s. (OTA-kirjasto E 4).
Elektroninen julkaisu: http://lib.tkk.fi/Julkaisut/E4.pdf
Teknillisen korkeakoulun kirjaston kokoelmapolitiikka.
http://lib.tkk.fi/Neuvonta/Oppaat/kokoelmapolitiikka.pdf
Kokoelmakarttahanke
http://kkweb.lib.helsinki.fi/kirjastoala/neuvosto/Tietokartta/tietokartta_hankesuunnittelu.htm